“档案形成在前”说对电子档案管理的启示——再论档案形成在前

本文认为电子档案与电子文件是有区别的,一是电子档案形成在前.是电子文件的前身,电子文件是电子档案的复制件:二是电子档案是记忆工具,电子文件是办事工具.还认为"前端控制"、"全程管理"、"档案化管理"、电子文件生命周期理论、文件连续体理论等都有局限,应该在"档案形成在前"的观点下实行电子档案全程管理.     

档案信息化建设初探

一、纸质档案与数字档案的区别传统的纸质文件与电子文件既有许多共性,也存在一定的差异。电子文件的产生、形成、归档及传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的技术、     

文件转化为档案的三个条件在电子时代的适用性

电子时代的来临,使电子文件与电子档案极有可能成为社会文件、档案的主导形态。明确认识电子文件转化为电子档案的条件,就可以辨别二者的重要区别与联系,有利于了解电子档案的形成规律,有助于完整地收集电子档案、科学地鉴定档案价值、自觉做好档案工作。因此,本文尝试性地探讨了电子文件向电子档案转化的条件问题,得出传统的文件转化为档案的三个条件在电子时代依然适用的结论。     

电子档案与纸质档案在档案管理与利用中的区别

一、电子档案与纸质档案在档案管理中的区别传统的纸质档案在形成过程中,首先是对归档的文件进行档案编目,包括档案著录、标引和组织、编织目录的工作,其主要目的是为档案保管和提供利用。而电子文件它是在数字设备及环境中完成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机设备阅     

从元数据与文件的关系准确认识电子档案的形成规律

文件与档案的形成规律历来是中外档案学研究中一个不可忽视的重要问题,电子文件或电子档案的形成规律同样如此.在我国传统档案学理论中,我们常说,(现行)文件是档案的前身,档案是(现行)文件的归宿,档案是由完成现行使命后的文件经归档转化而来;就单份文件而言,档案与(现行)文件虽然处于不同的运动阶段,呈现出不同的价值形态,但作为客观存在,它们却拥有相同的物质、相同的表象和相同的信息内容.对此,我国档案学界观点基本一致.而在电子档案的形成规律问题上,我国档案学界却有着一定的不同认识.     

电子档案、电子文件和电子数据

明确清晰的概念是构建理论大厦的基石,是实践工作的航标,但国际档案界尚未对“文件”和“档案”达成共识,新的名词又随着信息技术的发展接踵而来。电子档案(electronic records)、电子文件(electronic documents)和电子数据(data)这三个词的使用率与人们对其理解的准确度显然是不成比例的,因此有必要对这三个概念进行系统的阐释。本文认为电子档案所具有的原始性和证据性,是和电子文件相区别的主要特征,从而揭示出在一个更广泛的电子档案管理战略的理性框架内如何正确使用电子文件管理工具,实现电子档案的前端控制;作者将数据管理和数据控制从电子文件管理和电子档案管理中区分出来,并试图在电子文件管理战略中重新认识它们。     

电子文件归档管理的六点要求

于瑛甫在<陕西档案>2005年第6期上撰文,总结了电子公文归档管理的六点要求.1、电子文件产生的单位、电子政务管理部门与档案部门应形成对电子文件从始至终、共同参与、分段管理、文档一体化的管理模式.电子文件的生成、运行与归档应由文件形成单位和电子政务管理部门主要负责;电子文件的保管与利用由档案人员与档案部门主要负责.     

电子文件的归档

传统的档案管理模式将“归档”看成是文件和档案的分界线,而现代化的管理模式则表现为,文件和档案可以同时产生。由于“实时管理”将档案管理工作渗透到文件管理工作之中,对电子文件与纸质文件实时归档管理,使档案管理者于文件的形成阶段即介入管理,实现了对电子文件的前端控制和全程管理。“文件”和“档案”是两个相对独立的管理系统,但它们之间又是存在着不可分割的关联的。实时管理,能实现文件与档案在数据资源共享     

浅析电子文件档案化管理

随着办公自动化、标准化、网络化的渐趋完善,产生了大量的电子文件。虽然从电子文件形成的过程和特点看．电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段,并且根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段（归档）仍由档案部门集中统一管理。传统的档案管理方式和方法已经无法适应电子文件的管理需要。因此,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。     

务实传统的档案工作

文章论述了传统的纸质和声像档案的优势。认为在目前条件下,我国档案界对电子文件、电子档案的过热现象应适度降温。因为,在相当长的时间内传统的工作仍将占主导地位,与电子档案工作并存的时间将更长。目前不家盲目提倡实现双轨制,对绝大部分单位来说,要务实传统的档案工作,也可根据实际需要,归档少部分的电子文件;少数办自动化先进单位,主要是积累电子和管理的经验,但重要的电子文件仍应形成传统的纸质文件归档。     

谈电子档案的保护工作

2005年初，省档案局印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》，分别从管理体制和职责、电子文件的收集与归档、电子文件的移交和接收、归档电子文件的保管、归档电子文件的利用及归档电子文件的统计、鉴定和销毁等几方面明确了电子文件的归档与管理工作，具有很强的可操作性，使新兴的电子档案管理工作有章可循。电子文件归档后形成的电子档案的特性不同于传统的纸质档案的特性，决定了其在保存与维护方面的复杂性和特殊性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。     

