做好计生档案的规范化管理

县级农村计划生育档案的管理受经济、基础设施、管理等方面限制,存在一些既现实又不容忽视的问题。主要体现在:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素;三是部分案卷缺少卷内目录,无法检索;四是案卷未打标页码,使用过程掉页很难发现;五是组卷混乱,有按时间组的,也有按乡镇村管辖权限组的,还有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一,有的一、二页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;七是对流动人口建档、销档不及时。档案管理的收集、整理、著录、保管、鉴定等各个环节都需要按…     

对案卷封面和案卷目录的一点改进意见

广大档案工作者对案卷封面和案卷目录都非常熟悉,案卷封面用以揭示案卷的内容、成份等构成情况,它由全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文件所属的起迄年月时间、保管期限、件、页数、归档号、全宗号、目录号、案卷号等项目构成。案卷目录能固定案卷的分类体系和排列次序,揭示全宗内档案的内容与成份,是一种常用的检索工具,其主要项目有案卷号、案卷标题、卷内文件起迄日期、页数、保管期限、备注等。笔者认为案卷封面和案卷目录的构成栏目里缺少了案卷存放地点项目,带来了许多不便和麻烦,案卷存放地点由档案     

努力实现社保档案整理规范化

正一、档案整理工作中存在的主要问题我国档案整理工作存在一些不足。主要问题有:一是档号不规范、没有目录号、一卷多册现象较多。二是案卷提名不规范、有提名但不能反映主题内容、提名缺少基本要素,甚至没有案卷提名等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录。四是许多案卷未标页码,导致使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重。如有按时间组的,也有按职能部门管辖权限组的,还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一,有的一二页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷。总之,综合性档案馆建馆时间越长,馆藏量越大,存在的类似问题就越明显。     

浅议文件归档『卷』改『件』

一、实行“卷“改“件“,是新形势的需要 　　传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在“卷“的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照“三合一制度“分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难.三是提供利用效率低下,查准率不高.由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事.首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件.……     

邻接权—馆藏档案数据库制作者的权益保障

一、馆藏档案数据库概述 馆藏档案数据库又称事实档案数据库,是以馆藏档案的实体为对象,存储档案实体信息的数据库.馆藏档案数据库编排比较简单,编排逻辑一般按照统一的档案著录标准,从物理上看,比较无序、杂乱. 馆藏档案数据库以目录型档案数据库和全文型档案数据库为主.其中,目录型档案数据库主要是记录档案的档号、标题、责任者、页数、文号等档案外部特征,如案卷目录数据库、全引目录数据库等.目录型档案数据库是在档案管理的日常工作中产生,建立目的主要是方便档案管理,服务公众检索,一般强调“快”和“全”.     

试析彩票行业档案管理常见问题和对策

1 彩票行业档案管理存在的问题 1.1 档案管理工作纷繁复杂、工作量大.彩票行业的技术更新很快、发行游戏种类繁多,如,投注站档案仅河南就有15000个之多,再加上市场的形势瞬息万变,彩票任何新玩法的上市、游戏的发行方式、促销形式发生改变都将给档案管理工作带来很大的难度,增加档案管理的复杂化. 1.2 档案售理工作流程不规范.彩票行业在档案的管理上存在着诸多不规范的问题:一是档案的号码记录不规范;二是档案的案卷标题撰写不规范;三是大部分案卷缺少卷内目录;四是组卷混乱没有延续性.     

浅议文件归档"卷"改"件"

一、实行"卷"改"件",是新形势的需要传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在"卷"的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。文件按照"三合一制度"分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难。二是管理难。组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难。三是提供利用效率低下,查准率不高。由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事。首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。     

基层档案部门机读目录录入工作中存在的问题

一、虽然开展了档案目录微机录入工作,但是由于缺乏经验,又得不到及时的技术指导和工作交流,没有统一的标准,没有严格按照《档案著录规则》录入,致使著录项目和著录内容不够规范,在自动检索时容易造成误检,在提供利用时,容易造成查询不到位或漏查。二、档号编制不规范。尤其是五、六十年代的案卷,这个问题就更突出。例如在同一全宗、同一保管期限、同一年度、不同目录中有相同的案卷顺序号,如果在前一目录中录入了该案卷,而在下一目录中再录入顺序号相同的案卷时,微机会自动调出前一目录的该案卷号,致使无法录入下一目录顺序号相同的案卷,这…     

案卷标题如何准确揭示卷内文件内容

案卷标题是揭示卷内全部文件成分和内容的总题目,是供利用者查找利用档案的重要检索工具.案卷标题规范与否会直接影响查阅档案的效率.案卷标题由三部分组成,即作者、问题(内容)、名称(文种),但是,并非具备了这三个要素就算是准确规范的案卷标题.     

档案目录的电子化

档案目录的电子化,即档案检索工具的数据库化.而不只是把纸质档案目录转换成一般意义上的电子文件即可.因为,只有把纸质档案目录这一"死文件"转换为数据库性质的"活文件",才便于用户对档案文件的查找,才能提高档案文件的查全率、查准率以及查找速度,从而为档案管理现代化奠定基础.总结档案部门档案目录电子化的实践经验,笔者认为在档案目录电子化过程中,有如下问题需要引起重视:     

重视档案工作的各个环节推进管理现代化

一、档案管理基础工作存在的主要问题分析 目前档案馆(室)大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长,加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况,形成了档案基础普遍较差的局面.主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多.     

