探论电子档案管理

随着电子计算机技术、网络技术及现代通信技术的飞速发展,电子文件的迅猛增长,档案工作者如何收集需要归档的电子文件?如何鉴定归档电子文件的原始性、真实性、完整性?归档后的电子档案在漫长的保管期内如何保证它的原始性、真实性、完整性?如何开发利用电子档案?如何在实体文件和电子文件并列运行的过渡时期内提供实体档案和电子档案的综合管理?等等问题都是当今档案工作者所必须面临的严峻挑战和历史使命.今年1月份通过国家档案局鉴定的<电子文件归档与电子档案管理>科研课题正是尝试对该挑战给出一个科学、合理、切实可行的解决方案与处理技术.鉴于该课题所研究的内容涉及面较广,本文将根据课题的设计思想简单论述实现电子档案管理必须解决的几个关键问题.     

浅议电子文件真实性和完整性的认定

档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。电子文件的真实性是对原始性认定后的结论,也可以说电子文件的原始性是电子文件真实性的基础。在一般情况下,尽管电子文件具有了原始性,但并不意味着其真实性自然得到承认,因此,认定电子文件的真实性,是保证其具有凭证作用的关键。     

企业电子文件的产生及其档案化管理初探

本文通过对电子文件产生过程、原因的分析,结合传统档案管理规范,对电子文件档案化管理进行初步探讨,认为:大量的电子文件必须纳入档案管理,但要保证电子文件的原始性、真实性和完整性;对电子文件进行规范化收集和积累是基础;认真进行电子文件的分类、甄别和鉴定与归档是关键和核心;电子档案的保存与维护是对电子文件进行档案化管理的保证。     

浅谈铁路工程设计图“双轨制”归档

<正>铁路工程设计图纸是设计人员最终的劳动成果,是一个历史的凭证并具有工作查考的作用。传统的纸质档案具有原始性、真实性、完整性、安全性的特点。电子档案则是计算机信息技术发展的产物,如今电子文件相对纸质档案来说都发生了巨大的变化,它大大地提高了一个单位的工作效率,而传统的纸质与电子文件的归档模式给档案管理人员和设计人员带来一定的困难,也制约着档案管理的现代化发展。如今在各铁路设计单位使用绘图产生了大量的CAD     

电子文件真实性的安全保障

电子档案的真实性是电子档案价值属性的体现,是保证社会历史真实原貌的重要依据,是档案管理现代化必须的安全保障。而电子文件的真实性则是电子档案真实性的前提,如果没有电子文件的真实性,电子档案就会失去作为凭证和参考作用的价值,所形成的档案也是无效档案。因此,建立电子文件真实性的安全保障是非常重要的环节。     

唱唱反调——试论高校档案的电子化管理应该缓行

一、电子档案的真实性和原始性问题 档案的基本特征是原始性、真实性.而电子档案恰恰有可能不具有这两个特征.     

认知与保障：档案学语境下的“真实性”研究

本文从认知与保障两个角度,结合档案、口述档案与电子文件三个研究对象,梳理我国档案学语境下的“真实性”论题演进脉络。研究发现：在真实性认知方面,档案真实性争鸣由档案学视角转向多学科视角,口述档案真实性论争由国外争论引介演变为国内真伪之争,电子文件真实性讨论由替换传统档案原始性到对接电子证据真实性;在真实性保障方面,档案真伪鉴辨由经验鉴定法发展至多元鉴定方法与技术,口述档案真实性保障由整体性探索走向精细化分析,电子文件真实性保障从探索到发展再到创新性突破。进而提出以下研究展望：构建档案学语境下的真实性概念体系;拓展新型档案管理对象真实性保障研究;重视档案真实性保障过程中的伦理问题。     

电子文件的法律认可问题

电子档案的法律认可问题是关系到档案管理现代化能否顺利实现的关键所在,要使电子档案与纸质档案一样享有同等法律地位,从理论上讲是完全可能的.只有在保证了电子档案的原始性、完整性、真实性、稳定性的前提下,对其法律地位的认可才能真正实现,当然还要依靠更加严格的技术措施.     

唱唱反调—试论高校档案的电子化管理应该缓行

一、电子档案的真实性和原始性问题 档案的基本特征是原始性、真实性。而电子档案恰恰有可能不具有这两个特征。其理由是：电子档案的信息可以反复修改，可以任意覆盖，可以无限复制，可以任意篡改而不留痕迹。这样一来，电子档案的信息就容易改变、容易丢失，电子档案的原始性难以确认、电子档案的真实性难以判断和检查。     

档案管理现代化的障碍

现代办公自动化系统的应用引发了档案管理对象的变革，与以往传统档案管理中以纸质材料为主不同的，是新载体档案的出现，比如OA、E—MAIL、CAD和CAM产生的电子文件而形成电子档案。正因这些新类型档案出现的缘故，在现代档案管理中增加了对这些档案的原始性、证据性问题的争论。原始性和证据性是     

