来源原则与全宗理论面临的挑战

信息社会中,由于档案的前身--文件已经发生了重大变化,从而使档案也发生了较为显著的变化.作为科学概念,档案的内涵外延都有了不同.传统档案概念是在文件与档案截然分开管理的基础上总结出来的,档案是运动到一定阶段的文件.而电子文件在形成之初就须进行传统意义上的档案管理工作,如分类、鉴定等,此时电子文件处于形成期却已具备了档案属性,文件、档案成为一体.     

归档意义的若干思考

<正>科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,电子文件波及了档案工作实践,丰富了档案工作内容,但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理,还是对电子文件的管理,客观的事实是:"归档",使文件转化为档案,"文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变"。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档     

浅析电子文件档案化管理

随着办公自动化、标准化、网络化的渐趋完善,产生了大量的电子文件。虽然从电子文件形成的过程和特点看．电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段,并且根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段（归档）仍由档案部门集中统一管理。传统的档案管理方式和方法已经无法适应电子文件的管理需要。因此,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。     

电子文件的归档

传统的档案管理模式将“归档”看成是文件和档案的分界线,而现代化的管理模式则表现为,文件和档案可以同时产生。由于“实时管理”将档案管理工作渗透到文件管理工作之中,对电子文件与纸质文件实时归档管理,使档案管理者于文件的形成阶段即介入管理,实现了对电子文件的前端控制和全程管理。“文件”和“档案”是两个相对独立的管理系统,但它们之间又是存在着不可分割的关联的。实时管理,能实现文件与档案在数据资源共享     

电子文件及其归档的全程管理

全程管理是指整个电子文件的形成、积累和管理机制档案化并且在管理的前端．即从一开始就进行档案化管理。电子文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程．整个过程不容随意割断。由于当今信息技术存在的缺陷,电子文件信息始终存在安全性问题．为确保形成的电子文件能有效地推动社会实践活动的开展,以及电子文件成为电子档案后能发挥应有的凭证价值。在电子文件正式形成后的整个生命运动过程的任何一个阶段和环节中。必须确保电子文件信息内容的原始性．保证电子文件正式形成后在其整个生命运动过程中始终拥有相同的信息内容．这就要求必须对电子文件及其归档进行全程管理。     

电子文件时代应正确理解“来源原则”的内涵

"来源原则"是档案工作得以存在的基石,其在档案界具有划时代的里程碑意义。但在电子文件时代,档案界个别学者对其内涵产生了不同于以往的理解,认为来源原则在不同阶段对文件有机联系性的控制是不同的,在档案实体管理阶段,来源原则关注的是档案实体的来源,而到了电子文件管理阶段则转向只关注文件的形成过程的管理。针对这种观点,笔者提出了自己不同的见解,以帮助广大读者深刻理解"来源原则"基本理论的精神内涵,并说明了"概念来源"的实质,同时阐述了在电子文件时代正确理解"来源原则"的缘由。     

论电子文件归档的全程管理

全程管理就是指整个电子文件的形成、积累和管理机制档案化并且在管理的前端,即从一开始就进行档案化管理。电子文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程,整个过程不容随意割断。由于当今信息技术存在的缺陷,电子文件信息始终存在安全性问题,为确保形成的电子文件能有效地推动社会实践活动的开展以及电子文件成为电子档案后能发挥应有的证据价值,在电子文件正式形成后的整个生命运动过程的任何一个阶段和环节中,必须确保电子文件信息内容不允许有任何改变,保证电子文件正式形成后在其整个生命运动过程中始终拥有相同…     

浅析电子文件档案化管理

近几年,电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。大量的电子文件随之产生。从电子文件形成的过程和特点看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段(归档)仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求,也是电子文件形成部门的必然选择。现有的计算机存储设备,容…     

“档案形成在前”说对电子档案管理的启示——再论档案形成在前

本文认为电子档案与电子文件是有区别的,一是电子档案形成在前.是电子文件的前身,电子文件是电子档案的复制件:二是电子档案是记忆工具,电子文件是办事工具.还认为"前端控制"、"全程管理"、"档案化管理"、电子文件生命周期理论、文件连续体理论等都有局限,应该在"档案形成在前"的观点下实行电子档案全程管理.     

电子档案与纸质档案的比较研究

<正>随着全球信息数字化的快速发展,档案工作已逐步实现现代化管理,电子档案无可替代地成了档案管理的重要形式。未来的档案工作将建立在混合媒体的基础上,实行电子档案与纸质档案结合管理。下面从电子文件的特点出发,对纸质档案和电子档案存在的差异性作比较,并对现代技术下的档案管理方法作一探讨。电子档案与纸质档案有相同的本质,都是文件存在的一种方式,是信息与载体的统一体。电子档案和纸质档案都是形成者真实活