档案检索工具存在的问题及对策

档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段,是管理和利用档案的工具.当前检索工具主要存在以下问题. 1.检索工具的类型不完整、不系统、不配套,不能全方位、多渠道、深层次地检索档案.以我馆现有的检索工具为例,只有案卷目录是系统、完整的,囊括了所有全宗的所有年代.案卷目录作为著录档案案卷内容和成分的目录,固然是一种最基本的档案检索工具,但由于它著录的内容笼统、成分混杂、不能全面、细致地反映出全宗内所有档案的情况,因此在使用过程中出现的弊病很多,如:漏检、错检或因怕遗漏而导致调卷过多等等.其他几种检索工具的编制也不很理想,如:现行档案的全引目录不是所有全宗都有,只是部分全宗的部分年代才有;专题目录的种类极少,选题上多偏重于量少易搞,实用价值很低,也缺乏连续性;重要文件目录和部分文件分类目录的编制,带有许多人为随意性,不能尽收同一全宗的所有文件等等.这样一些看似种类繁多,却样样都不全面的检索工具拼凑在一起,难以起到依赖和互补的作用.     

建立文件级目录数据库中文件题名项的特殊情况处理

文件题名是建立电子档案检索系统、实现档案信息计算机检索目标不可缺少的一个最基本的要素.在建立文件级档案目录数据库过程中,经常会遇到文件材料无题名或文件题名不规范等特殊情况.对这些问题如不能在录入前进行统一规范的处理甚至放弃处理,必然会从根本上影响到档案目录数据库的质量,造成检索查询时的漏检、误检等,从而大大降低档案信息的一次性查全率和查准率.那么,怎样才能处理好建立文件级目录数据库中遇到的这些常见问题呢?笔者在此谈谈自己的做法和体会,以期供同行参考.     

拟写案卷标题应注意的几个问题

案卷标题即案卷题名,是对卷内文件材料的高度概括.它的作用在于准确地提示案卷的内容,便于查阅和利用.案卷标题的质量,将直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用,对档案著录、标引、检索和日常管理有着重要的意义.因此拟写案卷标题一定要做到内容概括准确、文字简练、结构完整、语句通顺、标点正确,达到内容与形式的完美统一.     

公文标题标注常见错误

公文标题是公文的眼睛,是提炼公文主题、拟写案卷标题和编制档案检索工作的重要依据。但目前不少公文标题标注存在要素不全、事由错误、文种错误、格式错误等不规范现象,本文从实例出发,分析标题标注中存在的问题和修改办法。     

浅议文件归档“卷”改“件”

一、实行“卷”改“件”，是新形势的需要。传统的档案分类，是以案卷为基本单位，档案的检索与利用都是在“卷”的层面上进行的，这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。件按照“三合一制度”分类后，才可组卷、立卷，而后进行卷内件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做，操作难度大，工序多而繁，掌握起来难。二是管理难。组好卷后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面，     

省档案局副局长曾凡刚同志在全省民国档案案卷级目录采集报送培训班上的讲话

同志们:按照全国历史档案资料目录中心领导小组及全田民国档案资料目录中心的要求,为了圆满地完成我省民国档案案卷级目录采集报送任务,在"十五"期间内建成全国、省、市、县四级民国档案案卷级目录数据库。形成更为系统、规范、科学的民国档案案卷级目录检索体系,以期在更大的时空范围内实现资源共享,最大限度地发掘档案的利用价值,更好地开发利用档案信息资源,有效地服务四化建设,今天我们在这里举办全省民国档案案卷级目录采集报送培训班。     

“死档”的原因及对策

张雯、范莉在《贵州档案》１９９９年３期撰文指出,在档案利用过程中,有时会出现“死档”现象。本来某一份文件存放在档案馆里,但查找起来最终竟会得出“查无此件”的结论,使本应产生利用效益的档案成了“死档案”。造成这种情况的原因主要是,文书分类不合理;档案管理人员业务不熟练;检索工具不完善。针对这种现象;作者提出,在利用工作中要多“撒网”,对所要查找的文件,在长期卷中查不到的可再到永久卷中找;对标题含混不清的案卷;不要只看案卷目录,还应仔细查阅卷内目录;对跨年度的文件,要注意在相邻年度中查找,以弥补立卷…     

朝阳区档案局关于档号编制的暂行规定(摘录)

一、什么是档号,档号的作用:档号是档案整理过程中对档案的编号。文书档案包括全宗号、案卷目录号、案卷号、页号。科技档案包括分类号、项目代号、案卷号。它对于固定档案的整理体系、分类排列顺序,揭示每份文件或案卷的出处有着特殊的作用,是编制各种档案检索工具不可缺少的项目。     

以"件"为单位管理档案的益处

一、以"件"为单位管理,使文书归档工作能够得到最大程度上的简化,省事、方便、高效.传统立卷方法通常有两难,一是组卷难,对组卷要求高,既要考虑"六个特征"之间的相互组合,又要保持文件之间的有机联系,还要考虑到案卷的厚度.关键是还要拟写出能切合实际反映出案卷内文件内容的案卷标题,这就要求立卷人有较高的素质,既要熟悉单位的业务,又要有档案的专业知识,还需要有一定的实践经验.二是工作量大,年度收集、组卷、编写页号、抄写卷内目录、装订、切边、填写案卷封面、排列案卷、编写案卷号和案卷目录等工作量很大.以"件"为单位进行档案管理,只要做好平时立卷随到随存档,不用等到年终集中整理,大大减少了工作量,简便易行.按保管期限放入相应的类别中排列在一起,便于档案人员保管和利用.