美国国家档案馆电子文件的参考服务工作

美国国家档案馆及文件管理部（ＮＡＲＡ）是世界上现有国家档案馆中的重要部门之一,它担负有对于具有长期历史价值的电子文件进行鉴定、登录、保存和提供服务的职责。其下属的电子文件中心则是实现这些档案功能的具体部门。虽然加拿大国家档案馆、纽约州立档案馆及文件管理部也有专门负责电子文件的档案管理的部门,但美国国家档案馆一直从事着有关电子文件的档案管理的研究、评述和具体实施工作,它在这方面积累了３０多年的丰富经验,并对其它档案馆具有借鉴作用。其所属的电子文件中心目前已收有来自政府各分部多达１００个联邦机构的将近２…     

电子文件中心的安全存储体系建设

电子文件中心建设,是新形势下电子文件管理工作在体制、机制上的一个创新。对电子文件的长久保存、集中管理和有效利用是电子文件中心建设的基本要求。只有具备了安全存储能力,档案部门才能真正承担起建立"本地区电子文件中心或电子文件备份中心"的重任。在     

浅谈电子文件的档案化管理

电子文件档案化管理就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术、对电子档案实行文件级的管理。对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应地成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆,相对集中地保存和管理电子文件,为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间,为社会提供真实、准确、快捷的档案信息、服务。电子文件的档案化管理工作有如下几个方面:1、制定电子文件的管理标准根据电子文件的特殊…     

对电子档案长期保存实验室功能的剖析——以台湾地区为例

文章介绍电子档案长期保存实验室建立的背景,通过对台湾地区电子档案长期保存实验室结构及功能的介绍,与电子文件中心进行比较,并提出设立电子档案长期保存实验室对电子文件中心发展的意义.     

从生命周期视角探寻电子文件长期保存的影响因素与对策

电子文件长期保存已成为新时期档案工作的重点工作内容之一.电子文件长期保存不是孤立的,它与电子文件生命周期的各个阶段都具有直接或间接的联系.文章从电子文件生命周期的视角,通过问卷调查方式,具体分析了电子文件生命周期不同阶段影响电子文件长期保存的主要因素;最后以这些主要影响因素为突破口,提出进行长期保存风险防范的思路、路径和方法等建议.     

职业院校如何做好电子档案管理

1从概念出发看职业院校电子档案和电子档案系统 职业院校中,电子文件归档后形成的以电子形式保存和显现的档案即成为电子档案.电子档案系统是基于计算机和信息网络的电子档案收集、储存、展现、检索、处理与服务系统.其实质是将职业院校各项工作中形成的各类有凭证价值和参考价值的电子文件从档案形成部门移交到档案馆(室),经过编研加工,成为社会化档案资源一部分,传承资源,服务社会.     

电子政务环境下的电子文件中心建设

电子政务环境下的电子文件中心,是档案部门充分利用电子政务平台上丰富的信息资源所建立的一个面向本地区党和政府各级领导和工作人员的服务系统,它将电子政务平台上流转的所有文件加以接收、整理、审核和发布,是档案部门服务党和政府工作、拓展政务信息工作的一个新举措。近年来,常州市档案部门通过积极的探索与尝试,在此方面取得了一些成功的经验。本文结合常州市电子文件中心建设情况,就电子政务环境下的电子文件中心建设构架、功能、要求及发展方向等作一粗略探讨。     

区域性高校电子文件中心建设研究

电子文件自身特性决定了其存在较其他传统存贮介质更不稳定、更容易损坏的风险,为此,有必要对电子文件实施专门管理.一、高校电子文件管理工作现状据调查,河南省高校2002年"档案部门计算机装备率为90%,产生的电子文件数量在10个GB左右,建有档案数据库的只占8.7%,有3%的单位保存有电子文件,类型只有文本型.     

解决电子文件长期保存格式问题的措施

专门格式的电子文件由于格式不兼容、算法不公开给电子文件的长期保存带来了难题,档案界、IT企业和相关的数字资源管理专家们经研究提出了适合电子文件长期保存格式的相关标准,明确了档案部门对电子文件长期保存格式的需求。本文从技术和管理两个层面提出了电子文件长期保存格式难题的破解之道。     

业务管理信息系统使用及电子文件管理情况调查

调查发现,业务管理信息系统的普遍使用,业务管理信息系统多样化与档案人熟悉系统数量有限形成的反差,非文本电子文件种类与数量的激增和电子文件多头管理短期内难有改变,均增加了电子统一管理的难度,对档案人的信息化素养提出了更高要求.因此,应当开展调查或建立年报制度;进行必要的通用业务信息系统培训;推行形成部门保存电子文件,业务信息系统信息档案化管理;尝试在信息中心等业务信息系统集中管理与维护机构建立电子文件管理中心的对策.     

