档案分级鉴定及相关问题思考

一、从文件生命周期到档案运动周期所谓文件生命周期,是指文件从产生、完成现实效用被暂时保存起来,直到其全部使用目的已经达到再无价值而销毁,或者因其具有永久保存价值而转化为档案被永久保存起来的过程。对于文件生命全过程的划分,国内外学者有不同的看法,有的档案学者将文件生命过程分为现行、暂存和永久保存三个阶段;有的档案学者则将文件生命周期划分为文件形成、使用和维护、鉴定和选择、文件的档案管理四个阶段。我国档案界在研究文件生命周期理论时也基本上都是根据文件价值的变化划分文件运动阶段,并且大多数人同意陈兆教授的…     

谈文件生命周期理论在电子时代的适用性

<正>文件生命周期是指文件从产生,使用直至丧失作用而被销毁,或者是因具有长远价值而被档案馆永久保存的整个过程。而研究文件从形成到最终销毁,或永久保存的整个运动过程,以及文件在整个运动过程中客观规律的理论,就称为文件生命周期理论。文件生命周期理论从提出和不断完善,与来源原则一起,被称为是现代档案学理论的两大支柱。尽管在电子时代文件生命周期理论遭受档案界相当多学者的质疑和挑战,但笔     

电子文件管理元数据规范（续）

(接上期)(6)档案仅仅是文件运动过程中文件特定状态的名称.只要人们有主体需要,也就是只要客观上有需要,文件就可以被认定为档案,而不管其运动到什么阶段,文书处理程序有否完毕,具有什么样的价值(不管是第一价值,还是第二价值;保存一刹那的价值,还是永久价值;现行价值还是非现行价值)."按一定规律有意识保存"才是文件向档案转化唯一最重要的条件和标志.①     

增强档案意识做好档案工作

档案是党和国家的宝贵财富，是人类进行政治、经济和科学文化等活动形成的第一手材料，是历史的真实记录。它不仅具有参考作用，而且还有依据和凭证作用。其社会价值随着保存时间的延长而增大。档案的前身是文件，文件经过各个环节的运转完成它的使命后便立卷归档成为档案。所以，文件质量的好坏直接关系到档案的质量。如果文件质量低劣，那么档案质量就“先天不足”而难以永久保存。如何提高文件质量以确保档案质量呢？我们认为：应首先提高领导干部和文秘人员的档案意识。即：使领导干部和文秘人员在文件的起草、修改、签发、打印、复印…     

对县（区）级表彰性文件保管期限进行特殊划分的思考

<正>每年很多机关、团体、企事业单位都会受到县（区）委、县（区）政府的表彰,因此每一份表彰材料中会包含近百家单位及个人,且会被每一个受表彰的单位归档保存。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,县（区）级的表彰性文件材料其保管期限划分为永久或30年,其归档后应移交到同级的综合档案馆或本部门、企业的档案室,这就导致此类表彰文件进入档案部门后重复性很大,因此需要对其保管期限的划分进行灵活界定,以保证其既应归尽归又不过多重复保存。     

文件生命周期理论三流派及在中国的"适用"之争

一 什么是文件生命周期呢?美国档案学者詹姆斯·B·罗兹认为:"是指从文件的产生,经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段,一直到其现实效用的消失,或者当其全部使用目的已经达到时,对其进行销毁,或者因其具有永久保存的价值,而把它们作为档案,赋予新的使命的整个周期."他还把该周期划分为四个阶段:A.文件的形成.B.文件的利用和维护.C.文件的处置.D.档案管理.前三个阶段又同隶属于文件管理阶段,与档案管理阶段并列为两大阶段.(1)中国档案学者陈兆祦先生认为:"文件从其产生到成为档案以至消亡是有一个过程的,这个过程就是文件的运动周期,也可以称它为‘生命'周期."(2)换言之,文件从其形成、使用到(因丧失保存价值而)被销毁,或作为档案永久保存并继续实现其社会价值的完整运动过程,就叫做文件生命周期.这个生命周期应该把文件保存在机关档案室(或文件中心、联合档案室、中间档案馆)和国家档案馆(或其他终极性档案馆)这两个阶段都包括在内.     

论档案价值

论档案价值王玉清档案工作者面对收集来的大量文件、材料,必须经过鉴定环节才能归档保管。因为其中有的无查考价值,有的在短期内有查考价值,有的在较长时期内有查考价值,有的具有永久查考价值。如果把所有收集来的文件、材料不加区分地保存下来,会导致库存量大质杂,...     

"文革"前长短期档案要重新审视

80年代,河南省档案馆陆续接收了河南省直机关、团体(包括撤销单位)1949～1966年形成的具有永久保存价值的档案和少部分具有长期保存价值的档案.     

典藏档案真迹谱写历史华章--北京市东城区档案馆学校民国历史档案展示

北京市东城区档案馆位于繁华的东单外交部街甲28号,是国家地级综合档案馆,是永久保管东城区档案资料的基地和开发利用档案信息资源的中心,同时也是东城区爱国主义教育基地和社会已公开现行文件利用服务中心。主要负责接收东城区机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人的具有保存价值的档案资料,征集散存在社会上的珍贵档案资料,接受社会组织及个人捐赠的有价值的档案,并提供代为保存、整理各种档案的服务;     

3%和20%问题

两名特聘研究员之间的电话记录 刘铁林(原《解放军档案》主编):现在研究档案保存价值鉴定工作时,有人提出美国永久保存的文件只占文件总数的35,我国永久保存的档案高达档案总数的20%.认为永久保存的档案太多了.我觉得不应简单攀比百分数,应实事求是地根据我国具体情况和各部门、各地区、各单位的具体情况而定.     

