OA系统电子文件归档控制措施

<正>随着办公自动化广泛应用,电子文件大量生成,电子文件归档成为急需解决的问题。这个问题处理不好,不仅会使档案管理与其他各项工作脱节,还有可能造成大量已生成电子文件的流失,导致文件归档不齐全、不完整,甚至可能出现"断档",给企业持续发展造成无可挽回的损失。因此,电子文件归档质量和安全控制措施十分重要。一、电子文件质量控制归档电子文件质量主要从完整、准确、系统三个方面衡量。对归档电子文件质量的     

电子文件"单套制"归档探析

随着社会信息化的发展,电子文件生成环境的复杂性和文件格式的多样性给电子文件双套制归档方式带来了巨大挑战,电子文件双套制归档的弊端日益显现。从电子文件双套制归档存在的问题为切入点,结合上海自贸区电子文件单套制归档试点案例,分析单套制归档的可行性,并对其推广提出了建议。     

档案管理中电子文件的归档工作

电子文件与传统纸质档案的载体形式、特性均有较大的差异,其必然对档案业务归档工作产生很大的影响。本文从电子文件归档方式和途径的选择入手,对电子文件的归档工作进行了阐述     

基于高校归档电子文件接收工作的思考

随着科学技术的飞速发展,特别是校园网的普及,电子文件的普遍生成,对档案材料的接收就明显存在电子文件的归档问题。为了完善归档电子文件材料的接收工作,必须明确归档电子文件材料的内容、范围、意义和特点,采取有效措施和科学的方法进行接收,才能顺利完成高校归档电子文件接收任务,从而做好高校档案“资源体系”建设工作。     

电子文件归档流程的思考

正一、电子文件归档范围从文件内容上看,应按照国家及电子行业所规定的归档范围来制定电子文件的归档范围。在电子文件生成过程中所产生的相关表格、单据、电子备份文件及其所对应的纸质打印件等,需要同电子文件一并归档。另外,一些与电子文件相关的磁性载体资料,其记录内容包括:操作日期、使用日期、记录密度模式、文件号、系列号、当前目录状态等著录内容,也同样需要进行归档。需要归档的电子文件主要有7种类型:1.字处理文件。主要是以文字作为基础构成的电子文件,其表现形式主要是文字文件和表格文件。2.视频文件。主要包     

浅述电子文件的归档

电子文件的归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程,标志着电子文件管理由文件生成部门向档案部门的正式转移.与纸质文件相比起来电子文件归档则更为复杂. 一、电子文件归档范围 在确定电子文件的归档范围时,应当参照执行国家档案局关于<机关文件材料归档和不归档的范围>的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定,并结合电子文件的特点,将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件纳入归档范围.     

谈电子档案的保护工作

2005年初,省档案局印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》,分别从管理体制和职责、电子文件的收集与归档、电子文件的移交和接收、归档电子文件的保管、归档电子文件的利用及归档电子文件的统计、鉴定和销毁等几方面明确了电子文件的归档与管理工作,具有很强的可操作性,使新兴的电子档案管理工作有章可循。电子文件归档后形成的电子档案的特性不同于传统的纸质档案的特性,决定了其在保存与维护方面的复杂性和特殊性。如何保存、维护电子档案,使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态,是档案工作者急需解决的问题。第一,要保证电…     

电子文件归档的流程和时间

电子文件在线归档是指办理完毕的电子文件从业务部门办结库保存到预归档库,并最终进入档案库的过程。电子文件归档的一般程序是:鉴定→填写归档处理单→给予归档标识→预归档→调整归档电子文件→检测归档电子文件→归档。其中,从电子文件鉴定到预归档的工作由业务部门兼职档案人员完成,调整、检测归档的电子文件和归档这三个流程由档案部门完成。归档处理单、给予归档标识中的许多项目可以由系统自动生成,档案人员可以根据需要进行自主修改,以保证电子文件的整     

谈电子档案的保护工作

2005年初，省档案局印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》，分别从管理体制和职责、电子文件的收集与归档、电子文件的移交和接收、归档电子文件的保管、归档电子文件的利用及归档电子文件的统计、鉴定和销毁等几方面明确了电子文件的归档与管理工作，具有很强的可操作性，使新兴的电子档案管理工作有章可循。电子文件归档后形成的电子档案的特性不同于传统的纸质档案的特性，决定了其在保存与维护方面的复杂性和特殊性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。     

电子签名签章文件归档研究

一、归档通用文字格式的电子文件1.归档直接生成的通用文字格式的电子文件。“文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。”通用文字格式的电子文件便于读者利用,所以在电子文件生成时,应当尽量采用通用文字格式。但直接生成通用格式的电子文件,有时还会受到电子签名/签章问题的困扰(缺少电子签名/签章的电子文件不具有法律效力!)。TXT格式的电子文件,因为文件格式自身的限制,无法签署电子签名/签章。所以,归档直接生成的通用文字格式的电子文件,应采用RTF或XML格式。2.将特殊格式的电子文件转换为通用文字格式后再归档。对于特殊…     

