《归档文件整理规则》在高校的实践

《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)推出的归档文件整理程序,不仅步骤简化,效率提高而且易于掌握,受到了广大档案人员的欢迎。笔者就《规则》在高校档案整理中的实施与同行共同探讨。一、整理程序的具体操作方法1、文件的装订“件”是归档文件的整理单位,根据《规则》规定,我们一般的做法是:以自然件为一件,文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文两者合而为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文是否为一件,视具体情况而定。书本式文件一本为一件。有些关联性强,实体不宜分散的散件,也可视具体情况…     

归档文件整理中是“件”当家还是“卷”当家

<正>一、何谓"件"?《规则》明确指出件是归档文件的整理单位。那么,什么样的公文才能构成一件呢?《规则》给出的解释为:一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册为一件,来文与复文可为一件。件的准确理解和把握并不是一件易事。这里存在几点疑问。1."件"≠"份",以份来定义件不准确。份与件的概念是不同的,不能以份来定义     

谈《归档文件整理规则》在实际工作中的应用

2000年12月6日,中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)正式颁布实施,我们在具体实施的过程中遇到一些应该注意的问题,也产生一些相关的看法。一、对“件”的界定应严格明了“件”,即归档文件的整理单位。对“件”的界定是实施《规则》的首要基础环节,《规则》规定为“一般以每份文件为一件”;文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。从《规则》的宗旨出发,我们理解“自然件”是归档文件整理的基本单位,在实际应用时,应正确把握…     

应该有配套标准

<归档文件整理规则>(以下简称<规则>)的出台,归档文件按卷整理的许多弊端有望通过以件整理的方式予以解决.但是,文件按件整理与传统的立卷归档差异太大,它所带来的影响是非常深刻而全面的.按卷整理尽管有许多无法回避的问题,但各项管理工作都已有其各自的规律与标准,从而保证整体工作的有序化.改为以件为单位整理,从根本上改变了一些传统的标准,就必须对以件为单位进行归档文件整理及归档后管理的规律加以研究,制定相应的标准.否则,将给归档文件的整理和归档后的管理带来一系列的问题.     

“卷”改“件”后应注意的问题

1<归档文件整理规则>.实施后档案管理是以"件"为单位,归档文件是以件号的先后顺序装入档案盒保管,每盒单装有数十件文件.     

《归档文件整理规则》问题解答

如何理解来文与复文可为一件?答：来文和复文从严格意义上讲完全是两个不同责任者产生在两个单位的两个独立文件，应该是各为一件，但由于内容所指的问题相同，又存在着因果的逻辑关系，特别是在利用时往往需要相互印证。在归档文件整理中，绝大部分归档文件是以自然“件”(即单份文件)出现的，而需要重新界定的“件”，是为了方便整理和利用的需要采用的一种补充形式。     

执行《归档文件整理规则》后热点问题的探讨

20 0 1年 1月国家档案局发布和推行了《归档文件整理规则》(以下简称《规则》) ,这是我国档案工作改革的一项重大举措。我们在执行《规则》中受益颇多 ,但也出现一些热点问题 :随着以“件”为单位整理归档文件模式的出现和计算机在档案管理中的应用 ,还要不要保持纸质归档文件之间的有机联系 ?如何理解“办结即归”的归档方式 ?分类是否可以进一步简化 ?是否可以用归档文件信息分类代替或深化实体分类 ?一、关于保持文件之间有机联系的问题随着以“件”为单位整理归档文件模式的出现和计算机在档案管理领域中的应用 ,还要不要在归档文件整理…     

实施《归档文件整理规则》若干问题的思考

为了适应档案管理现代化的需要,提高工作效率,我校在静观众多文书立卷试点改革成功之后,根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(以下简称《规则》),结合我校实际情况,制定了《中国矿业大学文书档案整理规则》。笔者将实施过程中遇到的问题,以及解决这些问题办法略陈于下,以求教于各位同仁。1.“件”的界定问题。全面把握“件”的概念是以“件”为单位进行文书档案整理工作的基础。《规则》中规定:一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(…     

也谈件的定义 ——学习《归档文件整理规则》的一点心得

本文论述公文件的定义和界限 ,阐明件与公文要素的关系 ,件与份的关系 ,件与份的区别 ,件与件的界限 ,以便在归档文件整理中维护文件的原貌 ,为整理工作奠定科学基础     

档案纸质资料编码探索

<正>根据《辽宁省归档文件整理实施细则(试行)》中第七章"归档文件的编号"第三十条中有关页数的规定为"页数:是指每一件归档文件的有效页数。文件中有图文的页面为一页。每件归档文件以原有页码为序;无页码的文件以件为单位,从‘1’开始编制流水页码,正面在文件右上角,背面在文件左上角。"中国船级社在质量管理程序文件WIAR403-2"立卷与归档须知"6.7条中也有类似的规定:"6.7:科技档案页码的编写     

“一文一件”在勘察设计档案管理中的应用

在文书档案工作中,"一文一件"的管理方法已不是什么新鲜事了,国家档案局《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)中也早有规定。具体来说"一文一件"指的是取消"卷"的概念,归档文件以"件"为单位。进行装订、分类、排     

