浅议高校档案管理与公共关系

目前,高校档案馆(室)一方面收集高校各档案形成者所产生的档案材料,经过整理、鉴定、保管在档案馆(室)内;另一方面,又通过档案用户把贮存的各种档案信息传播出去,为高校教学、科研、党政管理服务,发挥高校档案的经济效益和社会效益.在高校档案形成者,档案用户之间,高校档案馆(室)起着一个档案信息接收、加工、贮存、传播的作用.公共关系是搞好高校档案馆(室)与档案公众沟通、交流的一种有效管理方法.高校档案管理要求与各个档案形成者建立良好的协调关系,即要在高校档案馆(室)与档案公众之间建立一种双向沟通渠道,树立档案馆(室)在档案公众中的良好形象,让档案公众了解、理解、支持档案馆(室)的工作.     

基于统计工作的高校档案管理流程研究

高校档案馆藏数量和布局随时变化,如何及时、准确掌握档案馆藏,以指导档案实践工作是值得档案工作者思考的问题。本文以档案统计工作为出发点,结合高校档案工作特征,梳理高校档案管理流程,提出了基于《档案归档流水登记表》《档案分类统计表》《档案年度部门统计台账》的一套动态的高校档案管理流程,在一定程度上解决了档案馆藏难以掌握的难题,从而提高了档案工作效率。     

审时度势做好重要档案监控工作

本文所指重要档案是指一个地区或单位,在开展重要工作或举办重大政治、科学、文化、体育、外事、宗教等活动中形成的有保存价值的各种文件、数字、图表、声像等材料.是反映一个地区或单位在一定时期重点工作或重大活动历史面貌的第一手材料,抓紧抓好重要档案监控工作,是丰富档案馆(室)藏内容,优化档案馆(室)藏结构的重要途径之一,是档案行政管理部门履行职责、依法行政的重要任务.本文就如何加强重要档案监控工作做粗浅探讨.     

以文件为单位室藏档案管理方式之我见

档案是机关或企业等分类保存以备查考的文件和材料。档案以文件为单位组织室藏，是一些单位档案管理部门的一种新的管理方式。对于这种管理方式，笔者提几点看法和认识。     

中外档案管理模式对档案价值鉴定的影响

在我国档案管理模式中,文件现行价值结束后,经由办公室(或业务处室)整理、鉴定后归档移交档案室,成为档案,过了若干年后移交至档案馆,档案室自身保管的档案和档案馆的档案根据实际情况,还要进行必要的鉴定.国外一般的档案管理模式为经由办公室(或业务处室)将文件不作任何鉴定处理地移交至文件中心,将文件统一于文件中心进行整理、鉴定,进而将具有永久保存价值的文件移交至档案馆,进馆以后的档案不再鉴定.经过两者比较,不难发现,我国未将第一价值与第二价值分开鉴定,很多具有第二价值的档案在从办公室至档案室移交这一过程中就被"判以死刑",显然是不够科学的;同时文书人员站在本机关立场上进行价值鉴定,而非从文件的历史价值上加以衡量,从更深层次上影响着我国档案馆馆藏冗杂、质劣.     

浅谈如何完善学校档案管理

通过多年的学校档案管理经验我们知道,现在许多学校档案馆（室）,都保存有一些实物,它们与馆（室）藏现有档案不同,一般是单独作为一类保管。于是有人便把它称之为实物档案．认为它是档案家族中的新成员对此,我不敢苟同。     

企业档案管理的绩效评价体系

随着社会档案意识的提高,越来越多的企业管理者意识到档案管理工作的重要性.但是,档案管理投入是不是越多越好,档案馆(室)是不是越大越好,档案工作者是不是越多越好?这些不能仅凭管理者的个人喜好或社会习惯主观断定,而应该有一个科学的体系--企业档案管理的绩效评价体系进行评价分析.     

对历史档案鉴定问题的蠡测

众所周知,档案的鉴定是各级各类档案馆(室)一项重要的基础工作.国家档案局和省市档案管理部门为此都制定有这方面的规定或办法.但是对历史档案的鉴定问题,未见有单独的具体规定,为了优化档案馆(室)藏,为了开发历史档案信息为社会服务,很需要有具体的要求和办法,以便有所遵循.     

室藏档案数字化存在的问题及对策

当前,各级国家综合档案馆都在实施馆藏档案数字化工程,部分档案馆已经实现了馆藏档案数字化率100%的目标.但很多基层立档单位的档案数字化工作刚起步,还存在一些问题,解决好立档单位室藏档案数字化问题,是当前档案行政管理部门的重要任务,也是实现"馆室一体化"的重要前提.     

“学生类”档案作为“一级类目”管理存疑

教育部和国家档案局发布的《高等学校档案管理办法》以27号令的形式于2008年9月1日起施行.其中一级类目中增加了“学生类”,使得高校档案管理更加规范.但在实际操作过程中,笔者发现把“学生档案”作为一个一级类目(学生类)来设类,与党群、行政、教学等其他类目档案在管理中存在很大差异.笔者认为,可以将学生档案归入学校档案馆(室),参照干部人事档案的管理模式统一管理,不要与其他类目的档案同样设立一级类目,更具有科学性.     

