对以文件为单位管理档案的认识

一、以文件为单位组织室藏,改变了传统的档案保管方式 按照传统的档案保管方式,案卷是保管档案的基本单元。案卷是构成全宗的基本单位,案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成,以卷（或盒、袋、册）构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识,形成一个完整的案卷概念。而以文件为单位组织室藏,则使案卷的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位,首先使案卷这一概念发生了变化。     

浅谈文化艺术档案省级达标工作

一、巩固和提高档案基础业务工作 1、重新划分档案保管期限.由于以往文艺档案保管期限划分往往向"上"靠,(短期向长期靠,长期向永久靠),致使许多材料划分期限较长.因此,在明确保管期限表划分标准的同时,要对期限划分过长的案卷分别进行调整,尽量符合档案期限表的要求,从而保证档案案卷的质量.     

以"件"为单位管理档案的益处

一、以"件"为单位管理,使文书归档工作能够得到最大程度上的简化,省事、方便、高效.传统立卷方法通常有两难,一是组卷难,对组卷要求高,既要考虑"六个特征"之间的相互组合,又要保持文件之间的有机联系,还要考虑到案卷的厚度.关键是还要拟写出能切合实际反映出案卷内文件内容的案卷标题,这就要求立卷人有较高的素质,既要熟悉单位的业务,又要有档案的专业知识,还需要有一定的实践经验.二是工作量大,年度收集、组卷、编写页号、抄写卷内目录、装订、切边、填写案卷封面、排列案卷、编写案卷号和案卷目录等工作量很大.以"件"为单位进行档案管理,只要做好平时立卷随到随存档,不用等到年终集中整理,大大减少了工作量,简便易行.按保管期限放入相应的类别中排列在一起,便于档案人员保管和利用.     

浅议文件归档"卷"改"件"

一、实行"卷"改"件",是新形势的需要传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在"卷"的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。文件按照"三合一制度"分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难。二是管理难。组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难。三是提供利用效率低下,查准率不高。由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事。首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。     

酒泉地区注重实用技能培训

酒泉地区档案处结合“三集中”文书立卷归档工作,从３月６日至７月２８日,按系统举办了十期档案实用技能培训班。参加培训单位１２８个,占单位总数的９０％,参加培训１６９人。培训期间结合档案法规文件的学习,着重讲述文书、会计、科技档案的归档范围、分类组卷、标题拟写、期限划分、裁切装订、排列编目等诸环节的基本知识、规范标准和操作技能。同时,档案处业务指导人员对各单位档案人员组的各类案卷,逐卷逐件审定,统一做法,严格把关,就地完成立卷归档任务,检查验收合格并发合格证书,将案卷带回原单位保管。由于学习基本知识…     

涉密文件该怎样归档

一单位一年档案有三十份左右,涉密文件有十份左右,且有绝密、机密、秘密.按卷整理:在档案整理时是否要把涉密文件和不涉密文件分卷装订?是否要把绝密、机密、秘密文件分开?如是,卷太薄,很难立卷.如不分开,在卷内目录备注看填上密级可否?按件整理:首先,同一年度档案划分保管期限,同一保管期限内文件排列时,涉密文件该如何处理?如按同一问题排列在一起,在归档文件目录备注内填密级可否?     

对案卷封面和案卷目录的一点改进意见

广大档案工作者对案卷封面和案卷目录都非常熟悉,案卷封面用以揭示案卷的内容、成份等构成情况,它由全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文件所属的起迄年月时间、保管期限、件、页数、归档号、全宗号、目录号、案卷号等项目构成。案卷目录能固定案卷的分类体系和排列次序,揭示全宗内档案的内容与成份,是一种常用的检索工具,其主要项目有案卷号、案卷标题、卷内文件起迄日期、页数、保管期限、备注等。笔者认为案卷封面和案卷目录的构成栏目里缺少了案卷存放地点项目,带来了许多不便和麻烦,案卷存放地点由档案     

归档文件保管单位划分的原则性与灵活性

归档文件基本保管单位(以下称为归档文件保管单位),又称为案卷,以卷、盒、册、袋、捆为单位,是存放归档文件,组成档案室藏的最低一级保管单位,也是档案统计的基本计量单位.按照档案分类和档案保管期限划分有关规定,划分归档文件保管单位,具有严格的原则性.     

小议卷内文件的裁剪

案卷质量决定档案的质量,所以组卷时如何保证案卷质量是非常重要的问题。案卷的质量标准主要是讲:保管期限确定得正确;案卷的封皮书写得工整、美观、规范;卷内文件应是办理完毕的文书,并齐全完整;卷内互有联系的文件排列有序等等。至于卷内每份文件纸张的大小不一问题,不应是衡量案卷质量的标准。     

诉讼档案归档"代卷卡"好

所谓"代卷卡"是指诉讼档案在移交档案室时,一些暂且不能归档但又需要移交保管的档案,档案管理人员为其填制一种卡片,把它当作案卷一样编号排列而固定下来的方法.经过近几年来的实践,填制"代卷卡",在诉讼档案管理过程中有很多益处.     

