电子文件系列讲座之十一电子档案的长期保存

一段时间内,收集、保管电子档案并提供利用是比较容易做到的,要长期或永久保存电子档案,则要面临着巨大的挑战.档案保管部门在管理和保存电子档案时必须要涉及到电子档案存储载体的寿命问题;电子档案所依赖的计算机软硬件技术的更新换代问题;电子档案真实性、原始性的维护问题.因此,必须认真研究,制定出具体的行之有效的办法和措施.否则,任何失误都可能造成无法挽回的损失.     

中学档案工作与校史教育

档案与人们日常工作、生活密不可分.档案不但担负着保存历史的使命而且作为第一手材料,更为学者研究、文化传承提供了宝贵的素材.随着改革开放不断深入,社会意识不断提高,各级政府和部门对档案工作重视程度不断加强.但是,不容忽视的一个问题是,在基层部门档案工作重档案的整理和保管方面,轻档案的开发利用,在中学这样的情况尤其突出.笔者以中学档案工作为背景,以中学校史教育为切入点,结合实际探讨在中学要如何加强校史教育与档案工作的互动.     

档案载体保护的研究与应用——以本溪市档案行业为研究对象

本溪市档案行业的依托主体是本溪市档案馆、县区档案馆以及各级各类基层挡案室.这些档案部门保存了相当数量的档案,能较好地满足本溪市各项事业的利用.但是,做好档案的提供利用工作前提是做好档案保管工作,也就是说使档案长久存在,各类载体档案的保存状态良好.     

收集和安全保管是企业档案工作的主要抓手

档案工作当以什么为抓手呢?长期以来,主流的说法是利用工作,说利用工作是档案工作的中心,只要抓好了利用工作,就能带动其他工作全面发展.实际上未必如此,至少对企业来说未必如此.没有建立并保存完整的档案,凭什么搞好利用工作呢?事实上,只有建立和保存完整的档案,才能健全企业档案工作;只有突破企业档案工作的难点才能把企业档案工作全盘搞活,才能推动企业档案工作健康发展.建立并保存完整的档案,靠的是档案的收集工作和安全保管丁作,而这两项工作是企业档案工作中必须突破的两大难点,所以,企业档案工作应当以收集和安全保管这两项工作为主抓手.     

辽宁省档案局要求在省政府机构改革中加强档案管理

近日,省档案局印发了《关于在省政府机构改革中加强档案管理的通知》,要求省直有关单位合理处置机构变动部门和单位档案的归属和流向,确保机构改革中档案的完整与安全。《通知》要求,机构变动部门和单位在机构改革中,必须重视档案工作,认真做好档案的收集、整理、保管和交接工作,任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。凡新组建的部门和机构都应及时建立档案机构,配备档案人员,配置档案专用库房和档案保管利用的设施设备,健全档案管理各项规章制度,确保档案收集、保管和利用工作有序进行。     

浅谈工作档案的信息化管理

工会档案是各级工会组织在履行其职能的过程中形成的保存备查的文字、图像、录音及其他各种形式的原始记录,是工会工作重要的信息载体.工会档案的信息化管理是指以计算机技术、网络技术和信息技术为手段,以工会档案管理工作为对象,根据信息社会工会档案管理工作的基本要求,进行工会档案的收集、整理、保管、开发和利用的系统工程.其目地就是要实现工会档案管理的规范化、网络化以及档案信息的接收、存储和利用的一体化,从而提高工会档案管理工作的服务功能.     

谈行政执法档案的收集与整理

行政执法档案是行政执法部门在行政执法活动中形成的、具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.行政执法档案对行政部门科学管理、依法治理、避免纠纷、维护公民合法利益具有重要作用.行政执法档案是行政执法部门的专业档案,有别于一般的文书档案.目前,档案行政管理部门和行业管理部门尚未制定相应的管理办法,有必要对行政执法档案的收集和整理进行探讨.1行政执法档案的收集1.1行政执法档案收集中存在的问题:一是惜交现象.有的部门或个人认为,自己办理的案件所形成的材料,如果移交,今后不便使用.二是丢失现象.平时不注意材料的收集和保管,案件结了,材料丢了.三是缺乏专人收集保管.由于各个科室工作检查多,事务忙,管理范围大,办理案件多,人员流动大,在材料收集方面,缺乏专人负责,无法完整收集和保管.     

业务指导应在档案馆室之间架起桥梁

根据<档案法>第六条"县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导."第八条"中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案"的规定,地方各级档案行政管理部门如业务指导部门对外指导所辖机关、团体、企事业单位档案室的档案工作,档案馆各职能部门如管理部门、编研部门对内保管馆藏档案资料,二者各司其职,似乎没什么业务联系,然而在这里,笔者却要呼吁,档案局业务指导部门要加强同档案馆各职能部门尤其是管理部门、编研部门的联系,并要在档案馆和档案室之间牵线搭桥,促进档案馆与档案室的联系.     

