档案著录小技巧——著录文件时先组盒优于后组盒

我们在使用四川省电子文档管理系统过程中,录入档案文件级条目时,一般习惯是先逐一录入文件,再进行组盒等步骤的操作。在大量录入数据时,怎样既提高录入速度,又保证录入数据的准确性呢？     

电子文件管理的几点思考

电子文件与纸质文件相比,具有完全不同的特点。①电子文件对特定的软硬件环境具有依赖性。电子文件不像纸质文件,可以直观阅读,而需要经过一些设备的转换才能被人工识读。它可以通过光盘、软盘或显示器等进行信息传递。也只有在电子环境中,通过软件和硬件才能识别和利用。②电子文件信息可变、易丢、难控性。电子文件可以由计算机进行处理和更改,极易被修改、盗窃、复制甚至销毁。其可靠性和真伪性不如纸质档案那样直观、易把握。③电子文件的载体形式多样性。电子文件的载体可以是磁带、磁盘、光盘等形式。它对温度、湿度、储放的形式等要…     

电子文档上网利用的现状与对策

据资料介绍，目前，我国在国际互联网上开通的档案网站（包括通过各级政府网建立的档案局馆主页和其他类别档案馆）２００多个。笔者对其１０４个国家综合档案馆（局）网站按预定的项目进行了查询统计。具体情况如下：１．打开的６９个档案馆（局）网站占查询网站总数６６％，有３５个档案馆（局）网站没打开。有的省档案馆网站连续三天都没打开，由此反映出档案网站空有虚名的不在少数。２．能查询档案工作信息的５８个档案馆（局）网站占打开档案网站总数的８４％，而且从实际情况看，上网的档案工作信息数量小、更新慢是普遍存在的问题。…     

关于电子文档的凭证作用与知识产权保护的讨论

本根据电子档与纸质档的不同特征，归纳了电子档凭证作用的概念，分析了档案部门电子档的现状、特点及其知识产权保护的难点，提出了相应的解决措施及改进建议，阐述了电子档的凭证作用与在管理工作中涉及到的知识产权保护问题所采取的应对策略及有关设想。     

关于电子文档数字化虚拟的哲学研究

章着重探讨了电子档数字化虚拟的哲学本质以求对电子档数字化虚拟有深入的认识和理解。作虽不赞成广泛使用“虚拟档案”一词，但却认为档案学术界应对电子档的虚拟性进行深入研究，以迎接行将到来的档案管理中的数字化世界。     

基层单位电子文档的管理

基层档案人员在进行电子文件管理时,常会遇到一些较为具体的问题,主要有电子文件的收集范围、如何组卷、如何进行价值鉴定、如何保管、提供利用等。作为基层档案室的档案员,我在工作实际中就这些问题进行了一些探讨。我认为：     

建立大型企业电子文档中心的思路

大型企业建立“电子档中心”的主要目标就是建立综合数字档案室,集中存贮电子档案数据,并提供利用,包括依据先进的手段对相关电子数据进行综合分析后得出统计结论以提供决策依据。“电子档中心”的建设方向包括建立现行件中心、历史档案中心以及多媒体档案室等。“电子档中心”做为企业的电子数据最终存贮地,应具备以下功能：（1）电子件中心功能,（2）电子档案中心功能,（3）数据中心功能,（4）历史数据电子化功能,（5）信息资源提取与利用功能。     

论电子文件管理软件的市场准入

电子文件管理软件规范是电子文件管理软件开发的基础,而我国至今没有电子文件管理软件市场准入规范出台,文章分析了我国电子文件管理软件目前存在的问题,提出了市场准入的规范框架。     

电子文档管理工作的几个问题

电子文档是随着办公自动化的发展而产生的,从而改变了我们的工作方式和管理方法,使我们档案部门遇到了许多在管理纸质档案中所没有遇到的问题.当然,有些问题的彻底解决还要依赖于现代科技的继续发展和提高,但就档案部门本身来说,我们不能等待,要有一个积极应对挑战的态度.在目前现有的技术条件下,做好电子文件归档及电子档案管理工作应着重注意以下几点.     

一种简便快速的“件号”调整法

在操作《四川省电子文档管理系统3.0版本》“档案著录模块”中，我们发现如件号错乱要进行调整时，无论采取哪种调整方法都难以实现在不影响其它件号位置的前提下要将其中一件（如第30件）与另一件（如第50件）的位置对调的目的，且容易出现新的错乱。     

电子文档的签署问题亟待完善与规范

随着信息数字化的快速发展,电子文档已成为当前文件的主要形式,电子档案也已成为档案管理工作的重要内容。而在电子档案的收集、整理和提供利用中,电子文档的签署是一个由来已久而又亟待解决的问题,这个问题在科技档案中显得尤为突出。     

电子文件中心:路在何方——电子文件文档一体化管理机构构想

我国当前的数字档案馆和电子文件中心建设存在缺乏统筹、定位不明等问题.笔者认为二者实为一物,未来理当二而存其一.电子文件中心应是信息时代的新型档案机构概念,建设的最终目标是为了解决电子文件的管理问题.电子文件中心应该在理顺国家整体公文流程的基础之上成为超越我国当前文档管理体制的文档一体化管理机构.本文对该机构的功能、职能...     

高校电子文档科学化管理探析

现代信息技术的快速发展,加快了全社会数字化、电子化、网络化的进程,越来越多的电子文档应运而生。高校如何正确认识纸质文件到电子文件的变革。建立起与办公自动化和电子文件管理相适应,同步协调发展的高校档案管理系统和制度,是每所高校都要面临的问题。以计算机技术和网络技术为基础的电子文档管理,是高校档案向信息化管理发展的必然趋势。     

基于档案元数据内容的电子文件自动鉴定

本文通过对现有的电子文件鉴定成果进行梳理,指出电子文件自动鉴定的必要性。为了使电子文件自动鉴定结果更准确,笔者以元数据内容为切入点设计了电子文件保管期限自动鉴定的元数据库,数据库中收录了不同保管期限的元数据项目,在此基础上,提出一些鉴定规则对自动鉴定进行规约,期望能最大限度实现鉴定的准确性和自动化。     

关于电子文档的凭证作用与知识产权保护的讨论

(接上期) 四、保护电子文档知识产权的难点 电子文档记录的信息涉及了社会诸方面重要的事务、技术资料、商业信息等,是人们智力活动创造的成果。因此,保证其真实的凭证性和其具有的知识产权,使其受到法律的保护,是档案人的职责。然而保护电子文档要比保护传统的文件档案困难得多。尤其在对电子文档知识产权的保护方面困难尤为突     

电子文档的信息安全保障

电子信息技术的发展和运用改变了传统文件的利用方式,使文件档案的管理不再受时间与空间的限制,而是可以利用进入网络开放的文件档案。