机关业务指导中的诸多细节

细节决定成败。在机关档案业务指导工作中除保证应归档材料齐全完整,保管期限划分准确外,还有一些细节对提高案卷整体质量十分必要。现归纳如下,与大家交流。归档文件。一份文件在你的手上,要看它是否大体符合《党政机关公文处理工作条例》的规定,公文的基础就是档案的基础,而与这事关联最大的就是文秘人员或办公室主任。在指导工作中,一般情况下,立档单位的办公室主任都要参加,有以下情况要与其交流指出。     

突出"事由"化繁为简

2001年1月,国家档案局发布了<归档文件整理规则>,这是我国档案部门在新形势下档案业务建设的重大改革,是适应档案管理现代化的重大举措.<归档文件整理规则>的制订打破了传统上采用的"立卷"作为归档文件的整理方法,以"案卷"作为文书档案的保管单位,在很大程度上把机关档案员和档案部门业务指导人员从繁忙的"立卷"、"整理"、"装订"、"编目"工作中解脱了出来.     

浅议文件归档『卷』改『件』

一、实行“卷“改“件“,是新形势的需要 　　传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在“卷“的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照“三合一制度“分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难.三是提供利用效率低下,查准率不高.由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事.首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件.……     

基建档案分类方法的实施与探讨

基建档案分类是基建档案整理工作的重要组成部分，分类，是合理组织保管单位，系统排列和科学编目的基础，是及时准确提供利用的重要条件，一个建设项目的档案虽然比较完整齐全，保管单位质量也大体符合要求，但是，如果由于分类不[科学，排列无规律可循,不能反映档案材料之间的有机联系，那么，它就不能达到有效利用的目的。我们说档案管理比较科学，除了看案卷本身及其相 的编目等质量较好外，在相当程度上尚需看分类是否便于保管和提供利用。因此，基建档案如何做到科学分类，是值得探讨和实践的一个不可忽视问题。     

拟制案卷标题存在的问题及其对策

案卷是有关某一问题或某项工作活动系统的有密切联系的文件组合体,它是文书档案的基本保管单位.案卷标题是案卷封面的主要登记项目,是对案卷卷内全部文件的主要内容与成分的概括揭示.     

基建档案整理方法

基建档案整理是指将收集到的基建活动过程中形成的、具有保存价值的各种形式原始记录,以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。其原则是尊重文件的形成规律,保持文件间的有机联系,便于档案的保管利用,符合相关标准规范。一般可分为分类、立卷、卷内文件整理、填写卷内目录与备考表、填写案卷封面、     

从科研项目的动态发展过程谈档案的管理

一般来说,文件自归档成为档案起,就具有了稳定性,很多性质随之被定性：保管期限、形成年度、类别、案卷（件）号、卷内目录等。而对于需要成套保管的科技档案,如医院的科研项目档案而言,归档并不等于所有性质的确定。因为科研项目档案具有动态性。这首先要从科研项目的发展过程来看。     

职业学院档案管理工作的实践与思考——以山东经贸职业学院为例

山东经贸职业学院综合档案室成立于2008年12月,多年来,综合档案室认真贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》以及《山东省档案条例》、《高等学校档案管理办法》,注重硬件建设,实行规范管理,加强基础业务,重视开发利用,推进信息化管理,使学校档案工作逐步建立并完善起来,现已形成行政、党群、教学、学生、科研、设备、产品、出版物、基建、外事、财会、特载等12种档案门类,文件材料收集齐全完整,按照档案管理标准规范分类、整理、归档,做到了组卷合理,保管期限划分准确,卷内文件排列有序,卷内目录清晰,案卷标题明确,装订整齐规范,案卷排列科学,为促进学院工作发挥了重要作用。下面,笔者结合学校档案工作实际情况,就一些有益做法与档案界同仁分享：     

浅议文件归档“卷”改“件”

一、实行“卷”改“件”，是新形势的需要。传统的档案分类，是以案卷为基本单位，档案的检索与利用都是在“卷”的层面上进行的，这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。件按照“三合一制度”分类后，才可组卷、立卷，而后进行卷内件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做，操作难度大，工序多而繁，掌握起来难。二是管理难。组好卷后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面，     

"三合一"制度编制中存在的问题、原因与对策

"三合一"制度是立档单位编制的"归档范围、案卷类目和保管期限表"的简称,是立档单位档案工作中的一项内部制度、标准,是国家和地方档案业务建设规范在立档单位档案工作中的具体运用.