也谈"正式行文"

"正式行文"这一概念自从在<国家行政机关公文处理办法>(以下简称新<办法>)第十五条第一款的规定"(政府各部门)除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文"中第一次出现之后,未见有任何法规性文件或补充意见等对之作出解释.<兰台世界>2009年7月上半月发表的何世龙<何谓"正式行文">一文(以下简称何文),在一定程度上对"正式行文"作了阐释,对于"正式行文"这一概念的认识起到提醒作用,同时也呈现出它的学术价值.但何文存有某些未尽之意,亦似有某些疏漏或误解,在此一并提出以作补正.     

从希拉里"邮件门"事件谈我国政府的电子邮件风险管理

希拉里"邮件门"事件是档案意识与文件风险管理意识的缺乏、文件与档案部门和安全部门监管不力以及技术防范和法规遵从执行不到位所致,该事件产生了破坏文件与档案完整、侵犯美国公民信息权利和损害政府公信力等后果.本文基于希拉里"邮件门"事件的成因以及后果和国外的经验,研究了我国政府电子邮件风险规划、识别、评估等风险管理因素,并以希拉里"邮件门"事件为启示提出了我国政府电子邮件风险管理的应对策略.     

新华社落实"廉洁、勤政、务实、高效"的实践与思考

"廉洁、勤政、务实、高效"是上届政府第一次全体会议作为对政府工作、政府建设、政府改革的要求和目标提出来的.本届政府第一次全体会议上重申,要求国务院各部门、各单位继续坚持,狠抓落实.这两次会我都参加了.     

"账外"文件有哪些

零散文件通常是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无"账"可查的文件,因而又称为"账外"文件.这些文件因为"无账"可查,所以也不容易控制,稍有疏忽,就会遗漏过去.为了保持档案的完整性、系统性,就必须重视"账外"文件的收集.在日常工作中,笔者发现"账外"文件通常有以下几种:     

高校建立现行文件服务中心的思考

近几年来,各省、市档案馆纷纷成立了不同形式、不同规模的现行文件查阅服务中心,已取得了较好的效果.笔者认为,高等学校也应通过档案部门建立现行文件开放式服务中心.这既是高校贯彻落实"三个代表"重要思想、转变工作作风的要求,也是管理部门创新服务机制的重要举措.     

"归档月"谈案卷质量规范化

"归档月"是我省文书和档案工作的一项重要制度,是及时做好各种文件材料立卷归档工作的重要措施.但是,由于近几年来文、档干部队伍变动频繁,加之文档专业主管机关业务指导工作跟不上文、档事业发展的需要,一些基层单位文、档工作人员没有经过上岗培训,对"归档月"工作内容、程序和要求不够熟悉了解,致使立出来的案卷质量差、不规范,给档案馆接收和管理利用档案工作带来诸多不便.本文就案卷质量规范化问题,谈一点粗浅的认识,供同志们在"归档月"工作中参考.     

档案馆现行文件服务的发展趋向

近几年,全国各地档案馆的现行文件服务在促进政务公开、解决公众疑难、推动档案馆社会化服务等方面取得了良好的社会效益,受到社会的一致好评.然而2004年3月17日<重庆晚报>刊登的<"红头文件"开放门庭冷落>一文,报道了记者到重庆市各区县档案馆采访现行文件开放的经历,客观地反映出目前相当部分档案馆开展现行文件公开服务的尴尬局面.如何看待这一现象呢?从档案馆方面看来,不免感到些许无奈和困惑;但从全社会看来,其折射出我国公民获取政府信息的方式和途径更加广泛,政府信息公开的力度逐步加大,"以人为本"的服务观念日益渗透于政府机构的工作理念中,我国公民的知情权和参政议政的权利日益得到保障.     

已公开现行文件利用工作的几点思考

一、建立现行文件利用中心的背景及意义 现行文件利用中心是中国特色的文件中心.它搜集的重点是现行文件,既包括"随时形成,随时报送"的现行文件,也包括各单位形成的已进入档案室保管但依然为当前业务所需要、仍在贯彻实施的文件.<中华人民共和国档案法实施办法>第十三条规定:"属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的国家档案馆移交."如此档案馆提供档案利用就会有10到20年的时间差,而保管可以公开的文件的机关档案室提供利用的对象又主要是本单位,社会公众无法利用,因此需要一个综合机构即现行文件利用中心,将存放在各机关档案室的档案中还具有现行作用的文件及新形成的具有政策性、法规性、服务性、公益性的文件集中起来,向广大社会公众开放.由档案部门来建立现行文件利用中心,承担相应的政务公开职能,这在其他国家是很少见的.政务公开原本不是档案部门的法定职能.但档案部门作为政府专司信息资源管理的主要部门,有责任有义务发挥"信息总汇"的优势,积极为政府职能的转变作出贡献.     

"帐外文件"的收集与管理

所谓"帐外"文件,是未经文秘部门登记编号的内部制发或外部来的文件材料.除有"红头"文件外,还有调查报告、专题总结、会议材料、情况反映、光荣册、合同书、协议书、花名册、简报等等,类别繁多,内容庞杂.     

浅谈档案部门"灯下黑"现象

最近,笔者对部分市、县档案局、档案馆(以下简称档案部门)自身的综合档案室建设情况进行了调查,发现:这些市、县档案部门大多数未建立自身的综合档案室,更没有一家档案部门的档案室是进人当地达标升级行列的.这种档案部门无综合档案室的"灯下黑"现象可以说是一种普遍性的现象.这不仅严重地损害了档案部门的形象,而且阻碍了当地档案事业的发展,亟待改进.     

