国际档案工作动态

国际档案理事会为了实施国际档案理事会（ICA）制定的ISAD（G）和ISAAR（CPF）这两个指南,ICA实践与标准委员会下属的一个工作组近日制定出一个新的描述档案保存机构的国际标准,以便将关于档案保存机构的信息导入传统的网络搜索引擎中。利用者通过互联网可以有更多 的机会查阅网上目录,查阅那些描述不同档案保存机构所保存档案的档案信息系统。把文件形成者与保存者的信息引入文件描述中,这对于帮助利用者综合了解档案文件材料是必要的。为了使档案信息系统更加具有可用性,一个独立的描述档案保存者的标准是有用的。     

把数字档案馆建设的阵地前移

各级党政机关是档案馆档案的主要来源。随着电子政务的推进，必然产生大量的以数字化形式保存的电子文件。这些电子文件如不及时收集归档，将会给综合档案馆带来大量的缺乏数字化的档案信息。再对这些档案开展数字化工作，将给党和国家造成资源和财力的双重浪费，且势必影响信息的及时传输和利用。如何按照档案工作收集、管理、利用的基本业务模式，提高进馆档案的数字化率，是档案馆，特别是数字档案馆建设时必须思考的问题。青岛市档案局大力开展电子文件收集归档、数字文件中心和数字化档案室建设，较好地解决了这一问题。     

文件材料可暂不划分保管期限

正确界定机关文件材料归档范围和划分档案保管期限是档案业务建设中最基础性的工作,关系到档案的留存及其价值的取向,如何更科学准确地确定机关文件材料归档范围和档案保管期限是广大档案工作者普遍关心的问题。徐爱红的这篇文章提出,文件材料可暂不划分保管期限,在档案馆接收档案进馆时再对档案的保管期限做最后的判定。我们刊登这一文章,目的是就解决这一问题的思路、方式和方法进行探讨,以期推动机关文件材料归档范围和档案保管期限的界定和划分工作更加科学准确、合理实用。     

电子档案信息安全的隐忧与对策

电子档案是由电子文件转化而来的。电子文件是计算机中产生的文字、图形、声音、影像等多种信息的集合体,电子文件的一部分具有归档保存、备查、凭证作用,这一部分电子文件,我们称之为电子档案。电子档案的信息安全保障贯穿于电子档案的形成、处理、存储、传输、维护和利用各个阶段。在此,笔者仅就网络环境下,电子档案开放利用过程中的信息安全面临的主要问题展开研究,并提出相应的解决对策。     

浅谈电子文件的管理与归档

目前,我国大部分机关将电子文件转换成纸质文件,经正式签署后归档保存,原电子文件保存在各形成部门,没有归档,处于分散保存状态。也有一些单位将归档纸质文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门,这两种做法都有明显的缺焰。机构内部各部门或文件形成者个人主要看重的是电子文件在处理现行事务当中的作用,由他们自行管理电子文件往往出现短期行为,而且管理不规范,做法不统     

“档案销毁”之我见

本文分析了"档案可以销毁"命题产生和使用的原因及其实质,指出"档案可以销毁"命题引发的自相矛盾之处,认为可以用"无保存价值的文件可以销毁"命题来代替我们沿用至今的"档案可以销毁"命题,对于"无保存价值的文件"销毁要慎重,"无保存价值但有某种参考作用的文件"不应销毁,应称之为"档案作废".     

