国家档案局传真

2019年12月27日,国家档案局批准《商务部机关文书档案保管期限表》《中煤集团总部管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》。2019年12月30日,国家档案局批准同意河南省档案馆加入国际档案理事会东亚地区分会的申请。     

电子文件管理的最新进展——电子文件长期保存格式（PDF）国际标准概述及应用

2005年12月,国际标准化组织正式颁布了《ISO19005-1文件管理—电子文件长期保存格式第一部分PDF的使用(PDF/A-1)》(以下简称《PDF/A-1》国际标准),作为电子文件管理中电子文件长期保存格式最新标准在国际上全面实施。这是电子文件管理领域中最新的重大进展。作为档案长期保存的     

电子文件的归档及其管理方法

自1996年起,我们先后对全市各区、县档案局(馆)、宝钢、市港务局、静安区区属单位共108家,进行了计算机应用和电子文件管理情况的调查,就《电子文件归档及管理方法研究》课题开展研讨工作。本文主要谈谈我们在电子文件归档及管理办法问题上的一些见解。 一、对电子文件等几个概念的重新解释。 欲对电子文件的归档及管理办法进行研究,先必须对有关的概念作一界定。 1.国际档案理事会在档案术语中对电子文件定义     

及时移交 规范接收——《电子档案移交与接收办法》发布

近日,国家档案局印发了《电子档案移交与接收办法》(以下简称《办法》)。《办法》对电子档案移交与接收工作中涉及的单位职责、移交范围、移交时间、移交的基本要求、移交与接收的方式、移交与接收的流程、接收及其保存管理的基本要求等作出了明确规定。该《办法》是2009年两办发布《电子文件管理暂行办法》后,国家行政管理部门就电子文件、电子档案规范化管理制定发布的又一个重要规章,标志着在信息化发展较快的地区,已经产生一定数量电子档案的部门和     

关于电子文件定义的评介

一、档案学领域的电子文件在档案学领域,研究电子文件定义的角度主要有以下几种:1、以文件为属概念。国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/18894-2002)将电子文件定为“在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”①许磊在《电子文件归档及管理方法研究》中认为,……我们进行比较分析将电子文件解释为适合于数字计算机操作、传递和处理的文件。②国际档案理事会电子文件委员会的定义更为简明:“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文…     

档案管理信息化探究

1 档案管理信息化及其内容 档案管理信息化的终极目标是实现信息资源的社会共享.《全国档案事业发展"十五"计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件;加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网络,并入国家信息网.     

国际文件/档案著录标准化前沿与趋势展望——基于国际最新著录标准ICA RiC的研究

文件/档案著录是对文件/档案的一种智能化控制,其标准化对提供高效的知识检索利用服务,乃至智慧档案馆的构建意义重大.论文基于国际档案理事会最新标准《背景中的文件》的研究,对国际文件/档案著录标准化的前沿与趋势进行了展望,并对我国文件/档案著录标准化提出了建议.     

谈电子档案的保护工作

2005年初，省档案局印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》，分别从管理体制和职责、电子文件的收集与归档、电子文件的移交和接收、归档电子文件的保管、归档电子文件的利用及归档电子文件的统计、鉴定和销毁等几方面明确了电子文件的归档与管理工作，具有很强的可操作性，使新兴的电子档案管理工作有章可循。电子文件归档后形成的电子档案的特性不同于传统的纸质档案的特性，决定了其在保存与维护方面的复杂性和特殊性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。     

《现代档案与文件管理必读》引发的思考——关于档案学研究视野与研究方法

联合国教科文组织和国际档案理事会为了促进各成员国的文件与档案管理工作,于1979年发起了一项活动——文件与档案管理规划（RAMP）。《现代档案与文件管理必读》（以下简称《必读》）是文件与档案管理规划的二个重点项目,它由国际卡当案理事会聘清法、美、原联邦德国和荷兰等国的著名档案专家组成的工作组编纂,1985年12月由联合国教科文组织在巴黎出版。中文译本由孙刚、丁志民、方鸣、谢明、杜梅、安小米等译者翻译,于1992年南档案出版社正式出版。     

关于电子文件问题的国际性探索

如今在档案界和文件管理界,关于电子文件的探讨逐渐热闹起来.在一些问题上,如电子文件的定义、电子文件的特性等方面已经达成了共识,但是仍有许多问题还没有形成一致的意见.国内关于电子文件的研究是在全球大背景下进行的,因此了解国际组织对这一全球问题的状况是非常必要的.本文就是从这个角度出发,将国际档案理事会关于这方面的信息作以梳理,期望能为研究电子文件真实性问题作些补充.     

