基于前端控制思想的电子文件形成过程研究

前端控制思想是电子文件管理的重要理念和基本原则。在前端控制思想指导下,许多原有的、属于档案管理阶段的管理环节要前移到电子文件的形成阶段,以便保证电子文件的原始性和真实性。这些管理环节包括生成、捕获、集成、固化、登记、审计跟踪,其中固化又包括格式转换和封装。在世界各国对电子文件的管理实际中,这些功能或环节都是实际存在的,但是对其时序与执行上的理解有所不同。     

基于电子印章技术的电子文件管理模式初探

在现代信息化条件下,以暨南大学电子文件管理实践为例,论述基于电子印章技术的OA系统与档案管理系统应用集成,以及集成后的电子文件管理模式,扩展档案管理的著录条目,确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性,实现电子文件管理前端控制和全程监管。     

“档案形成在前”说对电子档案管理的启示——再论档案形成在前

本文认为电子档案与电子文件是有区别的,一是电子档案形成在前.是电子文件的前身,电子文件是电子档案的复制件:二是电子档案是记忆工具,电子文件是办事工具.还认为"前端控制"、"全程管理"、"档案化管理"、电子文件生命周期理论、文件连续体理论等都有局限,应该在"档案形成在前"的观点下实行电子档案全程管理.     

电子文件管理系统功能需求分析

本文提出根据本单位业务需要设计电子文件管理系统,将电子文件管理和档案管理与各应用系统进行集成,并参考国际国内知名的电子文件系统功能需求分析报告,制定出电子文件管理系统功能需求报告。     

电子文件管理系统功能需求分析

本文提出根据本单位业务需要设计电子文件管理系统,将电子文件管理和档案管理与各应用系统进行集成,并参考国际国内知名的电子文件系统功能需求分析报告,制定出电子文件管理系统功能需求报告。     

电子文件分类方案和保管期限表集成管理研究

在传统载体档案管理中,文件分类方案与保管期限表是分开制定与维护的,这种模式不仅会增加管理成本,而且容易割裂两者之间应有的联系.电子文件分类方案与保管期限表有必要进行集成管理.文章从电子文件前端管控的实践需要出发,基于电子文件智能管理视角,剖析了电子文件分类方案和保管期限表集成管理的内涵、可行性、优势、功能和实现方法.     

盘点档案界"高频词语"(四):前端控制

信息社会的来临,使电子文件与档案之间的界限变得越来越模糊,也使档案界同仁的危机感在增长,担心档案事业会淹没在电子文件之中而失去发展的空间,设想通过对电子文件的前端控制及全程管理来避免档案管理工作被其他部门所"吞噬"的悲剧发生.于是,有学者提出了"前端控制"的概念,试图通过适当的跨界来争取和扩展档案工作的地盘,争取发展的空间.据论者介绍,"前端控制"的理论依据来自西方学者,法国学者诺加雷提到的是"考虑""进行干预的时机";国际档案理事会电子文件委员会"主张在文件形成前采取行动".中国学者只是走得更远一点,直接提出"前端控制"."前端控制"论的基本观点是根据文件生命周期理论和全程控制原则,对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划,统一要求,把可以预先设定的监控功能和档案管理功能嵌入各业务系统,对文件、档案工作的业务流程进行重组,并在文件形成和维护阶段进行有效的监督,从而实现对电子文件的超前控制和全程管理.如若真如论者所设想的予以实现,将给档案事业带来美好的前景.然而,理想很丰满,现实很骨感.     

电子档案形成阶段的管理介入

电子文件是电子档案的前身,电子档案是有保存价值的电子文件。电子文件在拟制、传阅、立卷、归档阶段即为电子档案的形成阶段。信息时代,档案的数字化管理普及,文件与档案之间已无明显的界限。因此,电子档案在以电子文件状态存在阶段,各个环节的工作已渗透着档案工作的规范和规律。换言之,在电子档案形成阶段档案管理已介入其中,即文档一体化管理。     

浅谈企业电子档案的管理

<正>电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。过去我们称其为"机读档案"。随着电子技术的高速发展,大量的电子文件不断涌现,电子档案管理已成为企业档案管理中的新课题,它从管理对象、管理内容、管理方式、手段等各方面对企业档案管理工作发起全方位的挑战。电子档案与纸质档案相比具有紧密联     

对《“档案形成在前”说对电子档案管理的启示》的几点异议

2007年《档案管理》第3期刊登了刘东斌先生《"档案形成在前"说对电子档案管理的启示》一文。本文针对该文的有关观点提出几点异议,具体围绕电子文件与电子档案的区别与联系问题展开论述。     

