《新编档案管理学》复习纲要(三)

第十章档案检索工具的一般原理名词解释重点掌握:1.档案检索工具;2.档号.一、档案检索工具的意义和作用(一)检索工具是打开档案宝库的钥匙.在开展利用工作时,要根据利用者的特定需求,及时查找出来,满足利用者的需要,这就要依靠开启档案宝库的钥匙——检索工具。(二)检索工具是提高档案馆(室)工作水平的重要手段。档案馆、室要从库房内及时、准确地查找出来,肯定回答所查档案的有无,以及向外界报道和介绍档案信息,都要依靠完善的检索工具.     

小仪档案著录的基本原则

档案著录是指档案馆(室)编制检索工具时对档案内容和形式的特征进行分析、选择和记录的过程，是编制检索工具的首要步骤。档案著录应遵循：技术标准化原则；管理科学化原则；来源原则；尊重全宗原则；反映管理层次原则。     

论高校档案室的编研工作

编研是开发档案信息资源的重要手段,是高校档案工作体系必不可少的组成部分。《中华人民共和国档案法》规定:“各级各类档案馆应当配备研究人员,加强对档案的研究整理,有计划地组织编辑出版档案材料,在不同范围内发行。”《档案馆工作通则》要求:“档案馆应积极开展档案史料的研究和编纂工作,根据需要编辑档案文件汇集和其它参考资料,经主管领导人批准可公布档案文件。”《机关档案工作条例》中说:“机关档案部门应根据工作需要,编制必要的目录、卡片、索引等检索工具,编辑档案文件汇集和各种参考资料,积极主动地开展档案的利用工作,为机关各项工作服务。”《关于加强高校档案工作的几点意见》也指出:学校档案干部“要认真开展编研工作和咨询服务,主动为利用者提供系统的档案材料。……各校应从实际出发,逐步完善服务手     

高校综合档案馆特色馆藏建设研究

本着服务于高校的教学、科研、管理和满足社会对档案信息需求的宗旨,高校综合档案馆应加大特色档案的接收和征集力度,挖掘现有馆藏特色档案,建立特色档案库,编制特色档案检索工具,积极发挥特色档案的作用。     

试论档案检索工具

我国历史悠久,上下几千年,形成并保存了非常丰富的档案材料。自古至今,甲骨金石、竹简木犊、嫌帛卷峡、金册铁券,都是举世少有的.可以说,档案是历史的真实记录.一个机关的档案,反映了该机关活动的历史面貌,国家的全部档案,反映了国字的历史面貌.档案内容涉及政治、经济、法律、军事、科学研究.文化教育等各个方面,是珍贵的文化财富.档案保存在档案馆(室)的库房内,犹如埋在地下的矿藏一样.如果人们不去开发.挖掘,它就不能自动发挥作用,无法造福于人类.自古以来,由于档案工作具有保密的要求,所以档案馆(室)被人们赞誉为史料的宝库却又是巨锁封闭的禁区,外界对它收藏的珍品所知甚少,一般人很难进入这个档案世界.我们要想进入那迷人的档案世界.在数量庞大、历史悠久、种类多、分布广泛、内容丰富的档案中获得自己所需要的档案材料,好象采金者在一望无际的沙砾中去寻找金矿一样的艰辛.但是,如果我们充分运用各种各样的检索工具,按照一定的简索手段和方法,就会及时、准确无误地达到目的.所以说档案检索工具是打开档案宝库的钥匙,它在档案科学管理和提供利用工作中起着举足轻重的     

建立完善高校档案检索体系

随着科学技术水平的不断提高,随着历史档案的逐步开放,随着全国文献工作标准化的不断进展,档案、图书、情报资料联合检索的“资料共享”的趋势必将越来越明显。伴随着这个总趋势的出现和高涨,档案检索工具的重要性也必将越来越为人们所认识。所以,高校档案馆(室)建立完善档案检索体系是非常必要的。当前,开发档案信息资源,努力为学     

高校档案数字化的重要性及其建设

进行高校数字化建设是形势发展的需要,国家领导机关已明确指出。但是要搞好高校档案数字化建设就必须解决档案馆、室技术设备落后、双料人才不足等问题,一句话,关键在于档案数字化建设。在数字化档案过程中,要注意与信息资源利用相联糸,并做好安全保密措施。     

浅谈检索工具编制原则及规划设想

档案管理工作中的编制检索十分重要，编制检索应遵循一系列科学原则，依据本单位档案检索工作的实际，必须采取有效的方法，提高检索工具编制水平。     

试论档案利用与业务基础工作的关系

档案利用工作是以馆(室)藏档案信息资源为基础，通过一定的工作方式、方法，直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。档案馆(室)保存档案的目的之一，就是为单位的各项工作服务。要做好档案利用工作。须做好档案的收集、整理、编目、鉴定、保管等方面的基础工作，否则利用工作就成为空谈。在改革开放的新形势下，如何处理档案利用工作与基础工作的关系，是关系档案工作发展的重要问题，我们认为起码应作好以下工作。     