北京气候与档案保护

档案是历史记录,是有永久保存价值的文件。然而,档案的寿命又是有限的。这是一对尖锐的矛盾,如何解决?办法只有一条,就是根据档案制成材料的损坏规律,寻求科学保护档案的技术方法,以求最大限度地延长档案寿命。而自然气候与档案保护具有密切关系,搞好北京地区档案保护,无疑     

档案价值实现的条件、扩展与转移

古今中外的档案一般都是当事人认为有保存价值而留下的,尽管选留的目的千差万别,选留的标准各不相同,但档案具有某种保存价值是他们保存的共同原因。迄今所有的档案定义尽管有不同表述,但都直接或间接地表明档案是具有保存价值的。一、档案价值的概念及其实现的涵义1、档案价值的概念     

电子文件系列讨论之十二——电子档案的鉴定销毁

电子档案的鉴定、销毁,是电子文件至电子档案管理中不可缺少的工作步骤和环节,必须认真对待.过严,将应当归档保存的电子文件、电子档案销毁,造成历史记录和人类记忆的短缺;过宽,将不应该长期或永久保存的电子文件、电子档案都保存,信息量剧增,档案信息系统负担过重,开销很大,造成很大浪费.所以,失之过严和过宽,都将会给电子档案管理造成无法挽回的损失.     

电子文件的全程管理和前端控制是实现文档一体化的关键

传统的文件生命周期理论认为：从现行文件的形成到销毁或转化为馆藏档案是一个整体运动过程。文件因其价值形态的规律性变化可划分为若干阶段，不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。电子文件自大量产生后，已越来越多地受到国际档案界的重视，成为重点研究的新领域。电子文件从形成到销毁或永久保存同样是一个完整的运动过程。因价值形态的变化也可分为     

文件生命周期理论与文档一体化管理

文件生命周期理论是西方档案学家对现代档案学理论研究的一个重大贡献,它被欧美档案学界誉为“构成现代档案学的基本里程碑之一,是现代档案学形成的重要标志。”在20世纪80年代,文件生命周期理论传入我国,一些学者结合我国档案学理论和实践,来认识和评价该理论,希望能够用来指导我国的文件管理和档案管理工作。文件生命周期理论是研究文件产生、运动、变化的过程和规律的理论。所谓文件生命周期,即是文件从其产生经过现实执行效用的实现而被暂时保存起来,直到全部使用目的已经达到再无价值而被销毁,或者因为还具有永久保存价值而转化成档案…     

论档案资源建设

由于档案具有来源的广泛性、多样性,内容的丰富性、综合性等诸多特点,因此,"档案远不仅指过去活动中形成的书面的文件,远不仪指由政府机关、私人团体、个人以及家庭产生的值得永久保存的文件总体.     

电子文件漏归档的问题亟待解决

所说的电子文件"漏归"实质是由电子文件在归档整理过程中,大量不归档的现象.在办公自动化、信息网络化的深入发展中,在县级机关、乡镇机关,文档一体化严重失衡,以至造成重要活动形成的电子档案不归档的问题,对此,笔者想进一家之言. 一、问题的严重性 在文件材料归档整理工作中,常遇到很多本级电子文件找不到,不能归档.而这些电子文件是本级重大活动中形成的、重要的档案.诸如:上报的公务员信息材料、党员信息材料、人才信息材料、职能工作报表、一次性汇报、报告、典型报告工夫.这些文件是反映本级人员情况、职能活动及工作成果、工作情况的档案.具有长期或永久保存价值而必须归档文件材料.但实际情况呢,或找不到,打印不了,或上报(用完)之后没存盘.文件材料收集归档纸质的没有,电子的也没有.致使一个全宗的档案不齐,不全或不完整.     

中外档案管理模式对档案价值鉴定的影响

在我国档案管理模式中,文件现行价值结束后,经由办公室(或业务处室)整理、鉴定后归档移交档案室,成为档案,过了若干年后移交至档案馆,档案室自身保管的档案和档案馆的档案根据实际情况,还要进行必要的鉴定.国外一般的档案管理模式为经由办公室(或业务处室)将文件不作任何鉴定处理地移交至文件中心,将文件统一于文件中心进行整理、鉴定,进而将具有永久保存价值的文件移交至档案馆,进馆以后的档案不再鉴定.经过两者比较,不难发现,我国未将第一价值与第二价值分开鉴定,很多具有第二价值的档案在从办公室至档案室移交这一过程中就被"判以死刑",显然是不够科学的;同时文书人员站在本机关立场上进行价值鉴定,而非从文件的历史价值上加以衡量,从更深层次上影响着我国档案馆馆藏冗杂、质劣.     

也谈“文件论”——与陈兆祦先生商榷

本文对陈兆祦先生在《档案管理》2004年第3期上发表的《谈谈“文件论”》中的一些观点进行商榷，提出了四点疑问：1.文件与其他信息记录材料（或称文献）的区别是在于制作或形成信息记录材料的目的的不同吗？2.“保存备查的文件”都是档案呈？3.档案与文件有没有本质区别?4.文件能包含档案吗?     

机场文书档案管理探析

文书档案基本都是由一些办理完毕的具有保存价值的文件转化形成的。文件主要是法定机关、团体、企事业单位以及个人在活动中．为了相互联系与处理事务等各种实际需要．通过文字、图表等各种方式所记录下来的拥有完整体式与处理程序的信息材料。机场文书档案是机场的宝贵财富。记录了机场所从事的各类管理活动。例如财务管理、人事管理以及业务管理等。