关于"文件"问题研究的探讨

"文件"这一概念的出现,虽然比"公文"、"文书"要晚得多,但其内在含义的变化,却远比这两者要大得多、复杂得多.对于文件及其理论的研究,八十年代以来,有了革命性的改变,以至于现在我们在谈论文件管理、档案管理,作相关的学术研究和探讨时,必须分清探讨前提,即分清什么是文件?什么是档案?以建立起共同的概念基础,否则就无法进行相对的学术交流,甚至会出现各走各的路、各唱各的调、各吹各的号的现象.     

关于档案"部门立卷"与"提前介入"的思考

"部门立卷"与"提前介入"的工作机制,发挥了文书部门熟悉有关业务和文书处理过程的有利条件,增加了文件收集归档的完整性,解决了部门立卷难以实行的问题.     

面向寻常百姓 创新服务机制——云南省现行公开文件咨询服务中心正式挂牌成立

提起"红头文件",寻常百姓总是心存敬畏,多年来,政府机关的"红头文件"总是在深宅大院内"旅行",普通百姓极难谋面.在党中央、国务院大力倡导政务公开的大趋势下,传统的文件运作方式正在寻求新的突破.2002年11月6日,经中共云南省委、云南省人民政府批准,云南省第一家公开向社会提供现行文件资料查阅的服务机构--"云南省现行公开文件咨询服务中心"正式在省档案局馆成立."红头文件"终于可以飞入寻常百姓中间,这也是云南省档案局馆在创新服务机制方面迈出的又一有力步伐.省委、省政府、省人大及省直有关部门领导、省级机关档案协作组组长和部分地州市档案局馆长出席揭牌仪式.     

档案、档案人与入世

该文分档案与入世、档案人与入世二部分,阐述了我国加入世界贸易组织后档案和档案工作者如何适应新形势的需要,如何在巨变中求生存、求发展,在保持我国档案工作独有的国情、特色的情况下,与国际接轨.根据"入关"的要求,具有法律、法规和其他一般约束力的公共信息,政府机关有义务通过官方正式出版物主动迅速予以公开,否则这些文件不得发生法律效力,凡是与WTO规则有悖的档案文件,都应由党委、政府的法制部门和公文审核部门的共同审查清理,清理出的文件,也要公开公布废止.     

加强"现行文件服务中心"建设搞好已公开现行文件的收集与服务利用

加 强现行文件服务中心建设是档案部门落实“三个代表”重要思想的具体体现,是档案部门从我国国情出发探索的一种集约化向社会开放现行文件的新模式,提供现行文件利用是档案部门创新服务机制的一项具体措施,是为全面建设小康社会而推出的便民服务措施,它是档案工作为党委、政府中心工作服务的“载体”,是联系广大人民群众的“桥梁”,是政务公开的“窗口”,是利国利民之举。为把这项好事办好,必须做好以下三项工作: 一、加强文件服务中心的体制建设。 档案部门要积极争取党委、政府的关心、支持,建立机构,名正言顺的开展工作,同时,党委、政府…     

加强电子文件的管理和利用

随着计算机技术、网络技术、通讯技术的飞速发展,更多的公文将以电子文件的形式产生和存储,这使传统的立卷归档理论与实践受到很大冲击。各级政府、各部门将会更多地以电子文件的形式进行公文流转,新的形势要求不断探索立卷归档的新思路、新方法,以利于更好地为各级机关和部门服务。一、电子文件的鉴定电子文件的立卷归档要在办公自动化条件下,对档案实行电子信息处理,随着每年数据的更新,过期数据应由业务部门按档案部门的统一要求进行鉴定,编目整理,移交给档案部门保存。1.电子文件归档前的鉴定。因为电子文件的收集积累范围通常要比其归…     

浅谈文书工作与档案工作的互动关系

为了搞好文书处理工作和档案工作,各级党委和政府先后多次颁发法规性文件,从而保证了文书处理工作和档案工作的健康发展.但是,如何处理好文书处理工作与档案工作的关系,许多人在认识上仍有误区,在实际工作中也存在彼此脱节的现象.这种状况如果不认真加以改善,对进一步贯彻落实党和国家关于文书处理工作和档案工作的有关政策,加强文书工作和档案工作的建设是十分不利的.     

收集现行文件要坚持『六个结合』

近年来,各地综合档案馆积极建立现行文件服务中心,向社会提供已公开现行文件服务.这一创新档案服务机制的举措,不但得到了社会各界的认可,而且得到了中央、地方有关部门的肯定,明确规定为档案馆的一项新职能.现行文件是政务信息的重要载体.收集内容丰富、门类齐全的现行文件.是把档案馆建设成为党委、政府政务信息公开场所之本.笔者在实践中体会到,收集现行文件是一个系统工程,做好现行文件收集工作要坚持"六个结合":……     

文件不宜"平时归档"——兼与袁京梅同志商榷

《北京档案》今年第八期载袁京梅《试论文件"平时归档"》(下称袁文)一文,该文论述了文件"平时归档"的七大好处,对此笔者不敢完全苟同.     

"文件中心"应注意的问题

1“文件中心”的设立必须得到同级党委、政府的批准,并取得各职能部门及其下属单位的协作与支持。为此档案局(馆)首先必须将开展这项工作的意义、目的等向有关领导反复宣传,由政府批准并行文,要求各职能部门积极配合,向文件中心移交可公开文件。2集中接纳一批与用户查询要求有关的文件或信息。包括针对人民群众生产、生活有关问题形成的可公开的公务文件;正在执行的现行文件备份;已经进馆尚有时效的现行文件;以公开政务信息为主要内容的政府公告、官方白皮书、报纸及书籍。重点在:引进吸收外资的优惠政策;政府在城市建设、危房改造中有利查4…