试论档案检索在高校档案工作中的地位和作用

档案检索是档案工作的重要内容,它又是工具和手段,利用检索,对档案的管理、开发、利用起着极为重要的作用     

规范全宗卷管见

全宗卷是一个档案全宗的档案．是档案史管理利用档案全宗的检索工具,是信息开发,情报交流的重要渠道．实际工作中,全宗卷涉及诸多问题．规范全宗卷要坚持全宗卷编制原则,注重卷内文件材料的形成与积累．整理要规范化,并加强全宗卷的保管和利用．     

档案检索刍议

档案的检索就是为了能迅速、准确地从保存的档案中查找出所需要的材料来提供利用，所以检索工具存贮档案材料收录范围的完备程度，使用是否方便，对检索的质量都有一定的影响。为此，检索工具必须全面、准确概括和揭示所存档案，利用者才能从检索工具中正确地判断和选择所需要的档案材料，真正发挥其参谋咨询作用，提高服务质量。     

论档案的鉴定

鉴定是对档案价值的鉴别判定,其基本任务是通过对档案的原始价值与情报价值的鉴别判定,决定档案的存毁.档案鉴定工作是档案业务建设必不可少的一个环节.无论是在60年代颁布的《机关档案室工作通则》中,还是在80年代后制定的《机关档案工作条例》,《档案馆工作通则》及《档案法》等现行的重要档案法规文件中,都提出了档案鉴定工作的任务内容,它对于档案的存亡.国家档案财富的构成以及档案的科学管理都有重要的意义.第一,它是解决档案馆(室)藏庞杂和精炼之间矛盾的主要途径,是提高档案管理效益的科学措施.馆(室)藏庞杂不仅降低了整理、保管、检索和利用工作的效率,而且是人、财、物的浪费;第二,档案鉴定工作的成败关系到档案的命运,档案鉴定工作实质是对档案未来作用的分析和预测,是涉及档案的“生死存亡”;第三,有利于更好地管理档案,应付突然事变,便于抢救和转移重要档案,不致于“玉石俱焚”.     

案卷标题的结构及拟写要求

案卷标题即案卷题名,是对卷内文件材料的高度概括.它的作用在于准确地提示案卷的内容,便于查阅和利用.案卷标题的质量将直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用,对档案著录、标引、检索和日常管理有着重要的意义.因此,拟写案卷标题一定要做到内容概括准确、文字简练、结构完整、语句通顺、标点正确,达到内容与形式的完美统一.     

高校档案收集存在的问题及对策探讨

收集是档案管理的起点,其基本任务是将应收藏的档案资料等集中到档案馆室,为保存历史和提供利用奠定坚实的物质基础,是档案信息资源开发的前提条件,因此它在档案管理中占有非常重要的位置。本文拟就档案收集存在的问题及对策谈谈自己的想法。     

档案文献的收集与利用刍议

档案是历史的真凭实证,是第一手的参考材料,是从事生产建设、科研工作必不可少的基本资料。据统计,至1988年,我国已有一定规模的档案馆、室3356个,是不可忽视的文献集藏机构信息源。但从基层档案馆、室的实际情况来看,档案资料的收集与利用亟待加强。主要问题是: 第一,档案意识不强。表现在部门或个人在生产工作实践和职务活动中形成的材料,不按照档案法规移交档案馆、室集中管理,而是据为已有,或交点存点,或随心所欲时交时不交,材     

多功能人名卡片的编制方法

《人名卡片》是各级综合档案馆必备的检索工具之一。其内容有单位、姓名、职务、年代、档号、备注。这种卡片式的检索工具,编制简单、管理方便、检索快捷,可以弥补其它检索工具之不足,它在编史修志中曾起过一定作用。但仔细研究还有不尽人意的地方,如内容比较单一,不能为用户提供更多的信息,因此,我们要以市场为导向,拓宽思路,大胆创新,在提供利用等环节上快节奏,高效率,多方位地为用户服务,就必须在"为'浮上狠下功夫。我们经过多次研究试验,在原有卡片内容的基础上,增加了"处分"、"奖励"两项内容。这样一来,卡片用途就更广…     

高校档案馆员继续教育的思考

高校档案馆室在践行"两个体系"时,既要建立覆盖高校发展的档案资源体系,又要建立方便师生员工的档案利用体系,针对高校档案馆员面临这一挑战,加强对他们进行继续教育不失为良策。     

高校档案编目和编研工作创新刍议

编目和编研工作的开展对高校档案事业的发展具有重要意义。随着信息需求量的增加,只有不断实现档案编目和编研工作的创新,才能进一步充分发挥高校档案工作的作用,把“死”档案变成“活”档案,为高校各项工作服务。为此高校档案工作人员要根据学校实际,编制各种检索工具和档案文件汇编等参考资料,为利用者提供全面、系统、准确、全方位、多层次、网络化的编研成果,实现高校档案利用优化创新。     

高校档案管理应树立"以人为本"的服务理念

高校档案馆在管理中贯彻"以人为本"原则,是新时期对档案馆提出的新思维和新观念,也是高校档案管理发展的必然趋势。通过大力丰富档案的馆(室)藏,增加信息存贮量;做好档案需求的分析预测,及时主动地提供利用;加强档案的编研工作,提高利用的层次与效益举措,使高校档案工作从封闭走向开放,从深度到广度地发挥档案的作用。