《档案服务外包工作规范》解读

2017年8月2日,国家档案局发布了档案行业标准DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》,并于2018年1月1日执行.[1]作为本标准的主要起草者之一,笔者对此标准作一些解读,与各位同仁分享.     

《电子会计档案管理规范》出台背景及意义——《电子会计档案管理规范》解读之一

<正>2022年4月7日，国家档案局发布通知，正式发布《档案服务外包工作规范第4部分：档案整理服务》等12项档案行业标准。其中《电子会计档案管理规范》（以下简称《规范》）由国家档案局经济科技档案业务指导司会同财政部会计司牵头制定，参与制定的有中央企业总部档案部门、会计部门人员和会计核算系统软件企业、电子档案管理信息系统软件企业开发人员。《规范》制定大量基于前期企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，依托试点成功企业，以试点过程中形成的典型经验为蓝本编制而成，实用性和操作性强。     

档案数字化业务外包存在的问题与对策

业务外包是各国普遍采用的一种管理方式.我国的档案业务外包兴起于20世纪90年代.尤其是在国家档案局2000年12月份出台的《全国档案事业发展“十五”计划》中提出“加快档案现代化进程,加快现有档案数字化进程”[1]之后,档案数字化业务外包得到不断地发展.本文通过介绍档案数字化业务外包的定义,着重分析目前外包在实践中存在的问题并提出相应的对策.笔者希望通过撰写此文为我国外包档案数字化业务提供参考.     

《档案服务外包工作规范第2部分:档案数字化服务》(DA/T 68.2-2020)解读

国家档案局颁布的《档案服务外包工作规范第2部分:档案数字化服务》(DA/T 68.2-2020)作为一部档案行业标准,对于档案服务外包中的档案数字化服务进行了规范说明,有利于档案数字化外包服务向职业化、标准化、规范化发展,也有利于档案事业在信息化时代中全数字化管理的实现.文章对其内容进行了解析,就其内容表述、安全条款、评价体系方面的不足提出了建议.     

企业档案外包服务及其安全风险防范

档案外包是企业依据服务合国协议,将全部档案工作或者部分档案工作委托给外部专业档案管理机构承担或者执行的一种档案管理工作模式,是企业整合资源、追求利益最大化的必然趋势。但是档案外包过程中也存在着各种不可忽视的风险,如档案实体和信息安全风险、外包人员流动风险、外包质量能否达标的风险等。正如国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在2010年全国档案信息安全体系建设工作会议上指出的,"必须始终坚持把档案安全视作档案工作的生命线"。档案安全是档案工作的永恒主题,也是档案数字化外包的先决条件。本期"架阁库文丛"栏目的两篇文章,分别从购买档案外包服务的企业和专业档案管理公司的角度出发,探讨如何防控档案外包过程中的风险。     

省内动态

4月11日,国家档案局副局长李明华一行就档案数字化、档案开放、档案信息公开等工作中的档案安全问题到河北进行专项检查.李明华副局长指出,档案数字化工作,要坚持“涉密的不外包,外包的不涉密”的原则,牢牢守住安全底线.建设档案云管理中心、电子档案中心和档案信息资源共享中心,     

上海市档案局加强档案数字化和档案信息化服务外包管理

6月27日,上海市档案局召开加强档案数字化和档案信息化服务外包管理专题会议,传达贯彻《国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》和市档案局关于贯彻《通知》的有关要求。市档案局巡视员仓大放出席会议,并要求各区县档案局(馆)高度重视加强档案服务外包管理的重要性和必要性,严格落实《通知》各项措施要求,     

盐城盐都区档案局加强档案数字化和档案信息化服务外包管理

7月6日,盐都区档案局召开加强档案数字化和档案信息化服务外包管理专题会议,传达贯彻《国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》和省档案局关于贯彻《通知》的有关要求。区档案局局长商兆鑫要求全局人员树立安全保密是档案工作生命线的认识,高度重视加强档案服务外包管理的重要性和必要性,严格落实《通知》的各项措施要求,加强对问题的自查自纠,     

学习贯彻国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的几点体会

2006年12月18日,由国家档案局局长杨冬权签署,颁布了国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。在至今所有已发布的令中,“8号令”是针对机关档案工作     

档案数字化外包安全隐患与对策

全国档案信息化建设已进入高潮,档案数字化外包是档案部门加快档案信息化的主要形式之一,档案数字化外包工作的安全性问题,直接关系到整个档案资源库以及原始档案的安全性问题.为了规范管理确保安全,国家档案局于2014年出台了《档案数字化外包安全管理规范》,对数字化外包工作安全管理目的与必须坚持的原则、档案部门与数字化服务机构的安全管理责任、数字化场所安全管理、数字化设备与网络及数据载体安全管理、档案实体安全管理、档案数字化成果的移交接收与数字化任务完成后的设备处理安全等各个方面作了明确规定[1].     