综合档案馆信息化建设软件功能设计的几点思考

随着我国档案信息化建设的蓬勃发展,档案软件大一统的时代正向我们走来,从计算机辅助立卷到档案实体数据库管理,再到数字化档案馆,档案部门应该如何向软件开发商提出自己的需求?一个区域的档案信息化建设管理系统应如何满足当地政府、社会和公众的多方面需求?一个完整、优秀的档案管理软件应具备哪些功能?本文依托笔者五年多的档案信息化实践,综合各地档案馆(室)的先进做法和有关专家的意见,对综合档案馆信息化建设的软件功能设计提出几点思考。一、目前我国档案管理软件的局限如果从综合档案局(馆)的主要职能、业务流程和档案管理的环节来…     

加强基层档案馆(室)全宗卷建设的必要性与对策探讨

“全宗卷“是在管理某档案全宗过程中形成的、以全宗为单位组成的说明相关历史情况文件材料的专卷,是档案馆、室馆(室)藏各全宗档案管理情况的缩影.因此,实施全宗卷管理是基层档案馆、室业务建设的一项重要内容.本文试结合业务实践,探讨新形势下加强基层档案馆、室全宗卷建设的必要性与对策,是为抛砖引玉,以促进基层档案馆、室进一步重视加强全宗卷的规范化、科学化和现代化建设.……     

高校教学档案管理之我见

高校教学档案是指高校教师、学生、教学管理人员在日常教学活动、教学建设、教学管理(包括教学评估和教学评价)等活动中形成的具有保存价值的文字、图片、录音、录像等文件资料。对这些资料进行收集、整理、分类、归档、保管和使用等就是对教学档案进行管理。高校教学档案在体现为教学服务的最佳功能同时,应充分发挥在高校各项工作中的作用,做好收集工作,丰富、优化档案馆(室)藏,开发利用价值较高的教学档案信息资源,更好地为高校和社会服务。下面是对高校教学档案管理工作的一些初步探讨:     

抓目标管理促档案工作发展

高校档案工作标准化、规范化是"办好高校的重要基础工作之一".近几年来,高校档案馆(室)大胆探索新形势下高校档案管理的新路子,充分利用档案资源服务教学、科研、管理等工作,通过开展目标管理活动,全面加强高校档案规范化建设.     

高校图书馆档案管理工作研究

作为高等学校图书馆活动的真实的历史记录,图书馆档案对于图书馆的各项管理工作、研究工作都具有广泛的参考价值,应予重视和加强。图书馆档案管理,可以采取学校档案室(馆)集中管理或学校、图书馆两级管理体制。全面准确地划定图书馆档案的归档范围是决定高校图书馆档案管理质量的关键性环节。在图书馆档案管理工作的八个环节中,档案的分类模式是决定图书馆档案管理活动过程和活动方式的内在尺度。     

浅议新时期档案的管理利用工作

档案的管理利用工作是档案事业发展中最基础最根本的工作，也是档案馆(室)的主要工作职责和内容。随着电子政务和电子商务的发展，新时期的档案管理利用工作在存贮、归档、管理、利用、信息化建设方面被赋予了新内容，如何做好新时期的档案管理利用工作，笔认为主要应注意解决好以下几个方面问题。     

要加快档案管理现代化进程

高等院校是人才和知识的集散地,各种高科技成果、人才信息等原始记录都集中在高校档案信息中心——档案馆(室)中。在科学技术日新月异的今天,如何将这些信息的潜在价值及时开发出来并转化为现实生产力,已成为档案工作者的迫切任务。 近年来,我国各级综合性档案馆的档案管理工作已经由手工管理发展到计算机管理,由简单的文件目录检索,发展到全文录入,计算机自动     

浅谈馆藏数据库和专题数据库

数据库技术应用到档案工作中为档案工作的发展创造了新契机,当前各档案馆(室)正在努力将馆藏档案实现数字化管理,建设档案数据库.数据库技术提高了档案的编排管理效率、检索速度和查准率,为档案管理、档案检索利用提供便利.在档案学界许多关于档案数据库的文章中,我们发现其中大多数文章对档案馆藏数据库和档案专题数据库是不作区分的,这就使大家产生档案数据库仅与档案信息资源建设相关而与档案信息资源开发无关的错误认识.档案馆藏数据库和档案专题数据库的区别体现在以下几个方面:……     

高校档案管理自动化的基础工作

档案自动化管理工作在高校管理中是相当重要的。要想使档案管理自动化,必须建立档案信息资源保障系统。从当前高校档案管理情况来看,目前重点是切实改变单位档案信息资源的分散管理,设立综合档案馆,集中统一管理本单位的全部档案,设立信息中心,实现档案、图书、情报一体化管理,从而达到综合档案馆对接收范围内各单位和个人信息资源的宏观控制,实现馆、室结合,馆、室交流,资源共享,为档案利用者提供更好地服务。档案管理自动化是发展的方向,是档案管理效率化的重要标志。档案管理自动化不仅是先进设备的配置,还包括管理技术和管理思想的现代…     

高校学生档案"分室"管理模式创新研究

笔者在经历了由档案馆(室)统一管理学生档案的模式后,发现这种管理模式存在很多弊端。为了优化学生档案管理,根据实际工作经验,结合毕业季档案转递的情况,特提出了学生档案"分室"管理模式,以实现高校学生档案管理工作的合理化、科学化。