对电子文件元数据定义的再认识

本文从分析元数据概念的内涵、外延的发展演变入手，阐述对电子文件管理元数据定义的新认识。     

对国家标准《电子文件归档与管理规范》修订的几点建议

国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)发布和实施十多年来,对统一和规范电子文件的归档与管理起到了积极的指导作用。但随着实践的深入,笔者认为亟需从准确性、完整性、统一性出发,对该标准部分条文进行修订和完善。     

规范电子文件归档已刻不容缓

开展电子文件的归档工作是电子文件转化为电子档案的必经程序和关键环节。对日后工作有参考利用价值的电子文件是否都被齐全完整地归档,证明电子文件形成环境、产生运转过程、操作的人员与时间等信息的元数据和背景信息是否被一并归档,这些都决定了电子档案的真实、完整、安全和日后能否被有效地利用。     

中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》

本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。     

对《电子文件归档与管理规范》进行修订的几点建议

《电子文件归档与管理规范》(以下简称《规范》)作为我国指导电子文件归档与管理的第一个标准,对提高我国电子文件管理水平起了很大的作用.但《规范》出台的时间较早,有些地方不是很成熟;而且随着实践的发展,有些内容需要进行修订,以适应新形势的需要.     

《电子文件归档与管理规范》

本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。     

对《电子文件归档与管理规范》中部分条款的探讨

本文首先充分肯定了《电子文件归档与管理规范》(GB/T1—8894—2002)发布和实施一年多来 ,对统一和规范电子文件的归档和管理起到的积极指导作用。同时指出规范中有部分条文在逻辑性、准确性、协调性上有待进一步推敲、修改和完善 ,并将这些条文提了出来和大家共同探讨。     

中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》

1范围本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理,其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。DA/T18档案著录规则DA/T22归档文件整理规则3…     

电子文件归档的几点建议

随着办公自动化、标准化、网络化的发展与完善,我们在工作中产生了大量的电子文件,也产生了大量的具有归档价值的电子文件,对这部分电子文件的归档也是一种较为复杂、细致的工作.做好电子文件归档的工作,一定要认真、细致、全面,着眼点要高,立足点要实,要抓人员素质、抓管理手段,还要注意存放环境的建设以及保护技术的处理与应用.     

Definitions of Electronic Records, the European Perspective

For the definition of electronic records, the use of new terms, like literary warrant, is not necessary, and for the European perspective even not understandable. If this expression simply means best practice and professional culture in recordkeeping, we only to know what creators did for centuries and still do today and probably will do also in the future, by referring to the archival science, diplomatics and archival practice for clarifying definitions in the recordkeeping environment. A multi-disciplinary approach is still required for the electronic recordkeeping system as it was in the past for traditional records, but the theory and the terminology should be consistent and based on the deep understanding of essential characteristics of records and essential requirements of good recordkeeping to produce in the first place and maintain reliable and authentic records. Of course, a record is more than recorded information created in the course of business activity: a record is the recorded representation of an act produced in a specific form – the form prescribed by the legal system – by a creator in the course of its activity.     

数字化校园中电子文件的管理

随着信息技术的发展,网络技术日益成熟,掌握着高端技术的高校纷纷进行了数字化校园建设,并在一定程度上实现了教育、教学信息与资源的数字化.数字化校园时代的到来,给高校档案工作带来了新的机遇和挑战;电子文件的产生,对传统的档案管理工作造成了冲击.本文针对高校电子文件产生和管理中遇到的问题,提出了全程管理、前端控制、合作协同的管理原则和文档一体化管理模式,并从管理体制、管理规范、管理原则、管理观念等方面提出了具体措施.     

电子文件的归档与管理

随着信息技术在文书部门和档案领域的运用,越来越多的社会活动和科学生产活动的记录将产生在电子工作环境中,人们进行交流的方式也将从纸质走向电子媒体,多数文件的生命将以电子形式存在。可以说电子文件的产生,是人类社会文明发展的必然结果,它顺应了时代发展的需要,极大地方便了文件信息的传递、数据的共享,给人们带来许多轻松和便利,在很大程度上提高了人们的工作质量和效率。对于档案部门来说,电子文件与传统纸质档案一样,都是国家宝贵的信息资源,必须加强对它的研究,掌握它产生、流转、归档、管理等规律,使其得以长久保存。一、电子文…     

对电子文件元数据封装策略的再思考——由VERS标准的变化引起的研究

2015年澳大利亚维多利亚州发布VERS 3 版标准,其封装策略从电子文件和元数据的一体式XML文件封装,变为元数据XML文件和电子文件内容的分体式封装,配套的元数据规范、长期保存格式标准、数字签名机制也都发生变化。本文分析了这些变化,并对电子文件元数据封装策略的定位和应用进行了思考。VERS元数据封装是一项面向电子文件长期保存的综合性策略,在借鉴应用时不宜仅视为一个单项技术,应根据需要确定采用何种电子文件元数据封装策略,并在应用过程中注重其简便性、灵活性和效率。     

再论对电子文件特性的科学认识

论文基于电子文件的层次维度、构成维度和生命周期维度对电子文件的特性进行了科学而深入的分析。基于电子文件的层次维度,提出了电子文件在逻辑层次上与在物理层次上电子文件的特性;基于电子文件的构成从维度,提出了逻辑文件与物理文件的构成特性;基于电子文件生命周期维度,提出了电子文件在不同阶段的特性,从而从多维视角对电子文件的特性作了科学、全面、深入的分析。     

铁路系统电子文件的归档与管理

铁路系统信息化建设的推进要求对电子文件实施科学的归档与管理.为此,必须全面提高档案工作人员的业务素质,改善档案部门现有的软硬件设施,建立完善的网络环境和档案管理系统,同时建立健全新技术条件下的电子档案管理制度.     

试析政府电子文件的信息安全与归档管理

电子政务环境下产生的电子文件涉及个人隐私以及各级党委、政府和国防的核心政务,它关系到个人、党政部门、各系统乃至整个国家的利益,有的甚至涉及国家安全.因此,倘若电子政务环境电子文件信息安全因各种主客观因素而无法得到有效保障,不仅电子政务的便捷与高效无从保证,而且会对国家战略利益带来严重威胁.因此,本文对政府电子文件的信息安全与归档管理进行了研究,希望能为维护电子文件的安全与完整提出一定的参考.     

电子文件的归档管理和有效利用

电子文件的管理应制定管理标准 ,明确归档内容 ,实行电子文件和纸质文件同步归档。电子文档利用应建立信息数据库 ,实现网络化管理。     

电子文件档案化管理刍议

电子件有别于传统的档案件，必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用。面对全新的电子件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子件归档工作，对电子件实行档案化管理提供一个可供选择的出路。