也谈民生档案的建设

民生档案是新时期政府服务民生、关注民生的重要依据,也是社会公众最关心、最直接、最现实的原始记录。国家档案局局长杨冬权于2007年9月在浙江发表了档案工作服务民生的专题讲话。2008年1月在全国档案工作会议上又作了进一步部署和强调．国家档案局已正式发布了《关于加强民生档案工作的意见》。由此,民生档案建设已经在全国范围内普遍展开。建立和健全民生档案,立足民生档案服务广大民众是当前政府转变职能．     

档案信息安全保障状况需进行风险评估

随着档案信息化建设的不断推进，档案信息安全问题日益突出。在2002年国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出“组织建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制”。     

国家档案局传真

●2013年12月9日—14日,国家档案局组织海南省区域内建设项目档案工作检查。●2013年12月16日—18日,国家档案局组织召开《档案风险评估指标体系》研讨会。●2013年12月18日—20日,国家档案局组织召开"档案数字化外包加工中安全问题分析及解决方案研究"课题鉴定会。●2013年12月19日,国家档案局组织召开《档案法》修改座谈会。     

档案部门服务民生的途径和方式

党的十七大报告明确提出“加快推进以改善民生为重点的社会建设”的目标要求,从而标志着我国全面改善民生时代的到来。国家档案局局长杨冬权在第16届国际档案大会第146次理事会议上演讲的题目就是“服务民生：中国档案服务方向的新选择”。2007年12月29日,国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》,强调要推动民生档案工作深入开展,     

国家档案局启动“档案--与你相伴”征文活动

为配合2015年6月9日“国际档案日”宣传活动,宣传档案工作积极为全面建成小康社会、全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党服务,展示档案与民众的密切联系及档案工作者的职业风采,国家档案局决定举办“档案--与你相伴”征文活动。     

档案服务外包纠纷的现状与治理路径研究——以139份裁判文书为研究样本

档案服务外包已经成为新兴的服务产业,有关档案服务外包的司法纠纷值得关注。对2008年至2022年法院受理的139起档案服务外包纠纷展开分析发现,档案服务外包纠纷呈现出数量波动式上升、地域分布不均、法院层级下移等特点,案件类型涉及民事、刑事、行政等领域。档案服务外包法律法规可操作性较弱、档案主管部门对安全与风险管控的关注较少、档案服务外包行政执法水平有待提高、档案服务外包行刑衔接不畅、档案服务外包合同双方维权意识不足等问题频发。未来,需优化档案服务外包立法保障,完善法律风险管控监督工作,提高档案服务外包执法水平,保障档案服务外包行刑衔接顺畅,加强合同主体法律意识。     

对新修订“归档范围和保管期限”的初步认识

判断机关文件材料是否属于归档范围、确定归档文书档案的保管期限是整理工作的最早最基本的环节,也是国家档案资源建设的基础性工作。国家档案局从1999年开始启动对1987年国家档案局印发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》三个业务文件的修订工作。经过7年反复慎重研究,终于以“国家档案局令”的形式发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,并作为行政规章执行。“规定”是新时期机关档案工作的一项重要基础业务规范,对于各级机关文件材料的流向和档案的处置,合理配置各级国家档案馆的馆藏结构具有重要指导意义。     

文件整理突出“事由”好

2001年1月,国家档案局发布了《归档文件整理规则》。《归档文件整理规则》的制订,打破了传统上采用的“立卷”作为归档文件的整理方法,以“件”作为文书档案的保管单位,在很大程度上把机关档案员和档案部门业务指导人员从繁忙的“立卷”、“整理”、“装订”、“编目”工作中解     

档案整理和数字化外包风险控制

档案安全始终是档案工作的生命线和底线。随着社会的发展和科技的进步,档案安全也由传统层面和环节延伸到了档案信息化建设、档案事务外包等层面和环节。国家档案局关于档案数字化和信息化服务外包安全工作通知下发后,湖北宜昌市分管领导高度重视,随即做出批示,要求档案部门开展检查,确保安全。宜昌市档案局迅速组织相关人员深入103家机关、团体、企事业单位就该项工作进行了实地检查和调     

2013—2022年国家档案局宣传工作要点理析

国家档案局肩负着明确档案宣传工作方向、制订档案宣传工作方针的重要任务,具体体现在历年发布的《宣传工作要点》中。文章以2013-2022年国家档案局发布的《宣传工作要点》为研究对象,利用TextRank算法对其进行文本梳理,在分析其内容特征、变化趋向的基础上,从宣传站位、宣传内容、宣传策略和宣传队伍四个方面对国家档案局档案宣传工作的经验进行总结,提出“十四五”时期档案宣传工作要从牢记自身政治属性、把握工作主线、推动宣传媒体融合发展、加强阵地与品牌建设四个方面同时发力,实现高质量发展。