浅议CAD电子文件的特点及收集归档方法

随着办公自动化和CAD计算机设计的普及,目前CAD设计在工业、农业、基本建设、高科技领域已广泛运用,尤其在工程设计活动中的普及率及覆盖率已接近100%。但CAD电子文件归档的步伐并没有切实地跟上CAD设计的发展速度,一方面有的单位虽然CAD绘图率早就达到了100%,但尚未建立起较完整的图档管理系统,电子文件处于一种无人管理,无从利用的状态;另一方面有些单位虽然引进或开发了图档管理软件,但由于软件不符合单位工作现状或人员管理不善,也没有发挥其应有的作用。电子档案落后于电子文件的发展原因很多,其中收集工作不到位是制约CAD电子文件转变为电子档案的瓶颈。     

如何做好CAD电子文件的归档管理

自从美国Autodosk公司于1982年推出通用的微机绘图和设计软件包以来，CAD即计算机辅助设计技术已得到广泛应用，特别是近年来，我国大多数设计单位建立了计算机局域网，CAD出图率已接近100％，设计的完全计算机化，使设计人员的工作效率得到大辐度提高，由此产生了大量的CAD电子文件，如何将CAD电子文件归档管理，已成为设计单位档案部门急需解决的一个现实问题。     

浅谈做好电子文件管理工作的对策

电子计算机技术和网络技术的迅猛发展,使电子文件生成和运作的网络环境已初具规模,电子文件、CAD文件、CAM文件随纸质档案一起涌向档案管理部门。这样就给我们档案工作者带来了新的课题、新的技术挑战——电子文件、电子档案的收集和管理。就这一问题笔者谈几点粗浅的看法。 1、建立健全各项规章制度,使电子文件管理工作有章可循。它包括:电子文件的收集范围、归档办法、分类编号办法、保管、利用等规定,做到集中统一管理,并使纸质档案与电子文件有机地结合起来,使电子文件收集、管理工作有章可循。 2、完善档案管理软件,使档案管理软件…     

CAD电子文件归档路径优化研究

档案治理环境下,CAD电子文件归档管理要求我们进行重新思考和定位。通过深入探究企业事业单位对电子文件归档管理现状,对影响CAD电子文件归档质量的突出问题进行了剖析,整理了相关单位在文件范围界定、设计软件更新、归档标准规范、审计系统监控的实践案例,在此基础上,提出CAD电子文件归档关于安全存储、资源开发、利用程序和效果评估管理创新路径。     

关于电子文件收集和利用的实践与思考

做好电子档案的收集工作,进一步增强企业竞争力,是各级各类档案部门的一项重要工作。尤其是设计行业工程施工图设计,用计算机出图,产生了大量的CAD图形文件、Word文件和Excel文件,如何将工程设计中的电子文件及时收集归档,使得档案信息载体由纸质向多样化转变,档案工作方式由管理实体向档案管理虚拟化方向转变,即实行在网络环境下的管理,是档案部门在实际操作中     

谈谈铁岭电厂电子档案管理方法

根据辽宁省电力有限公司《电子档案管理暂行办法》,并参照国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,总结出适合铁岭电厂电子档案管理方法. 一、电子文件的收集、积累 1.电子文件的收集范围.在科研、设计、生产、实验和业务管理活动中形成的可作为档案保存的电子文件及其支持软件,应及时按归档范围收集积累,保证电子档案归档的及时性和完整性.电子档案的归档范围及类型如下:(1)图像文件:由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件.(2)图形文件:由CAD系统生成的二维、三维图形文件.(3)数据文件:各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件.     

