档案数字化外包安全隐患与对策

全国档案信息化建设已进入高潮,档案数字化外包是档案部门加快档案信息化的主要形式之一,档案数字化外包工作的安全性问题,直接关系到整个档案资源库以及原始档案的安全性问题.为了规范管理确保安全,国家档案局于2014年出台了《档案数字化外包安全管理规范》,对数字化外包工作安全管理目的与必须坚持的原则、档案部门与数字化服务机构的安全管理责任、数字化场所安全管理、数字化设备与网络及数据载体安全管理、档案实体安全管理、档案数字化成果的移交接收与数字化任务完成后的设备处理安全等各个方面作了明确规定[1].     

档案数字化业务外包工作存在的问题和对策

档案数字化业务外包,是档案管理部门适应档案管理信息化建设要求的重要路径。文章针对档案数字化业务外包中存在的问题,从宏观层面、中观层面、微观层面提出完善对策建议,为档案管理部门推进档案数字化外包服务工作提供参考借鉴。     

规范管理 确保安全——《档案数字化外包安全管理规范》出台

前不久,国家档案局出台了《档案数字化外包安全管理规范》(以下简称《规范》)。《规范》对档案数字化外包工作安全管理目的与必须坚持的原则、档案部门与数字化服务机构的安全管理责任、数字化场所安全管理、数字化设备与网络及数据载体安全管理、档案实体安全管理、档案数字化成果的移交接收与数字化任务完成后的设备处理安全等各个方面作了明确规定。     

档案部门数字化外包意愿分析——资源依赖与交易费用的视角

档案数字化是开发利用档案信息资源、创新档案服务的基础,外包则是数字化过程中非常普遍同时又颇有争议的方式。从资源依赖和交易费用的双重视角,分析档案数字化中外包的选择问题,即在什么条件下,档案部门会倾向于采用外包的方式开展数字化工作。从资源依赖视角分析人力资源、技术设备资源、场地资源的外部依赖性对数字化模式的影响;从交易费用视角则分析市场竞争、沟通协调、质量控制和安全保障四方面的影响。对广东省19家档案机构的问卷调查表明:档案部门在人力资源、技术设备上的外部依赖性,是采用外包的主要促进因素;外部场地资源的安全问题及数字化安全保障上的顾虑,则是限制外包意愿的主要因素。     

档案数字化工作中如何选择外包公司

档案信息化建设是未来一个时期各档案馆(室)的一项重要任务,丽档案信息化的前提是档案的数字化.由于档案数字化加工流程复杂,库藏档案数量多,许多档案馆(室)人手有限,单凭内部力量很难在规定时间内完成数字化工作,于是,大家都期望通过外包加工来解决这个难题.档案数字化外包是指档案部门根据自身工作需要,支付一定报酬,将档案数字化任务委托给外包公司,由外包公司组织人员对档案进行流程化数字转换,档案部门直接享受数据扫描、处理、存储、挂接等数字化成果的一种加工方式.     

高校馆藏档案数字化外包中的不可控因素

档案部门在开展馆藏档案数字化外包之前,可能过于信任外包提供商的能力及承诺,但在项目实施时,由于种种原因并不能达到档案部门预期的目标。文章提出外包项目实施过程中出现的问题,以期引起关注,并就如何规避,提出相应的解决措施。     

档案整理和数字化外包风险控制

档案安全始终是档案工作的生命线和底线。随着社会的发展和科技的进步,档案安全也由传统层面和环节延伸到了档案信息化建设、档案事务外包等层面和环节。国家档案局关于档案数字化和信息化服务外包安全工作通知下发后,湖北宜昌市分管领导高度重视,随即做出批示,要求档案部门开展检查,确保安全。宜昌市档案局迅速组织相关人员深入103家机关、团体、企事业单位就该项工作进行了实地检查和调     

银行档案数字化服务外包项目质量与安全管控策略探析

档案数字化服务外包逐渐成为银行常见的档案工作模式。文章主要从强化组织推进、规范项目管理、落实档案标准规范、突出安全保密、加强项目团队建设等方面,着重对银行档案数字化外包项目质量与安全管控展开阐述,并提出可操作的工作策略。     

基于档案数字化外包服务的风险思考

随着社会的不断进步,档案事业发展迅速,其在社会发展中的作用愈加重要,管理模式也尽显多元化,尤其是在档案信息化建设不断深入的过程中,档案数字化外包服务成为普遍采用的管理方式。因此,要以档案发展实践为基础,重视分析档案数字化外包服务的风险管控问题,以安全、保密、人员以及质量等为风险管控的重点,增强对档案数字化服务机构的安全管理,落实全程监控,从根本上维护档案数字化移交的顺利开展,推动档案数字化建设的长远与可持续发展。     

省内动态

4月11日,国家档案局副局长李明华一行就档案数字化、档案开放、档案信息公开等工作中的档案安全问题到河北进行专项检查.李明华副局长指出,档案数字化工作,要坚持“涉密的不外包,外包的不涉密”的原则,牢牢守住安全底线.建设档案云管理中心、电子档案中心和档案信息资源共享中心,     