鞍钢改革归档文件整理方法

归档文件整理是档案工作的基础,也是做好档案工作的前提。归档文件整理工作水平决定着档案工作的水平,也制约着档案工作的发展。根据国家档案局《归档文件整理规则》,结合鞍钢实际,从2001年下半年起,鞍钢开始进行归档文件整理方法改革的探索,并从2002年开始在全公司范围内进行归档文件整理方法改革。鞍钢归档文件整理方法的改革是根据鞍钢的实际情况进行的,既以国家档案局的《归档文件整理规则》为依据,又与之相区别,每一个细节都充分考虑鞍钢的实际,反映鞍钢的特点。其具体内容如下:1.装订。归档文件以“件”为单位进行装订,即每份文件为一…     

装订——归档文件整理的基础环节

档案行业标准<归档文件整理规则>最根本的特点,就是以"件"为整理单位,进行文件级整理.归档文件整理按照装订--分类--排列--编号--编目--装盒依次进行.     

装订在立卷方法改革中的定位

我们知道 ,归档文件整理有两种形式的流程 :以卷为单位整理的流程是分类、排列、编页码、编目录 (卷内目录 )、装订、编目 (案卷目录 ) ;正在推行的归档文件整理 ,是以件为单位的整理 ,它包含有装订、分类、排列、编页码、编目、装盒程序。文件也有一个形成过程 ,即拟稿、核稿、签发、打字、校对、油印、分拣、装订、用印等过程。通过比较 ,不难看出在这三个流程中 ,都有一个装订环节。在前两个归档文件整理过程中 ,装订环节均由文书处理部门的文书人员进行具体操作 ,一个是以卷为单位装订 ,另一个则是以件为单位装订 ;后一个文件形成过程中…     

用客观标准取代主观标准——谈《归档文件整理规则》的实施

“件”是文件制发、传递、处理等文件运动中的客观存在形式。而“卷”是为了保管、利用方便,运用“六个特征”组合在一起的一组文件,是人们凭主观经验对文件进行事后加工整理的产物。“件”取代“卷”作为归档文件整理的基本单位,是用客观标准取代主观标准,更符合文件运动的客观规律。《归档文件整理规则》涉及到的归档文件整理的标准共有9个,其中客观标准有5个,主观标准有4个。应尽可能使用客观标准,避免主观因素的干扰。     

文书档案以"件"为单位整理的思考

依据国家档案局 2 0 0 0年 1 2月 6日颁布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 ,山西省档案局根据我省档案工作的实际情况于 2 0 0 2年 3月1 8日颁布了《山西省〈档文件整理规则〉实施细则》。实施细则规定了以“件”为单位归档的原则和方法。它的颁布标志着我省文书档案工作向数字化管理迈上了一个新的台阶 ,同时也是我省文书档案整理工作的一个重大转折。一、以“件”为单位进行文书档案整理是对以“卷”为单位整理档案工作的延续以“件”为单位进行文书档案整理 ,无疑是对传统文书档案工作以“卷”为单位整理的一项重大改…     

实施《规则》，把好“四关”

1把握好“件”的界定关《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)中除规定“自然件”为一件外,还将文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文视为一件,报表、图册、名册为一件,来文与复文为一件。“自然件”是归档文件的基本单位,很好操作掌握。《规则》所指明的以上几种特殊文件组合也应视为一件,因为他们互为因果,具有密不可分的有机联系。应当注意的是,除以上情况外,不可将其他有关联的文件自定为“一件”,如会议文件,典型事件文件等。如把富有关联的同一事由的多份文件视作一件,其实就是随意扩大了“件”的范围,是《…     

档案工作知识问答(四)

(上接第3期)四、怎样选择归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。可以从以下几方面理解:1.围绕本单位的工作特点和主要职能工作中形成的文件作为归档文件的重点。2.办理完毕,即文件的文书处理程序已经完成,涉及相关事由的工作程序已办理完毕。3.应作为文书档案保存的文件。不是所有的文件都是档案,应选择有凭证作用、效益作用、查考利用价值的文件作为归档文件。五、如何掌握归档文件整理的原则与灵活整理原则:遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,…     

机关文书档案整理方法的特点研究

2002年中华人民共和国行业标准《DA／T22—2000归档文件整理规则》由国家档案局发布,《规则》的实施,是我国机关档案丁作改革的一项重要举措。《规则》以“简化整理、深化改革”为宗旨,对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革,推行文件级管理,大幅度简化了整理中的手工操作,适应了档案管理现代化需要。以“件”为单位进行文件整理,是档案工作的一项重大改革,     

在房改档案整理工作中运用有感《规则》

２０００年１２月，国家档案局颁布了中华人民共和国行业标准DA／T２２．２０００《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。《规则》从我国机关档案工作的实际出发，适应档案管理现代化的需要，以“简化整理、深化检索”为宗旨，在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定，对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行改革，提出对归档文件进行文件级整理，推行以“件”为保管单位，从而可实现进行文件级检索。《规则》明显的特点是：化整为零，由卷变为件，在整理方法上具有更多的灵活性。云南省…