文件、档案的形成与运动过程浅析

谁都知道文件最终要转化为档案,但是文件如何转化为档案?文件何时转化为档案?本文想就此问题进行简要分析,以探讨文件、档案的形成与运动规律。一、文件是社会实践活动的伴生物:零次性、真实记录性、现行作用性是其主要特征任何社会实践活动都会有很多既定的或随机的事件发生,从而会形成很多份零散的文件,而每一份零散文件都具有明确的目的性和规定性。其中有一些是已经如实地记录了发生在相应活动中的某一点、某一环节或说某一过程的具体事件或事实,比如一些纪实性的新闻照片、录音录像、科研手稿等,它们记录的是一种写实的零次形态的信息;…     

有问有答（9）

■一个单位中 ,档案已经过系统的整理编号 ,如果又发现一些零散文件 ,怎样处理 ?答 :可采取插卷号或续页号的方法进行补救。一般单位是在第二年六月底以前 ,完成上一年度各种文件材料的立卷、编号、编制目录并向档案室移交等工作。但是 ,许多单位在文件材料的形成、积累方面不太规范 ,因而 ,经常是案卷已整理完毕 ,又发现一些零散文件。遇到这种问题时 ,要在尽可能地维持原整理体系的前提下进行补救 ,具体可分以下几种情况 :1、如果零散文件只有几份 ,可采取续页号的方法。即将零散文件按照内容或形式特征将其归并到所属年度有关的案卷中 ,…     

再谈科技档案的收集

档案的收集工作,是科技档案部门按照一定的归档制度和手续,对本单位在生产、建设和科研活动中形成的具有保存价值的科技文件材料,有目的、有计划地进行接收和对零散科技文件材料的收集。如何做好科技档案的收集工作,笔者根据自己多年工作实践,认为应从以下几个方面着手……     

论电子文件信息流程及其凭证价值

电子文件信息流程划分为电子信息层、现行电子文件信息层、电子档案信息层三个层级,这三个层级分别具有着不同的特点和凭证价值.电子信息层的信息零散且难以查考,只有部分信息具有凭证性,不具有凭证价值;现行电子文件信息层的信息是真实记录,具有凭证价值,但其凭证价值易受到外界影响;电子档案信息层储存的是经档案化归档后的信息,其凭证...     

大理白族自治州国有改制企业档案工作现状及思路

大理州历来高度重视国有企业的档案工作,近几年来,通过加强领导、深入调研、适时安排、强化监督,全州国有企业的档案工作取得了一定成绩,使档案工作较好地促进了各级党委、政府的中心工作的开展。一、基本情况大理州原国有企业共有500多个。从九十年代起,由于市场经济等多方面的原因,全州国有企业经济十分不景气,企业从领导精力及人、财、物方面都无法顾及档案工作,致使许多国有企业的档案工作陷入了非常艰难的状况,企业积存着大量的零散文件材料无法清理、整理。企业主管部门也没有很好地对企业的档案工作进行监督指导,所以全州多数企业的…     

档案学理论中亟待树立的两个新概念

当前档案学研究急需树立的两个新概念是：一、研究文件与档案的关系需要“档案素材”概念。档案素材是介于现行文件和档案之间的处于中间状态的一种特定事物。其显著特点在于它的原始性、过渡性、庞杂性、零散性和备用性。是文件办理完毕，未经过鉴定筛选的自然状态。档案素材是处在一种过渡阶段的物质形态，起着承前启后的作用。它是文件办理完毕的自然归宿，也是形成档案的物质基础。是办理完毕的、     

论档案的记录过程——五论档案形成在前

笔者认为档案不仅记录着原始记录,而且记录着其形成的全部过程,而文件不具备这种功能.这也是档案与文件区别的重要特征之一.本文从三个方面论述:一是档案是原始记录,是从活动开始的那一瞬间记录其形成过程的;二是档案记录其形成的全部过程,并可再现其记录的全部过程;三是档案记录其形成的全部过程的功能可以合理地解释"科技档案更改"现象.     

县级幼儿档案现代化管理初探

据调查统计,我县自办的幼儿园有几十个,这些幼儿园都没有建立起完善的幼儿档案。幼儿档案真实地记录着每个幼儿的成长变化,建立健全幼儿档案,可以更好地为幼儿园教育教学、卫生保健,为幼儿园的改革和发展提供翔实的、具有说服力的材料依据,是幼儿园综合档案中极为重要的一部分。那么,如何建立健全幼儿档案,实现幼儿档案的现代化管理呢?一、实行档案信息微机化管理传统的幼儿档案管理往往存在着零散、不系统的问题,     

论“档案是由文件有条件地转化而来”的理论观点

李振华:"档案是由文件有条件地转化而来的"理论被称作"我国经典的档案学理论".新中国的档案工作就是伴随着这一理论成长起来的.这一理论为新中国档案工作的建立和发展作出了突出的贡献.     

归档是档案形成的前提条件吗？

沧海一粟:我曾问一位机关档案室的档案人员:"归档是档案形成的前提条件吗?,"他笑了笑,没有回答,似乎这样简单的问题用不着回答.在我的一再追问下,他不紧不慢地回答:"当然,文件归档前称文件,归档后才称档案,归档当然是档案形成的前提条件了.这样简单的问题恐怕地球人都知道答案.你不是糊弄着我玩的吧!"我又问他:"历史档案,比如说甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案都经过‘归档'程序了吗?"他无言以答.     