办公自动化系统中电子文件的积累

正为了保证电子文件归档时达到上一讲所提及的质量要求和技术要求,就要对电子文件实施全过程的监督和控制,明确电子文件生成、流转等相关部门的职责;对必需的元数据和背景信息项提出归档要求;确定电子文件积累的要求和归档工作的流程;提出电子档案检索与查询、查阅申请与审核、全文浏     

工程项目电子文件管理实践与探索

工程项目电子文件是指工程勘察设计单位在其进行工程项目勘察设计活动中通过计算机生成和读取的以数字代码记录信息的应当归档并具有保存价值的文字、图纸、表册等各种文件材料。其特性和传统的纸制文件档案大不相同。如何对其进行收集、归档、保管和利用?怎样利用计算机对其进行现代化管理?这便向传统的以纸制文件为对象的档案管理人员提出了挑战。为了适应新的形势发展的需要,中国轻工业武汉设计院进行了电子文件计算机管理的实践与探索。 一、电子文件计算机管理的实践过程 我院的电子文件计算机管理同其它许多单位一样,都是从计算机辅助档案管理的基础上发展而来的,经历了从目录级管理到文件级管理的发展过程。     

高校电子文件归档工作之我见

计算机和办公自动化技术的不断发展和普遍应用,使电子文件逐步成为新生成文件的主体。但目前高校电子文件的归档工作还没有得到足够的重视,给高校档案数字化建设工作造成一定的障碍。本文提出从增强紧迫感、明确归档范围、加强规范管理、明确移交程序、提高人员素质五方面,加强高校电子文件归档工作。     

试论电子文件管理流程的变化及重组

电 子计算机、通信技术、网络技术等现代化设备和技术广泛应用于社会活动的各个领域,产生了大量的电子文件。电子文件由于其信息易更改、易流失等特性,如果仍然按照传统的纸质文件归档管理,依照文件生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件,那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前,电子文件就被更改甚至删除了。因此,挑战传统档案管理的思维方式和观念,改革电子文件归档管理流程,对有效管理、保存电子档案十分必要。 一、电子文件管理流程的变化 与纸质文件管理流程相比,电子文件管理流程正经历着时间、…     

双套制下到期电子文件与纸制档案的异步销毁问题

随着以计算机技术为标志的现代化信息技术、通讯技术在各行各业的广泛应用,大量电子文件由此产生.电子文件的归档及管理问题也引起了国内外档案学界的极大关注,不少学者从各种角度探讨了电子文件的归档和管理方式.笔者想从现今我国电子文件归档双套制的具体做法说起,对于到期电子文件与纸制档案的异步销毁问题做简单的探讨.(注:本文中的电子文件特指在计算机网络环境下直接生成、运转的作为档案保存起来的电子文件,而不包括原有纸制文件、照片、音像等档案数字化后形成的电子文件)     

河南省高校电子文件管理及归档技术调查分析

通过对河南高校电子文件管理与归档技术的调查分析,考察分析河南省高校电子文件管理与归档技术中存在的不足和问题,并提出相关改进措施.     

机关档案室电子文件归档工作初探

随着信息技术的发展,办公自动化系统应用越来越普及,电子文件成为党政机关办公行文的主要载体.机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档.如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题. 一、基本概念 1.电子文件概念 根据《电子文件归档和管理规范》,电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.电子文件是不是电子档案?显然不是.电子档案指机关、团体、企事业单位和其它组织在处理公文过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件.     

“跨学科、跨领域、跨机构”科研项目电子文件归档探析

本文在分析跨学科、跨领域、跨机构科研项目电子文件归档存在问题和原因的基础上,提出电子文件归档的策略,为新形势下"三跨"科研项目电子文件归档提供具有可操作性的归档措施。     

网络时代电子文件归档方式研究——兼论逻辑归档的可行性

本文分析了网络时代电子文件产生速度快、数量多、格式多样等特点,并对归档的实质进行了反思,认为电子文件的归档意味着电子文件控制权的转移,意味着电子文件向电子档案的转换,是档案工作真正的开始,为机构共享档案信息打下了基础。对归档中的误区进行了分析,认为逻辑归档不能算作归档,登记和备份也不能代替归档。针对电子文件归档中存在的问题,提出了加强对业务系统数据的归档进行研究、扩大归档范围等措施。     

永久保存真实的电子文件策略研究

该文通过对保障归档电子文件真实性的国内外研究现状的分析评述,从分析保障归档电子文件真实性面临的挑战入手,提出了保障归档档子文件真实性的理论基础和基本思路,进而提出保障归档电子文件真实性的策略。