现阶段我国文件中心的发展状况

文件中心是“一种过渡性的文件保管机构”，所保管文件的所有权仍属于形成单位，它起源于二战时期美国军事部门，现流行于北美及其他各国。有公共服务机构性质的文件中心，类似于欧洲的中间档案馆，也有以营利为目的的企业文件中心。纵观全世界的档案机构设置，档案从它产生再到最后送交终极性的档案馆之间，普遍保存在一种过渡性、中间性机构之中。这类机构在国外称为登记室、文件记录保存所(韩国)、机关档案馆、联合机关档案馆(前苏联)、中间档案馆、档案中心(法国)、文件中心(美国和加拿大)、文件服务中心(马来西亚)等。     

电子档案利弊之我见

随着办公自动化的进一步发展，特别是电子计算机和通信技术的迅猛发展，过去用纸墨、照像等形式传递的公文、图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，现在都可以用电子计算机进行，由此产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都属于电子文件。具有档案保存价值的电子文件，必须归档保存。电子文件归档后即形成电子档案。电子档案要由档案保管部门保存。     

对文件生命周期理论的再认识——与王霞、杨宪萍两位作者商榷

文件生命周期理论在目前档案界展开了广泛深入的探讨和研究 ,王霞、杨宪萍两位作者在《文件生命周期理论的局限》一文中 ,对文件生命周期理论提出了一些不同的观点 ,这对加强我们对文件生命周期理论的研究和认识都是极为有益的。但笔者对此也有一些不同的看法 ,本文拟就此谈几点粗浅的认识 ,以供商榷。一、文件生命周期理论是客观存在的 ,无法否认该理论对我国档案工作的现实指导两位作者在文中一开始就认为“文件生命周期理论不适合我国档案工作实际。”① 这种对文件生命周期理论的笼统结论是建立在对文件生命周期理论认识不全面的基础上…     

中美档案鉴定工作之比较

什么是档案鉴定工作,美国档案工作者协会术语委员会的定义是:"档案鉴定就是根据文件在现行行政管理、法律和财务方面的用途、文件的凭证作用、文件的整理情况,以及与其它文件的联系,确定文件的价值,从而也确定文件处置办法的过程."中国档案鉴定工作的定义是"鉴别和判定档案的价值,挑选有价值的档案妥善保存,剔除无须保存的档案予以处理".从档案鉴定定义所指对象看,中美两国都认为是指鉴别档案的价值,决定档案存毁处置的一项档案业务工作,但是由于两国的国情和文化背景不同,导致了两国档案鉴定工作出现不同的特点.     

解决电子文件长期保存格式问题的措施

专门格式的电子文件由于格式不兼容、算法不公开给电子文件的长期保存带来了难题,档案界、IT企业和相关的数字资源管理专家们经研究提出了适合电子文件长期保存格式的相关标准,明确了档案部门对电子文件长期保存格式的需求。本文从技术和管理两个层面提出了电子文件长期保存格式难题的破解之道。     

如何做好水利水电科技档案的提供利用工作

科技档案是科学技术的宝库,水利水电档案则是保存水利工作原始文件材料,是把各项工程的勘测设计、科研工作的原始文件材料完整保存以备查考的重要储存单位。随着档案事业的不断发展,我们不仅要保护好这些档案,还应该充分开发利用这些档案,使档案的潜在效益转化为现实效益,更好地为水利水电事业服务。     

企业电子文件的产生及其档案化管理初探

本文通过对电子文件产生过程、原因的分析,结合传统档案管理规范,对电子文件档案化管理进行初步探讨,认为:大量的电子文件必须纳入档案管理,但要保证电子文件的原始性、真实性和完整性;对电子文件进行规范化收集和积累是基础;认真进行电子文件的分类、甄别和鉴定与归档是关键和核心;电子档案的保存与维护是对电子文件进行档案化管理的保证。     

再论档案与文件的关系--同刘东斌先生商榷

档案与文件的关系,在档案学界很早就有了共识.通俗地概括是:"'今天'的档案就是'昨天'的文件,'今天'的文件将是'明天'的档案".在国内外档案的定义中,有一些就是把档案定义为"……的文件",直接把"文件"概括为档案的属概念.例如:希拉里·詹金逊[英]所著的<档案管理手册>一书中,将档案定义为"某一管理或行政事务(无论公开的还是不公开的)进行过程中所拟就或者所使用,构成该一事件过程组成部分,事后为该一事务之负责人或其合法继承者自行保管,以备不时查考的各种文件".国际档案理事会主持编纂的<档案术语辞典>(1954)写道:"档案是由那些形成它们的人或由他们的职能继任者为自己利用的目的或因为它们的档案价值,经过挑选或未经挑选的,由某个适当的档案馆永久保存的非现行文件".     