档案载体保护的研究与应用——以本溪市档案行业为研究对象

本溪市档案行业的依托主体是本溪市档案馆、县区档案馆以及各级各类基层档案室。这些档案部门保存了相当数量的档案,能较好地满足本溪市各项事业的利用。但是,做好档案的提供利用工作前提是做好档案保管工作,也就是说使档案长久存在,各类载体档案的保存状态良好。因此,本溪市档案行业需要充分了解自身的档案载体状况,在档案保管工作中积极应用档案保护技术,提高档案载体的保管寿命,做到档案载体前期选用和后期修复双保险,从而推动档案事业的发展。     

检索工具应运而生 档案口碑水到渠成

<正>在笔者看来,档案工作可以用一个词来概括,那就是——按图索骥,档案工作谋的是"图",目的是为档案利用者找到所需的"骥"。换句话说档案管理工作的最终落脚点是提供准确、及时、有效的利用,前期的收集、整理、保管都是为了更好地满足利用需求。但是面对种类繁多、来源广泛、检索信息不确切的利用需求,要在卷帙浩繁的档案库中准确而快速地找到所需档案不是一件简单的事情。尤其是在档案人员不足的情况下,应对整个单位的多样化档案     

档案库房防火安全工作不容忽视

档案室是收集、保管、提供利用档案资料的重要部门和信息中心,保存着大量具有重要价值的珍贵历史文献、重要的档案资料及各种以纸张、照片、光盘磁带为载体的档案.就目前而言绝大多数档案都是纸质档案,是属于可燃性的物品.     

声像档案管理工作之我见

随着现代科学技术的进步,记录信息的载体正向高科技、多媒体的趋势发展,由此形成了大量的声像档案.但目前声像档案管理普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题,已经严重滞后于档案工作的整体发展水平.因此,如何保存利用好声像档案给广大的档案工作者提出了新的课题. 1 声像档案管理工作中存在的共性问题 声像档案资料的形成、收集、整理、保管、利用是一个系统工程,任一环节存在问题,都有可能影响管理质量.当前声像档案管理过程中存在以下共性问题:     

谈企业档案信息资源的开发利用

随着社会网络化信息化的不断推进,企业各方面的管理人员对信息的需求量越来越大,对信息的需求层次也越来越高.这就要求企业档案工作人员在做好基础工作的同时,要把主要精力转移到档案信息的开发与利用上,应该不断满足新的社会经济条件下企业管理的方方面面需要,为企业各项工作的发展提供必要的、高质量的信息.以往企业档案工作的重点主要集中在收集、整理、保管、鉴定、统计这几个方面,而档案信息资源的开发与利用工作则处于从属地位,这就给企业档案工作提出了一个新的课题,既采取什么样的服务方式?如何改变档案人员的管理理念,做到与时俱进?这是企业档案人员面临的一个需要思考的问题.     

运筹帷幄之中 决胜千里之外

档案部门所收集、整理、保管的档案,其根本目的就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用要求,档案利用是直接体现档案事业社会职能的一项工作。无论是党和国家,还是企、事业单位,之所以重视档案工作,关键是因为档案对各项事业有用。在此,我要向大家讲述这样一个真实的故事。2     

做好城建档案编研工作的几点思考

城建档案馆是一个城市中城建档案的综合管理部门,是保管城建档案的基地,也是城镇建设的“百科全书”,领导决策依据的“数据库”,是城建信息的管理、开发和咨询利用中心。如何变死档案为活档案、死信息为活信息,搞好信息开发提供利用,编研工作是关键,城建档案编研工作历来是开发城建档案信息资源,延长珍贵档案寿命,服务于城市建设的一项非常重要的工作,通过城建档案编研,可以检验城建档案工作质量和有关的问题,对于城建档案收集是否齐全合理、鉴定、整理是否科学,检查是否完备,保管是否安全,都起到举足轻重的检查带动作用。各级城建档案馆自…     

做好区县档案馆利用工作的思考

档案工作在经济社会发展中发挥着独特的重要作用,如何有效解决目前在档案利用服务方面存在着的工作基础不够扎实、社会意识不够强烈、需求规律把握不够精准等现实问题,进一步做好新时期档案利用服务工作,是当前各级档案行政管理部门和实体保管单位必须面对的重要课题.本文联系常州市武进区档案馆近几年来加强档案利用服务工作的具体实践,就做好区县档案馆档案利用服务工作谈些粗浅认识.     

档案利用与基础工作的关系

城建档案馆保存档案的目的,是为党和国家各项工作服务,为城市建设服务。要搞好档案的利用工作,必须做好档案的收集、整理、保管、鉴定等方面的基础工作,否则,利用就无从谈起。因此,正确处理利用工作与基础工作的关系,是关系到档案工作为社会主义经济建设服务的重要问题。     

如何加强自然灾害档案管理工作

加强自然灾害档案管理工作,需要从收集、整理、保管、服务等方面强化自然灾害档案的业务管理工作。各级自然灾害档案管理部门要积极行动,认真做好灾害发生前后各种文件材料的收集和整理工作,从各利用群体的普遍性与特殊性出发,适当扩大开放范围,为自然灾害应急管理工作提供智力支持,不断满足有关部门及人员对自然灾害档案信息的需求。     

应重视档案利用效果的调查工作

档案工作要想得到领导和社会的重视,我认为档案部门除了要加强自身的建设外,还要注意利用效果的调查和收集,通过利用效果的典型实例,来展示我们的劳动成果,从而赢得领导和社会的支持和重视。现在有些档案部门,对档案的收集、整理保管和提供利用工作比较重视。但对档案提供利用后的情况,以及所产生的经济效益和社会效益调查研究不够,拿     

做好档案收集工作之我见

在档案业务工作流程中,收集工作处于起始环节,它是开展档案整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作的基础。档案收集不全面,整理过程中就难以保持文件之间的有机联系,鉴定时也难以判断一份档案的保存价值,难以正确划分保管期限,利用中难以有效发挥其应有的价值。因此说,档案收集工作在整个档案管理工作中占有重要地位,是一个关键性、