高校档案数字化外包面临的风险及防控对策

近年来,教育等各个行业的档案数字化大多以"外包"方式推动。但"外包"也面临着诸多的安全风险,需要采取有效措施做好安全风险防控工作。本文在分析了高校档案数字化外包现实意义及现实风险的基础上,针对存在的各种风险提出了数字化外包风险防控对策,以确保高校档案数字化外包安全,发挥高校档案在高校教育事业中的应有价值。     

国家档案局副局长李明华一行到河北检查档案保密工作

正4月11日,国家档案局副局长李明华一行就档案数字化、档案开放、档案信息公开等工作中的档案安全问题到河北进行专项检查。李明华副局长指出,档案数字化工作,要坚持"涉密的不外包,外包的不涉密"的原则,牢牢守住安全底线。建设档案云管理中心、电子档案中心和档案信息资源共享中心,省局要搞好全系统的统筹规划,加强全程控制,既要避免不必要的浪     

对主张档案业务外包的反思

近年来,档案领域引入业务外包,学者们对档案业务外包进行了探讨,以支持为主.但就目前我国实际而言,除已开放档案的数字化业务外,其余档案业务不宣大力外包.从内部看,档案业务外包存在安全隐患,不利于档案部门业务开展和队伍建设,同时,是否节约费用有待商榷;从外部看,档案业务外包市场不够规范,外包机构不够成熟,从业人员水平不够理想.     

高校馆藏纸质档案数字化外包工作实践探讨

纸质档案数字化外包是档案工作专业分工的一种工作模式,是实现馆藏档案数字化转换的有效途径.本文结合工作实践,探讨了高校档案馆馆藏纸质档案数字化转换的外包实施途径和步骤,并提出了外包工作所面临问题的解决方案.     

浅析档案数字化项目的风险

随着网络信息时代的到来,档案利用需求日益增长,档案数字化工程已成为我国档案信息化建设的重要内容.对于档案数字化项目,市场上绝大多数企事业单位都选择了服务外包的方式.越来越多的企业投入到档案数字化服务外包的行列中来,众多档案数字化项目在大家的热切期盼中纷纷展开实施,但是实际的结果往往不尽如人意.主要体现在企业风险意识淡薄、计划性差、制度不到位、员工参与意识薄弱等方面.     

企业档案外包服务及其安全风险防范

档案外包是企业依据服务合国协议,将全部档案工作或者部分档案工作委托给外部专业档案管理机构承担或者执行的一种档案管理工作模式,是企业整合资源、追求利益最大化的必然趋势。但是档案外包过程中也存在着各种不可忽视的风险,如档案实体和信息安全风险、外包人员流动风险、外包质量能否达标的风险等。正如国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在2010年全国档案信息安全体系建设工作会议上指出的,"必须始终坚持把档案安全视作档案工作的生命线"。档案安全是档案工作的永恒主题,也是档案数字化外包的先决条件。本期"架阁库文丛"栏目的两篇文章,分别从购买档案外包服务的企业和专业档案管理公司的角度出发,探讨如何防控档案外包过程中的风险。     

《档案服务外包工作规范第2部分:档案数字化服务》(DA/T 68.2-2020)解读

国家档案局颁布的《档案服务外包工作规范第2部分:档案数字化服务》(DA/T 68.2-2020)作为一部档案行业标准,对于档案服务外包中的档案数字化服务进行了规范说明,有利于档案数字化外包服务向职业化、标准化、规范化发展,也有利于档案事业在信息化时代中全数字化管理的实现.文章对其内容进行了解析,就其内容表述、安全条款、评价体系方面的不足提出了建议.     

“两个推进”战略实施中的档案业务外包管理研究

在我省档案与电子文件登记备份和档案文化建设两大战略的推进和实施中,大量工作需要通过业务外包方式完成。为此,档案部门迫切需要加强对外包业务的策略研究和科学管理,力求档案业务外包合作形式在"两个推进"战略实施过程中发挥积极的作用。     

档案数字化外包中的问题与对策

<正>目前,各机关、企事业单位档案部门根据自身业务和管理要求普遍都在进行档案数字化工作。出于成本费用考虑,越来越多的单位选择将档案数字化工作进行外包。与社会日益高涨的档案数字化外包需求相对应的是,众多的外包公司都进入到了档案数字化外包服务领域。但是在我国,这方面服务开展的时间还比较短,行业成熟度不高,因此还存在着一些问题。上海权析金融信息技术服务公司(以下简称"权析公司")是一家集     

档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究

事业单位推进档案数字化建设,高效利用数字化档案信息,可有效提升档案资源信息化管理水平,实现档案资源共享,更安全、规范化地保存档案资料。目前,很多事业单位档案管理部门在档案数字化建设方面还存在诸多不足,并且数字化档案信息利用率较低。对此,本文重点分析档案数字化建设与数字化档案信息利用现状,结合相关问题提出改进策略,为有关部门提供一定参考。