档案部门编制电子文件功能需求时应把握的基本原则

1．一体化原则。对办公自动化系统中产生的电子文件要实施从文件到档案的一体化管理,从文件的生成阶段就要对其质量进行监控,对文件转化到档案的整个过程进行全面控制和综合管理。2．完整性原则。要全面考虑电子文件的形成、收集、积累、鉴定与归档,电子档案管理与利用以及系统维护的需要,使电子文件形成与归档、电子档案保管与利用以及维护等各个环节所需要的管理功能在系统中得到完整体现。3．实用性原则。编制功能需求是为了规范本单位办公自动化系统中的电子文件管理,因此,     

关于加快实现文档一体化管理的思考

电子政务、办公自动化、档案管理软件等的应用,使档案管理工作看似越来越容易、越来越方便、快捷.而在实际操作过程中,文档一体化管理难以实现,一方面,不管是电子政务、办公自动化等各种软件形成的电子文件"有人办、无人管"陷入了文件形成部门随意处置电子文件,而另一方面,电子文件收集难,档案部门要通过纸质文件重新录入还原成数字版本的电子文件.     

后保管范式下的档案执业角色重塑

<正>所谓"档案后保管范式"是指在信息技术快速发展,电子文档取代传统实物档案,档案管理逐步走向社会化和开放化而形成的一种以档案来源为中心,以知识传输为目的的新型档案管理模式。信息革命浪潮使传统档案实物化、低效化的管理模式已越来越无法适应文件数量剧增、文件形态改变、使用需求多元化对档案管理和使用的要求。一种以来源为中     

试析虚拟存储在电子文件管理中的应用

一、电子文件存储的重要性与引入虚拟化1、区分传统文件存储模式与电子文件的存储模式决定传统文件存储模式和电子文件存储模式不同的根本因素,在于档案管理与文件形成过程的关系。在传统模式中,档案管理与文件形成过程脱节,即先文后档,因此,文件的存储可以作为档案管理的一个独立环节而存在。而在电子环境中,文件     

信息时化：档案形成在前说的理论意义——三论档案形成在前

本文认为,信息时代在"文件是档案的前身"的观点下,档案学存在着危机.档案形成在前说能够化解这种危机,对档案学理论研究有着积极的意义.档案形成在前说明确了档案概念、档案管理的对象,厘清了文件与档案、文件管理和档案管理以及档案与其他信息记录材料(或称文献)的区别.     

枭龙／FC—1飞机电子文件与电子档案管理的实践与探讨

本文结合枭龙／FC-1飞机研制过程中电子文件与电子档案管理的实际，介绍了成都飞机设计研究所在电子文件与电子档案管理标准体系建设、可变性与状态控制、法律凭证作用、一致性控制、信息安全和著录标引等方面的的具体做法，并提出了进一步做好电子文件与电子档案管理工作中急需探讨和解决的几个问题，可供有关人员参考借鉴。     

认识电子档案的形成规律

本文讨论电子文件向电子档案转化过程中的特殊规律。提出：完整意义上的电子档案应当包括归档电子文件和元数据两部分；电子文件转化为电子档案不是单一的不可逆的线性过程，也没有明确的标志。以此为指导，电子档案管理工作应在电子文件形成时期已经开始，贯穿于文件向档案转化的全过程，并以元数据为管理重点。     

关于加快实现文档一体化管理的思考

电子政务、办公自动化、档案管理软件等的应用,使档案管理工作看似越来越容易、越来越方便、快捷。而在实际操作过程中,文档一体化管理难以实现,一方面,不管是电子政务、办公自动化等各种软件形成的电子文件“有人办、无人管”陷入了文件形成部门随意处置电子文件,而另一方面,电子文件收集难,档案部门要通过纸质文件重新录入还原成数字版本的电子文件。这不仅使电子文件的形成与档案管理脱节,文件的原始性得不到保障,也使档案管理数字化成本攀升、管理效能低下,造成人力物力的大量浪费。认真分析一下制约文档一体化建设原因,找出其相应的对…     

档案形成规律研究综述

档案形成规律是档案学基础理论的重要研究内容之一。我国档案学者对档案形成规律的研究主要集中于以下问题档案形成规律的名称与内涵、档案是有意识形成的还是自然形成的、档案与文件的关系、档案形成规律与文件生命周期理论的比较、电子文件(档案)的形成规律等,文章对以上问题的不同学术观点进行了较全面的介绍和分析。     

数字档案馆建设最优路径研究

<正>一、数字档案馆概述数字档案馆还称为"电子档案馆""电子文件中心""无纸档案馆"等[1]60。它具有资源数字化、信息有序化、超越时空化、检索便捷化等诸多特点。数字档案馆包含档案管理、文件中心、信息发布等多个模块。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆,它不仅仅起到一个数据中心的作用和发布利用的作用,而是具有有序处理和集成管理的功能[2]57。