电子文件对档案管理的挑战

目前,电子文件的管理已成为档案界关注的焦点,这是档案管理改革的一大动力,它将给档案管理学的内容增加新鲜血液,同时也向传统的档案管理提出了挑战。电子文件的迅猛发展,给一些单位的档案人员带来“困惑”。其中有电子文件对设备的依赖性问题(计算机不断更新换代,现存版本若干年后无合适的读取设备)也有档案的所有权问题(因文件共享、网上服务,给借阅收集、利用工作带来挑战)。电子文件的易更改性,令一些单位防范保密措施滞后。因对电子文件的更改可以不留任何痕迹,这就容易失去档案的原始性、真实性;由于窃密、“入侵”手段更加隐蔽、更加…     

重新认识电子档案原始性与真实性的关系

档案的真实性与原始记录性关系密切,传统档案管理中我们可以通过维护档案的原始性而保证其真实性,电子档案则不同,管理的重心在于保证其真实性。     

电子文件原始性的认定及管理初探

档案是真实的历史记录,具有证实历史的效用,这就是档案的＂原始性＂。电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且也容易失去固定的形式,便于修改、便于拷贝。维护电子文件原始性、真实性的管理措施,主要应包括以下几个方面：     

电子文件对档案管理工作的影响及对策

电子文件具有载体非直读性、依赖于系统和设备、可与载体分离、易修改和复制等特点。在档案管理中,电子文件与纸质档案相比,不仅归档与立卷可随时进行,而且可以重复,用户可根据自身需要对相关信息数据进行修改与补充。加强电子文件档案的管理,一是从技术上加强原始信息的保护;二是定期进行复制,防止信息损失;三是建立健全管理制度,保障信息数据的原始性和真实性;四是继续实行电子文件与纸质文件双套归档;五是加强安全体系建设,不断提高管理人员的业务技能与安全意识。     

谈卫生监督电子档案的原始性界定

电子档案原始性如何认定,一直是档案界争论的热门话题.有人认为,在网络环境下,电子文件易更改、原件不易分辨,相应地,电子档案的原始性及凭证作用也会发生变化.本文试就卫生监督电子档案的原始性界定问题谈几点认识.     

电子文件管理应注意的几个问题

随着科技的迅猛发展,人们办公基本实现了自动化,但是许多办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与,电子文件从生成到归档存在着许多问题。要实现电子文件的有效管理,须从以下几方面着手。1.完善法制建设,建立一套完善的电子文件管理法制体系。档案管理部门要在把握电子文件和电子档案特性的基础上,通过立法、行政手段,建立和完善各项规章制度,在工作中严格执行,把好电子文件的形成、鉴定到保管、利用等每个环节,做到责任到人,互相制约,进行有效的监督,以确保电子档案的原始性和真实性。目前,国家科委和国家档案局已制定了《CAD电子文件…     

如何解决电子文件归档问题

随着信息技术的发展,电子文件生成的数量日益增多,而多数档案工作者对其特性还比较陌生.为了解决电子文件归档问题,<档案学通讯>1999年第5期发表邱晓威、孙淑扬合写的文章,提出了如下措施:1.进一步研究各类电子文件的特性,对其从生成机制到归档保存的一系列环节进行分析;在此基础上,从档案管理角度提出确保其真实性、原始性和安全性等方面的技术措施.     

电子政务环境下数字档案登记备份体系的构建研究

电子政务的发展伴随着大量电子文件和数字档案的产生,由于电子文件本身具有可变性等特点使其原始性、真实性受到挑战.利用现代信息技术对电子文件和数字档案进行登记认证和数字备份是维护档案凭证价值和法律效力的有效措施.笔者在阐述国外档案登记备份工作实践的基础上,分析了我国数字档案登记备份工作开展的背景,提出了我国数字档案登记备份体系的构建要素.     

新时期电子档案管理工作浅谈

电子档案中的数字信息可以不留任何痕迹地被修改。这样从电子文件到电子档案的多个步骤和处理过程中,档案管理部门要进行全过程监督和指导,不仅保证数字信息的可存性,更要确保被存取信息的真实性随着计算机技术在档案管理领域应用的进一步普及,形成了大量的电子档案,电子档案的特性决定了其管理的复杂性、艰巨性。一、电子档案的保管档案管理部门在管理电子档案时必然遇到电子档案载体的寿命问题、电子档案所依赖的计算机软硬件技术更新问题、电子档案真实性的维护等问题。     

电子文件真实性保障技术及其实现策略

本文以电子文件和纸质档案的对比为切口,比较“真实性”与“原始性”“可靠性”,厘定出电子文件“真实性”的核心要义,即电子文件运行中来源和过程真实。其次,从微观上电子文件自身特性、中观上电子文件对系统的依赖性以及宏观上网络空间等环境复杂性三个维度对威胁电子文件真实性的因素进行分析。再次,从电子文件自身、外部、真实性、背景控制等角度对真实性保障的具体技术进行分析。在此基础上,从完善真实性技术规范的标准保障、面向电子文件全程真实的程序保障、支持电子文件真实运行的制度保障、加强真实性技术实现的服务保障四个方面阐述实现电子文件真实性保障技术的策略支持。