国际档案理事会之新会刊——《逗号》

国际档案理事会自1950年成立以来，主要编辑出版了两种影响力较大的专业杂志。一是Archivum（即《档案》，1951，2000年）；二是Janus（即《护门神》，1983—2000年）。《档案》原是国际档案理事会的会刊，用英语、法语、德语、意大利语和西班牙语五种语言编辑出版。其内容涉及历史档案与现行件管理的各个方面，也包含档案与历史研究的相关问题。每隔四年还有专门的一卷用于编辑出版国际档案大会的所有记录。《护门神》原是国际档案界的“学术喉舌”，主要功能是交流和传播国际档案理事会下属机构以及各成员的论、研究进展和学术观点等等。     

非档案专业开设《电子文件管理》课程的实践与思考

随着我国信息化进程的加快,非档案人员的电子文件管理知识亟待加强,要求高校和档案教育部门联合起来,以档案专业的《电子文件管理》课程为依托,提高在校大学生和非档案人员的电子文件管理知识及其风险意识,顺应社会发展的需求,整合优化电子文件管理体系,实现电子文件管理的质量目标,服务当代经济文化建设,为未来保存完整的机构记忆和社会记忆。     

努力做强服务科学发展的档案事业

2009年年底,浙江省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》,明确由县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和档案进行登记,     

以科学的态度维护电子档案的真实性

随着人类跨入电子信息化时代,如何维护电子档案的真实性,是档案工作者面临的新课题,这就要求我们以科学发展观的态度来解决电子档案形成中所出现的问题。一、电子档案的形成电子档案是在办公自动化的条件下形成的。国际档案理事会电子文件委员会把电子文件看成是一种“通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。”在国际档案理事会制定的档案术语中定义为:“通常以代码形     

国际档案大会关于电子文件的研讨北大核心

20世纪90年代以来,随着计算机技术、信息技术、网络技术等现代科学技术的迅猛发展及其与档案工作的紧密结合,大量电子文件产生。如何开展电子文件管理工作成为世界各国共同面临的重大问题。国际档案大会多次以此为议题展开了深入研讨。研讨简述1988年,第11届国际档案大会以"新型档案材料"为主题,但并未提及"电子文件"这一概念。因此,国际档案大会关于电子文件问题的正式研讨始于1992年第12届国际档案大会,此后的各届大会都从不同角度对电子文件问题进行了探讨,具体情况如表1所示。     

国际档案工作动态

国际档案理事会近日,国际档案理事会在其官方网站上征求2007年Emmett Leahy奖的提名,以奖励对信息和文件管理工作做出突出贡献者。     

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)解读

本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)的内容进行了解读,重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容,并对该标准提出了个人的修改意见.     

国际档案理事会权威对外发布的《档案利用原则》

在刚刚结束的布里斯班第十七届国际档案大会上，由国际档案理事会最佳实践与标准委员会利用工作组起草的《档案利用原则》获得一致通过。该原则旨在为档案工作者提供一个衡量其现行利用政策与实践以及重新制定利用政策时的权威国际基准。文件指明了公众利用档案的权利，也明确了档案工作者提供档案及其信息利用的责任；既适用于政府档案，也适用于非政府档案。     

提高高职院校电子文件归档与管理水平的对策

正近日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称《意见》),该文件的贯彻实施为加强和改进高职院校档案工作提供了重要的依据,也为新形势下提高高职院校电子文件归档与管理水平提供了重要的保障。结合目前高职院校电子文件归档与管理的背景,笔者提出了提高高职院校电子文件归档与管理水平的对策,仅供参考。一、提高高职院校电子文件归档与管理水平的重要性和紧迫性     

论来源原则的发展

来源原则指的是档案馆按照档案的来源进行整理和分类时,要保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不可混淆的整理原则。该原则的核心思想实质上是确立全宗并保持全宗的完整性。国际档案理事会于1984年出版的《档案术语词典》称：“来源原则”是“指同一来源的文件／档案不应与其他任何来源的文件／档案相混淆的基本原则。”根据档案行业标准——档案工作基本术语（DA／T12000）,来源原则是指把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。