现行文件利用随想

《档案》2003年第3期发表了魏宏举的文章,作者对现行文件利用服务工作谈了自己的看法。第一,现行文件决不是档案。按照文件生命周期理论,档案就是运行到一定阶段的文件。“运行到一定阶段”的条件限制,是档案与文件的本质区别所赖以存在的必要条件。档案虽然是运行到一定阶段的文件,但正是由于经过了一段实际的推移,其作用发生了变化,人民对它的管理方法也要相应地进行改变。我们决不能因为档案部门要搞现行文件的开放工作,就一定要抹杀文件与档案的区别,非要把文件说成档案不可。这是从理论上讲不通的,在实践上也会造成极大的混乱。第二,档…     

对废止文件的标识

1994年5月,国务院和辽宁省政府相继公布了废止的法律和行政法规文件目录.这些文件虽然废止了,但仍保存在档案中,这就给有关方面的查阅利用带来不便.因此,必须对废止文件作出标识.对废止文件标识本着什么原则进行?其目的是什么?废止文件在档案中标识首要的原则是既要维护历史原貌,又要便于查找利用,使利用者非常直观的辨析出文件本身的现有价值.     

美国国家档案馆电子文件的参考服务

美国国家档案及文件管理部(NARA)是世界上现有国家档案馆中的重要部门之一,它担负有对于具有长期历史价值的电子文件进行鉴定、登录、保存和提供服务的职责.其下属的电子文件中心则是实现这些档案功能的具体部门.三十多年来,美国国家档案馆一直从事着有关电子文件的档案管理的研究、评述和具体实施工作,它在这方面积累了丰富的经验,并对其他档案馆有一定的借鉴作用.电子文件中心目前已收有来自政府各分部多达100个联邦机构的将近23,000个数据文档,它已成为世界上较大规模的电子文件保存馆之一.     

档案鉴定工作内容、原则、标准与方法——档案鉴定工作及其改革（之二）

前文讲的多种多样的大档案鉴定,主要是指文件档案的具体鉴定,完整意义上的文件档案鉴定工作,有着更广泛的内容。整个鉴定工作必须按照国家确定的法规和原则精神进行。穴一雪鉴定工作内容关于档案鉴定工作的内容,各国有不同的表述,但最早大都系指文件档案价值的鉴定。1962年中国人民大学历史档案系编写的《档案管理学》中,只有“档案价值的鉴定”一章,指出“档案价值的鉴定工作,就是甄别和判定档案的价值,并根据它们的不同价值确定不同的保管期限,拣出不需保存和已经保管期满的档案……”。这以后逐步有了一些变化。1984年韩玉梅等翻译的《苏…     

以文件为单位室藏档案管理方式之我见

档案是机关或企业等分类保存以备查考的文件和材料。档案以文件为单位组织室藏，是一些单位档案管理部门的一种新的管理方式。对于这种管理方式，笔者提几点看法和认识。     

电子时代文档一体化管理新论

随着计算机技术在文件和档案管理中的普及应用,特别是电子政务和电子商务的出现和发展．现在我国已进入纸质文件和电子文件共存,纸质档案和电子档案共存的时代。人们愈来愈感到要实现信息管理的连续性、一致性、经济性,文档一体化系统是不容忽视的重要环节。在实际工作中,为了把计算机上有保存价值的文件、数据以适当的形式转到脱机保存的介质中,从而减轻计算机硬盘的负担和保持文件的安全性,电子文件的一体化管理已得到整个档案界越来越多的关注,