谈档案工作的主动服务

提供利用工作有两种方式:第一种是被动服务.即档案人员根据利用者提供的有限线索,利用已有的少数几种检索工具去寻找利用者所需的档案文献.这种服务是档案人员坐等利用上门查档,检索方式是捕捞性的,检索工具也是初级阶段的,如案卷目录、卷内目录、全引目录等,且提供的一般是档案原件.这种服务方式所导致的结果,不仅延长了查找档案的时间,降低了工作效率,而且查全率和查准率都难以提高,档案信息资源也难以被充分开发出来.这不论是对档案人员的工作,还是对查档人员的工作都是一个不小的延误.……     

档案检索心理探析

档案检索是沟通档案管理者与档案利用者之间的桥梁,是实现档案利用的关键步骤,直接决定着档案利用效率.档案检索又是一种信息符号的接收、反馈与转换过程.档案利用者提出的若干查档信息,如年代、文号、作者、问题等.都是查档的信息符号,这些查档符号构成了档案检索途径.     

浅谈档案利用接待人员的角色功能

档案利用接待人员是档案馆服务社会、联系档案利用者的桥梁和纽带，他们的角色功能直接构成档案馆在社会上的形象。笔者认为，档案利用接待人员应具备以下角色功能。一、导读功能导读功能是档案利用接待人员为利用者服务的一种很重要的方法。接待人员要了解利用者的需求，指导利用者掌握正确的检索查阅方法和阅读、记录、复制档案的规章制度。１帮助利用者使用好包括案卷目录、档案全宗介绍和档案馆指南在内的各种检索工具以及各种与档案有联系的档案二次文献资料。２帮助档案利用者确定档案利用范围。导读不是单独地向利用者提供围绕某…     

围绕利用主题 提供高效服务

提供优质高效的档案利用服务,是档案工作的永恒主题。档案馆要履行公布开放档案的义务,保障利用者利用档案的权利,必须要了解社会需要,了解利用者心理。利用者到档案馆查档案总是希望查找利用的档案资料多,查找检索速度要快、服务质量要好。我们要积极做好档案开放利用工作,为利用者尽可能多地查到所需档案资料。档案馆保管档案的目的就是为了提供利用。档案馆的社会化作用和价值,也只有通过查档利用才能够得到承认和体现。     

我市档案利用工作现状与问题分析

我市档案利用工作现状与问题分析孙燕芝一、档案利用工作的现状１检索工具的编制情况编制检索工具是开展利用工作的前提和基础，利用者在借阅档案时，首先就是要借助各类检索工具找到所需的档案。目前，较为常见的检索工具有案卷目录、全引目录和专题目录，许多已达标单...     

不可忽视档案馆检索工具的编制和使用──从一则报道说起

《每月１００元变成４００元──记一次档案查阅服务》（《中国档案报》第２７６期）,是说档案人员怀着“一颗热诚之心”,用娴熟的技能提供档案,为利用者排忧解难而受到利用者感谢的事,用意自然是好的。但读后却是另一种感觉：服务精神可嘉,档案无目可查。看来,时至今日,档案部门一遇到利用需要,那种盲目翻腾,靠碰运气的境况依然存在,令人尴尬。一、查档过程案卷搬家。档案人员查阅档案不先看检索工具,而是直接进库抱卷。报道说档案人员“奔库房抱出１９５８至１９６０年的文书档案数卷,一一翻阅”,没有结果。下午工作人员“提…     

档案利用登记表应归档保存

档案利用登记表由利用者情况(姓名、职务、工作单位)、查档情况(查阅范围、利用目的、调卷情况、复制、摘抄情况)、利用效果等内容构成。它既是档案机构记录、掌握档案提供利用情况的一种工具，又是档案机构向利用者提供档案时履行交接手续的一……     

闸北区档案馆向社会推出七项服务新举措

日前．闸北区档案馆公开向社会推出七项服务新举措：1、提供预约查档。利用者可通过《上海闸北档案信息网》、电话向档案馆提出预约调卷服务申请；2、提供电函查档。利用者可通过电话、信函、传真、馆长信箱等形式提出代为查询有关档案申请；3、提供送档上门。本市孤寡老人、重残人员通过电话等形式提出查档申请．对于符合查档条件的利用者，工作人员将上门送档案复印件并办理查档手续；     

全引目录的使用和体会

随着四化建设的发展,档案利用日趋频繁,这就要求档案部门提供满足利用者不同需要的检索工具,以及时、准确调阅案卷.我局档案科在原有案卷目录的基础上,从一九六九年开始使用全引目录.全引目录     

山西省档案馆查档规律分析

利用工作是档案工作的中心环节和最终目的 ,是联系档案馆与广大利用者的纽带桥梁。利用工作的好坏 ,是衡量一个档案馆的馆藏质量、门类体系、管理水平、服务方式的重要标尺。因此 ,做好利用工作 ,满足不同利用者的需求 ,掌握用户的查档规律 ,对于加快经济建设和发展先进文化事业 ,都有极其深远的意义。笔者对山西省档案馆 1 999-2 0 0 1年的查档利用情况进行了统计 ,通过分析比较 ,从中发现了一些规律性的东西。一、档案资料的利用统计三年来 ,省档案馆一共接待了 75 7个单位的查档利用者计 2 75 9人次 ,一共提供各类档案资料 1 75 0 4卷册 …     