浅议电子文件归档与管理

<正>电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。从定义中可以看出,电子文件即包含了与纸质档案对应的文本、图形图像类电子文件,又包含了与声、像档案对应的声音、视频类电子文件,还有传统档案未包含的软件程序及衍生电子文件。在收集与管理过程中应符合电子文件的不同特点。目前,各单位在进行电子文件收集、归档、管理等工作时,由于缺乏可操作性较强的工作规程和软件系统,存在着电子文件收集不系统、不完整的现象,制约了数字档     

电子文件归档的几点思考

对电子文件进行及时的收集和归档并使之得到长期保存,是档案信息化建设的一项重要内容。电子文件的归档,就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上保存。电子文件归档后即形成电子档案。一、电子文件及时收集的必要性从我国现阶段看,电子文件的保留、妥善保护等方面都存在很多问题,会直接影响电子文件的归档质量。主要有以下因素:(1)草稿性电子文件处于“自生自灭”状态。在一些草稿性电子文件中,包含着许多重要的修改过程信息,具有查考价值,应列为归档内容进行保存,不可任其清除。(2)…     

浅谈网络环境下电子文件的管理

一、电子文件的产生和运行过程电子文件的产生和运行都是在单位或部门的办公自动化、电子政务以及其它各种系统中进行的。其产生和运行过程由于各单位的文件运转要求不同而不尽相同,但是和纸质文件一样,有一个基本的程序,一般都分发文和收文两大类。目前,很多单位的办公自动化系统设计之初没有档案工作者参与,或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见,使得电子文件从生成到归档在管理方法和制度上存在不少问题。如一些单位的电子文件在批办过程中管理较严密,而归档后则管理不严,存在被删改的可能;在多数单位,电子文件处于文秘部门和档案部…     

议档案信息化建设的内容

档案信息化是指档案部门运用现代信息技术 ,加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案信息化建设的基本内涵包括 :档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。加强档案信息化建设需要提高档案工作理论化水平 ,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论 ,实现档案信息的社会化服务。当前 ,档案信息化建设主要是要从理论与技术上解决与电子文件管理和纸质档案数字化、档案网站和数字化档案馆建设相关一系列基本问题。一、电子文件管理和纸质档案数字化围绕电子文件管理 ,国内外已经形成了大批理论研究成果 ,国家已颁发了《电子文件归档与管理规范》和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个国家标准。但从目前看 ,不少单位使用的电子文件管理系统功能还不十分完善 ,仍是停留在对文件管理业务流程的简单“模拟”上 ,不少基层档案人员对上述两个国家标准的理解与认识也并没有完全到位 ,一些习惯性与经验性的作法大量存在。因此 ,在档案信息化建设中 ,由各有关专业系统根据本系统的业务特色 ,牵头组织电子文件管理系统的建设和推广应用 ,并进行两个国家标准的宣传普及教育 ,就十分必要。对一些利用频率较高、社会利用面较大和...     

关于CAD电子文件归档管理的探讨

随着计算机辅助设计(CAD)技术的广泛应用,CAD电子文件日益增多,特别是近年来随着计算机网络的建立,CAD出图率已接近100%.如何管理CAD电子文件,已成为一个重要的课题摆在了档案工作者面前.     

利用现代化手段整理文书档案

凡从事过文书档案工作的人，都有这样的感受，那就是文书档案的整理烦琐、重复劳动多、劳动强度大。怎样才能使复杂变简单，沉重变轻松，从而节省时间，提高工作效率呢？答案是利用计算机技术。　　随着计算机和网络技术的发展，电子文件日益增多，虽然在短期内还不能完全取代纸制档案，但其字处理模式却是纸制档案整理、管理及利用工作可以借鉴的。这就是不再人为立卷，文件以件为基本保管单位，编号装盒，并全文扫描入计算机，主要通过计算机进行管理和利用。　　每个单位的文件在阅办前几乎都要进行登记，登记内容一般包括文件责任者、文…     

档案现代化管理面临的挑战──电子文件管理问题

随着办公自动化和CAD计算机设计的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，因此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。对我国档案工作者来说，从现在开始就应该充分重视电子文件及档案的管理问题，否则我们将难以迎接信息技术给我们带来的挑战，难以对付电子文件给我们带来的难题。所谓电子文件，是指其形成和利用均依赖于电子环境和技术的文件。电子文件具有以下特点：1、依赖性与不可识别性：电子文件相对于…     