探索电子文件归档规律为企业发展提供有效服务

信息技术的广泛应用，革新了传统档案的形成、积累、管理和利用。随着现代办公技术和自动化程度的不断发展，在日常工作及公务活动中产生大量电子文件与纸质文件汇成了浩大的档案信息流，并将在相当时间内长期共存。如何更好的进行电子文件归档、管理，使之及时有效地服务于企业各项工作，这是档案工作面临的历史性变革的重大课题。本文根据工作实践就电子文件的归档和提高档案利用进行一些探索。     

电子政务系统中的档案管理：问题与思考

本文从理论联系实际的角度出发,对电子政务系统中档案管理的六个核心问题进行再思考。首先,提出应结合我国本土的工作实际,明晰电子文件、电子档案的概念及其与“documents”、“records”等词的对应关系;其次,将“归档”分为预归档和正式归档两个步骤,并明确电子档案管理实际工作以归档为逻辑起点;再次,指出全程管理与前端控制理论在实践中难以实现,档案部门应明确自身在电子文件与档案管理全流程中的定位;具体地,本文又从电子档案的真实性与长期保存两个方面对档案部门的职责角色与工作原则进行深入分析,提出对电子文件的真实性应有所包容,对电子档案的真实性及其长期保存则要实行维护性管理;最后,通过对电子档案双套制、双轨制的现状、根源与趋势进行分析,提出应加快推动我国电子档案管理单轨化。     

档案创新的几个方面

1在档案管理理论方面传统的纸质档案强调原件才具有法律的凭证作用,而电子档案由于技术原因,强调原件就毫无意义,那它的法律凭证作用靠什么来体现?传统的档案管理模式强调集中管理,而电子档案是集中保管好?还是设立虚拟档案馆由电子文件产生单位保管好?2管理技术和方法方面传统的档案完全可以不管文件的形成、承办过程中的具体情况,只要对具有长期保存价值的文件,在它完成文件阶段的使命后,对其收集、整理、归档、保存就行了,但电子文件的归档必须在文件的设计和形成阶段,档案人员就要进行指导,承办过程中档案人员要参与对其管理并进行监督,…     

电子文件与纸质档案著录项目的区别及其成因

本文通过对比目前国内外普遍参考或采用的电子文件著录项目和纸质档案著录项目,总结两者的不同之处,并提出这种区别是由电子文件自身特点以及电子文件的管理要求引起的.     

文件转化为档案的三个条件是否仍然适用--电子档案形成规律研究之一

档案形成规律是档案学基础理论的重要研究内容之一,何嘉荪、潘连根在《档案学基础理论研究发展的正确道路》一文中就高度地评价了它的理论意义,认为该理论的提出是中国档案学基础理论研究走向成熟的标志,是中国档案学基础理论研究历史上的一座里程碑.在这篇文章中,两位学者也指出了档案形成规律的所包括的一些重要内容:文件向档案转化的条件、档案形成规律与全宗理论的关系、档案发挥作用的规律等.[1]笔者通过文献调查,发现对于档案形成规律,许多档案学者都曾撰文论述,但总的来说,主要是集中于对传统载体档案形成规律的相关问题进行探讨,而研究电子档案形成规律的很少.与传统载体文件(档案)相比,电子文件(档案)有着许多不同特点,那么,原有的理论描述是否也同样适用于电子文件?电子文件转化为电子档案有些什么样的特殊性呢?笔者以为,对电子档案形成规律的研究有着十分重要的意义.而"明确认识文件转化为档案的条件,就可以弄清档案与文件的重要区别与联系,就会懂得档案的形成规律,有助于完整的收集档案,科学地鉴定档案价值,自觉做好档案工作."[2]因此,本文拟对传统文件转化为档案的三个条件是否仍然适用于电子文件的转化进行相关探讨,以求教于方家.     

关于国土业务档案数字化建设的思考

数字与信息技术的高速发展以及数字档案馆理论和实践的不断进步,为档案的信息化管理工作提供了基础性的技术支撑。电子档案作为一种新的档案存在形态,凭借其实时性、方便性等诸多优点,越来越受到档案部门的青睐,各级部门对档案数字化建设也越来越重视。随着国土部门在办理业务过程中形成的电子文件日益增多,加强国土业务档案数字化建设愈发重要与迫切。一、国土业务档案现状国土资源档案是在国土管理业务工作中形成的有永久保存价     

对《“档案形成在前”说对电子档案管理的启示》的几点异议

2007年《档案管理》第3期刊登了刘东斌先生《"档案形成在前"说对电子档案管理的启示》一文。本文针对该文的有关观点提出几点异议,具体围绕电子文件与电子档案的区别与联系问题展开论述。     

浅谈电子档案的管理

随着计算机和信息技术的发展 ,各部门形成的电子文件越来越多。电子文件 ,基本包括图像文件、图形文件、数据文件、文本文件、计算机程序、影像文件、声音文件、多媒体文件等几种类型。电子文件归档后形成电子档案 ,电子档案不同于纸质档案 ,需要依据其特性进行保存与维护 ,以确保其安全可靠和长期地处于可理解、可准确提供利用的状态。一、电子档案的保管电子档案同纸质档案相比较 ,档案保管主要是针对电子档案的物质形态开展的 ,主要有以下几个方面 :保证电子档案存在和显示的技术环境 ;保证电子档案存储介质的存放条件 ;按规定及时检测电…     

认识电子档案的形成规律

本文讨论电子文件向电子档案转化过程中的特殊规律。提出：完整意义上的电子档案应当包括归档电子文件和元数据两部分；电子文件转化为电子档案不是单一的不可逆的线性过程，也没有明确的标志。以此为指导，电子档案管理工作应在电子文件形成时期已经开始，贯穿于文件向档案转化的全过程，并以元数据为管理重点。