开拓创新 努力提升档案利用服务水平

为党和国家的各项事业、为广大人民群众提供优质档案服务,这是档案工作的永恒主题,是档案工作长久发展的动力。目前,利用者查档范围越来越广,查阅内容日趋深入,查档要求越来越高,在这样的形势下如何更好地为利用者提供档案。满足查阅需求是利用部门亟需解决的问题。现结合：亡作实际,就如何转变观念,开拓创新,提升档案利用服务工作水平谈谈自己的一些看法。     

代办查档好处多

代办查档,就是档案室受档案利用者的委托,根据利用者利用档案的目的和要求,帮助利用者进行查阅、摘抄或复印档案,最终使利用者获得所需档案的一种利用工作形式.     

文书档案专题目录的编制

检索工具的作用是向利用者提供查找档案的线索,供利用者了解和查寻档案,以解决实际问题.利用者的需求角度是不同的,基层档案室仅靠案卷目录"一本账"查起来往往很费事.     

为利用者提供专业的档案信息服务

档案馆面向社会，服务公众，最关键的不仅是提供尽可能多的信息，而是如何对档案信息进行恰当的处理，使其顺应社会需求变化．从不同的角度和层次，给利用者提供所需的专业服务。档案专题目录便是按照特定专题．以一定的次序编排而成的一种目录。作为重要的检索工具之一，它也是公共档案信息资源共建共享的一种途径。     

档案利用工作中保密与开放的关系

在档案利用工作中,保密与开放的关系最为难以把握和处理.一方面,利用者总是希望自己的查档需求能够得到最大限度的、甚至是完全的满足;另一方面,工作人员则必须在严格遵守限制利用的有关规定的前提下开展服务工作.     

抓好民生档案工作 关注百姓利益

近年来,金山区档案局馆从关心百姓最切身的利益出发,抓民生档案工作。一是搞好文明窗口建设,热情接待查档利用者,为利用者提供优质的服务。2007年全年接待查档3787人次;查阅档案     

城建档案信息的开发

要开发城建档案资源,必须努力变静态贮存为动态信息,变被动服务为主动提供利用,由封闭型转变为开放型,在开发利用的广度和深度上下功夫.利用工作是城建档案从档案馆走向社会的桥梁,是城建档案直接和利用者发生关系的纽带,利用工作的基本内容为三个方面:一是提供各种形式的检索工具,为利用城建档案创造条件.二是根据馆藏档案编制参考资料,为利用者提供查阅档案的信息.     

改进档案管理中检索问题的相关探讨

在档案馆查阅档案的过程中,一是依靠档案工作人员,二就必须借用检索工具。检索工具的便利与否,在很大程度上决定了利用者使用档案的效率。档案检索是指根据利用者的特定要求,对档案进行查找和利用的工作。电脑检索具有快速、高效、节省人力等特点。而检索工具是揭示馆藏档案内容成分、介绍馆藏情况的一种介绍性和指引性的工具,通过它利用者可以了解自己所需档案信息的线索。     

档案检索工具存在的问题及对策

档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段,是管理和利用档案的工具.当前检索工具主要存在以下问题. 1.检索工具的类型不完整、不系统、不配套,不能全方位、多渠道、深层次地检索档案.以我馆现有的检索工具为例,只有案卷目录是系统、完整的,囊括了所有全宗的所有年代.案卷目录作为著录档案案卷内容和成分的目录,固然是一种最基本的档案检索工具,但由于它著录的内容笼统、成分混杂、不能全面、细致地反映出全宗内所有档案的情况,因此在使用过程中出现的弊病很多,如:漏检、错检或因怕遗漏而导致调卷过多等等.其他几种检索工具的编制也不很理想,如:现行档案的全引目录不是所有全宗都有,只是部分全宗的部分年代才有;专题目录的种类极少,选题上多偏重于量少易搞,实用价值很低,也缺乏连续性;重要文件目录和部分文件分类目录的编制,带有许多人为随意性,不能尽收同一全宗的所有文件等等.这样一些看似种类繁多,却样样都不全面的检索工具拼凑在一起,难以起到依赖和互补的作用.     

加强馆藏建设，开发信息资源，做好档案服务利用工作

档案服务利用工作是档案馆的中心工作,也是档案馆法定的职能。如何做好档案服务利用工作,其中一个重要方面就是要加强馆藏建设,丰富馆藏内容,优化馆藏结构,最大限度地延长档案寿命。同时,还要积极开发档案信息资源,广辟利用途径,更新服务手段,以灵活多样的方式方便查档、用档,最大限度地满足广大利用者对馆藏档案史料的需求。