档案行政执法应增加行政执行措施

在档案执法过程中，常常遇到这样一些问题，使档案行政管理部门束手无策。如有的单位档案不实行集中统一管理；有的单位文件材料收集很不齐全；有的单位文件材料虽然收集起来了，但是多年不予整理。这些问题直接危害档案的齐全完整与安全，有时会给档案工作造成无法弥补的损失。要解决这些问题，按目前《档案法》     

建筑设计部门CAD电子文件的管理与归档

1实施文档一体化管理,加强对CAD电子文件的前端控制由于电子文件和传统的纸质文件形成方式和属性的不同,对电子文件若仍按纸质文件归档时的整理方式进行管理则事倍功半,我们在整理、收集、归档2002年以前的电子文件时深有感触。为此,我们在制定CAD电子文件(即电子版本的工程底图档案)管理归档办法时,引入文档一体化理念,加强对电子文件的前端控制。首先建立了总工负责制的CAD电子文件管理体系。授权档案室对全院各设计人员生成CAD电子文件的全过程进行监管,生产处各项目负责人的设计任务是否彻底完成以档案室签署CAD电子文件归档登记…     

谈电子档案管理问题

一、当前电子档案管理存在的问题 1.电子档案的归档时机相对滞后,导致归档的电子文件的准确性无法保证. 2.电子档案的管理停留在光盘管理的阶段,电子档案信息管理不到位. 3.电子文件的管理不到位.由于设计人员的设计和设计文件的手段的不统一,客观上造成了电子文件的不准确;设计阶段电子文件版次管理不规范,给电子文件的归档准确造成人为的误差.     

档案创新的几个方面

1在档案管理理论方面传统的纸质档案强调原件才具有法律的凭证作用,而电子档案由于技术原因,强调原件就毫无意义,那它的法律凭证作用靠什么来体现?传统的档案管理模式强调集中管理,而电子档案是集中保管好?还是设立虚拟档案馆由电子文件产生单位保管好?2管理技术和方法方面传统的档案完全可以不管文件的形成、承办过程中的具体情况,只要对具有长期保存价值的文件,在它完成文件阶段的使命后,对其收集、整理、归档、保存就行了,但电子文件的归档必须在文件的设计和形成阶段,档案人员就要进行指导,承办过程中档案人员要参与对其管理并进行监督,…     

浅谈铁路工程设计图“双轨制”归档

<正>铁路工程设计图纸是设计人员最终的劳动成果,是一个历史的凭证并具有工作查考的作用。传统的纸质档案具有原始性、真实性、完整性、安全性的特点。电子档案则是计算机信息技术发展的产物,如今电子文件相对纸质档案来说都发生了巨大的变化,它大大地提高了一个单位的工作效率,而传统的纸质与电子文件的归档模式给档案管理人员和设计人员带来一定的困难,也制约着档案管理的现代化发展。如今在各铁路设计单位使用绘图产生了大量的CAD     

电子文件对档案管理的挑战

目前,电子文件的管理已成为档案界关注的焦点,这是档案管理改革的一大动力,它将给档案管理学的内容增加新鲜血液,同时也向传统的档案管理提出了挑战。电子文件的迅猛发展,给一些单位的档案人员带来“困惑”。其中有电子文件对设备的依赖性问题(计算机不断更新换代,现存版本若干年后无合适的读取设备)也有档案的所有权问题(因文件共享、网上服务,给借阅收集、利用工作带来挑战)。电子文件的易更改性,令一些单位防范保密措施滞后。因对电子文件的更改可以不留任何痕迹,这就容易失去档案的原始性、真实性;由于窃密、“入侵”手段更加隐蔽、更加…     

电子档案管理的问题

根据调查,在许多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与,使得电子文件从生成到归档存在着许多问题.例如,一些部门的电子文件存在被删改的可能;新生产的电子文件可以覆盖旧的电子文件;有的未实现脱机保管,一旦系统出现问题,文件可能丢失;有的未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的双套备份制度,甚至采用"无纸"办公,由于电子管理存在隐患,可能造成严重后果.