用鉴定思想引领档案基础业务工作——兼谈零散文件材料的整理方法

文章从谈整理鉴定收集进馆零散文件材料的方法入手,以及对档案鉴定工作的认识和理解,阐述了用鉴定思想引领各项档案基础业务工作,提高做好档案基础业务工作的主动性,避免或减少工作的被动性。     

"账外"文件有哪些

零散文件通常是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无"账"可查的文件,因而又称为"账外"文件.这些文件因为"无账"可查,所以也不容易控制,稍有疏忽,就会遗漏过去.为了保持档案的完整性、系统性,就必须重视"账外"文件的收集.在日常工作中,笔者发现"账外"文件通常有以下几种:     

论档案工作者的修养

在档案工作中通过自已的努力,使单位零散文件资料变成了整齐的档案,成为国家的宝贵财富,特别是档案被利用产生出社会效益和经济效益的时候,这不就是证明我们对国家作出的贡献吗?全国档案战线的楷模刘义权同志,38年从未离开过档案工作这一岗位,他的事迹受到党、国家、军队最高领导层的褒奖,赢得了社会的广泛认同和尊重.俗话说得好:“三百六十行,行行出状元”,在“幕后”和“绿叶”的档案工作岗位上同样大有作为.     

对《论档案形成在前》一文的几点异议

本文针对"档案形成在前,是文件的前身.文件则是档案的复制件"这一全新的学术观点提出几点异议.认为正确认识文件与档案的关系.文件与档案都应当采用广义的文件与档案概念:文件与档案都可以理解为记忆工具:档案的唯一性并不是说档案只有一份,就是文件的定稿.     

试谈纸质档案与电子档案的有机结合

正现代互联网技术迅猛发展,给予了电子档案发展的机会和空间。虽然电子档案打破了纸质档案的管理方式,但是两者是可以并存的。档案的管理面临着管理方式的更新,纸质档案与电子档案共存关系也将发生相应的变化,探讨电子档案的与纸质档案的有机结合具有深远意义。一、纸质档案和电子档案的互补性1.电子文件管理推动纸质文件管理改革。电子文件的出现可以大大地推动纸质文件的管理改革。自从计算机辅助管     

论档案信息源

一、档案信息源的含义及研究这一问题的意义 什么是档案信息源?顾名思义,就是档案的来源。确切地说,档案的信息源,就是指形成档案信息的一切事物。档案信息形成于社会各个机构,最初以文件的形式表现出来,在一定阶段上转化为档案。档案信息源相应地包含两个方面的含义:一是指形成档案的机构或个人,即机构源;二是指档案的前身——文件,即文件源。机构源和文件源是研究档案信息源的两个不可忽视的因素。 为什么要研究档案信息源?简单地说,了解并把握档案信息源是做好档案工作的条件或保证,甚至可以说,这本身就是档案工作的内容之一。现代档案工作中档案信息的流通问题早就成了核心问题。信息论认为,信息流     

电子文件给档案管理带来的利与弊

随着办公自动化和CAD计算机设计的普及,电子文件作为一种新型的信息载体出现在文档领域中,并正以强劲的势头冲击着传统的档案管理.由于电子文件具有纸质文件无法比拟的优越性,因此电子文件的使用极大地促进了档案工作的发展,并引起了档案工作各个方面的变革.     

浅议文书质量对档案质量的影响及对策

书和档案是相互依存的统一整体,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。文书质量的好坏、高低直接制约着档案的质量,要提高档案的质量,就必须先提高文书的质量。一、文书质量对档案质量的影响在实际工作中我们发现文书材料或多或少存在着这样或那样的问题,直接影响着档案的质量,归纳起来主要有以下几点:1、文书制作用纸质量不高。文书材料中有用易发脆纸张制作的,这些文书材料转化成档案后,随着时间的推移,纸张发黄、变脆、破损不能提供利用,这样的文件无法长期保存。另外,用大小不一不规范的纸张制作的文件,立卷时需要表糊、剪切,既费时又费…     

做好文书档案现代化管理之我见

<正>随着网络信息技术的到来,文书档案的管理正经历着一场前所未有的变革,从管理理念、管理方式到管理手段,都接受着新的考验,这场考验揭开了创新文书档案管理的序幕。下面我就办公自动化环境下的文书档案管理谈一点粗浅的认识。一、办公自动化推动了文件与档案的一体化管理文件与档案原本就密不可分,档案是由文件转化而来的,从很大意义上讲,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。但文件与     

谈建立房地产权属电子档案的步骤与方法

房地产权属档案电子化,主要由整理、扫描、检查、归档和电子档案利用五个步骤组成。具体做法是:1.房地产权属档案整理。档案整理是指档案立卷归档前必要的准备工作,将收集零散的档案按其标准要求进行全方位整理、裱糊粘贴工作之后才能立卷归档。对房地产权属档案进行电子扫描,整理是至关重要的环节。一是确定各类房地产权属档案的卷内目录。如:《商品房卷内目录》、《房地产转让卷内目录》、《公房出售卷内目录》、《补发登记卷内目录》、《变更登记卷内目录》等。这些卷内目录按照登记过程中的主要要件设置标准的文件题名,在整理过程中,房…