档案与电子文件登记备份中心的建设要求

2009年底,省委办公厅、省政府办公厅下发<关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知>(浙委办[2009]140号,以下简称<通知>),明确由县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和档案进行登记,并由同级国家综合档案馆对经过登记的电子文件和档案进行数据备份.同时要求从2010年开始,力争到"十二五"规划末期,在省、市、县三级国家综合档案馆建立档案与电子文件登记备份中心.     

浅谈电子文件的管理与归档

目前,我国大部分机关将电子文件转换成纸质文件,经正式签署后归档保存,原电子文件保存在各形成部门,没有归档,处于分散保存状态。也有一些单位将归档纸质文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门,这两种做法都有明显的缺焰。机构内部各部门或文件形成者个人主要看重的是电子文件在处理现行事务当中的作用,由他们自行管理电子文件往往出现短期行为,而且管理不规范,做法不统     

影响电子文件管理系统开发成败的因素

本文所指的电子文件管理系统是以信息技术为支持,能够对机构内产生的电子文件、档案部门保存的具有电子档案进行严谨完善的管理,保证电子文件的行政有效性和法律证据性的计算机软、硬件系统,尤其是指相应的软件程序.     

对档案登记备份制度的几点法律思考

2009年底,中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府印发了<关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知>.根据该规定,"县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证,并有同级国家综合档案馆对经过认证的电子文件和数字档案进行数据备份".据此,浙江省档案局制定了<全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案>.     

如何针对电子文件的特性进行规范化管理

随着办公自动化的深入发展,各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮年和多媒体等电子文件.如何切寮有效地把这些电了文件保存下来,使其转化为电子档案信息是广大档案工作者目前需要解决的问题.     

电子文件档案化管理的思考

随着电子信息技术产业的快速发展,过去用纸墨、照相等形成和传递的办公文件、图书、图纸、文献等资料都可以用电子计算机代替,因此也产生了电子公文、电子图书、电子图纸等大量的电子文献资料.在档案管理中,具有档案保存价值的电子文件,必须归档保护.电子文件归档后,即形成电子档案,并由档案部门管理保存. 一、加强电子文件档案化的管理 鉴于电子文件对设备的依赖性,电子文件载体的非直读性及电子信息与载体的易分离特点,决定其在保管、管理、维护方面的复杂性.如何确保电子档案的安全及便于利用是档案管理工作必须解决的问题.     

浅谈电子档案的管理

随着计算机和信息技术的发展 ,各部门形成的电子文件越来越多。电子文件 ,基本包括图像文件、图形文件、数据文件、文本文件、计算机程序、影像文件、声音文件、多媒体文件等几种类型。电子文件归档后形成电子档案 ,电子档案不同于纸质档案 ,需要依据其特性进行保存与维护 ,以确保其安全可靠和长期地处于可理解、可准确提供利用的状态。一、电子档案的保管电子档案同纸质档案相比较 ,档案保管主要是针对电子档案的物质形态开展的 ,主要有以下几个方面 :保证电子档案存在和显示的技术环境 ;保证电子档案存储介质的存放条件 ;按规定及时检测电…     

美国国家电子文件档案馆建设的功能需求研究及其启示

2005年8月,美国国家档案馆正式宣布由美国著名的军工企业洛克希德马丁计算机公司承担开发美国国家档案馆的电子文件档案馆系统,以更有效地保证电子文件的真实性、可靠性和凭证性,应对电子文件所带来的日益严峻的挑战。一、美国国家档案馆开发“电子文件档案馆”的背景随着人类进入数字化的知识时代,电子文件已经渗透到政府、军事及各个领域,这给档案部门如何长久保存电子文件提出了新的挑战。就美国国家档案馆而言,它所面临的电子文件管理的挑战主要有三方面:第一、收藏的电子文件档案数量巨大。据统计,美国国家档案馆馆藏中仅保存有克林顿…     

电子档案的长期保存

1保证电子档案载体物理上的安全.电子文件是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境是很重要的.空气中的灰尘是影响电子档案误码率的一个重要原因之一.     

略论电子档案的特点、收集和管理

电子文件,是指人们在工作中形成的以计算机磁盘、光盘、存储卡等为存储介质的电子文件、照片、数据信息等,需要长期保存的电子文件即为电子档案。电子档案不再是通常的纸质文件,需要借助现代办公设备才能阅读利用,并可以迅速应用、传输和共享,从保管上来说不占面积,一个移动硬盘足以保存大量数据,但在保存手段上需要特别注意,做好保存场地的环境安全和防盗安全等。