业务问答

1对归档电子件,档案室（馆）是否需要一件一件地与纸质原件对照检查？由谁来检查？如果出现不一致。如何处理？ 答：由于电子件在法律凭证性、管理制度、管理方法等方面的特殊性,目前我国规定具有永久和长期保存价值的电子件在归档时,应同时保存电子件的纸质件,即“双套归档制”。同时还要求,归档电子件应与相应的纸质件在内容、相关说明及描述上保持一致。     

会议文件的整理归档工作

１会议文件的收集工作担任文秘工作的同志应增强责任心，在日常工作中要积极主动地随时收集本部门形成的会议文件和上级会议下发的文件。先认真登记、分类、编号，然后交领导同志和有关部门传阅、承办，办完后及时收回归档。文书处理会议文件和档案管理是相互衔接的，是机关工作的两个流程，具有许多共同之处。新的档案管理规则是实现文档一体化，其目的是理顺文书处理和档案管理两者之间的关系，简化文件整理归档工作，提高工作效率。办理完毕的会议文件要直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档会议文件整理变成一项日常工作。在…     

永久档案无限期保存的负面效应及改进

国家档案局颁发的文件材料归档范围及保管期限表规定：档案保管期限分为“永久”、“长期”和“短期”三个档次，永久档案需永久保管，无限期地保存下去。而实践证明，由于永久档案的先天不足，划分等级过宽，鉴定时持宁高不低等原因，带来不利干馆(室，下同)藏档案的优化等一系列弊端。所以档案永久保管而不作定期鉴定，任其无限期地保存下去，确系利少弊多，有改进之必要。本文就此问题谈点拙见，有求干同行指正和赐教。     

"归档月"谈机关文件材料归档的几个问题

2000年12月6日，中华人民共和国档案行业标准《归档件整理规则》正式颁布，2001年1月1日起实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，它的颁布与实施，对机关档案工作和一年一度的“归档月”活动有哪些影响与变化，本就此谈点认识，仅供同志们在“归档月”中参考。     

工程电子文件归档工作中应注意的几个问题

电子件归档就是按归档要求将整理好的电子件的信息内容和它的环境条件一并以数码的形式转存在磁性材料或光盘等载体上保存。工程电子件是指在工程设计活动中通过计算机形成和读取的以数据代码记录信息的件。工程设计活动不同于其它活动，它的继承性、连续性、反复性强，所以工程电子档案的复用率极高，而工程电子档案的复用，可以在很大程度上减少设计工作中的重复劳动，从而降低设计成本，     

归档文件整理10步骤

第一步：确定归档和不归档范围 为完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及音像、电子等各种门类和各种载体的档案，提高归档文件的质量，应按国家档案局于1987年12月4日具体规定的《机关文件材料归档和不归档的范围》确定归档的范围。     

试论机关文件的归档工作

正一、归档的含义与意义在正常情况下,机关档案的收集工作是通过执行一定的归档制度来完成的。归档是指各机关的文书处理部门或业务部门及文书工作者,将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件,整理立卷,定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。简单的说,归档就是按照我国规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。归档是文件向档案的转化标志,是文书处理的终点,档案管理的起点。在我国,"归档"已成为党和国家明文规     

电子文件的归档

电子件收集积累后，若作为电子档案保存，还必须经过鉴定、检测、整理、归档后，才能上交档案馆保存。     

辨析电子文件归档中的几对关系

电子文件归档与纸质文件归档相比，在对实体移交和权力移交、分散保存和集中保存、独立开展和集成管理等几对关系的处理上表现出诸多不同，从中折射出文件管理思想的深化，即不局限于文件管理自身范围内考虑语言件管理问题，而是以机构整体管理目标为最终目标，寻求管理效率的不断提高。     

广东：稳步开展电子文档数据中心建设

一、做好电子文件管理的宣传、咨询、指导工作 2002年年初．广东省档案局在省直单位进行了“电子文件管理与归档状况”调查，调查分析结果显示，在省直单位中，各单位已经普及，有9．2％的单位已经实现了办公自动化，每年有大量的电子文件产生．有37．6％的单位在纸质文件归档的同时开始收集电子文件．累计收集了电子文件共28．1万份。有一半以上的单位尚未开始收集电子文件，有的虽有保存，但缺乏统一管理，电子文件保存一段时间后删除，或因无法读取而丢失，造成人力、财力和信息资源的浪费。     

加强档案馆消防安全工作的必要措施

档案馆是收集、保管、提供利用档案资料的机要部门和信息中心,保存着具有重要价值的收电、会议记录、人事材料、会议件、录音(像)带及各种具有保存价值的档案资料。其主要建筑是档案库,由于收藏各类档案资料,绝大多数都是可燃物品,一旦档案馆发生火灾,     

建立文档管理中心是优化馆藏档案的有效途径

一、馆藏档案存在的主要问题 （一）重份件多。从档案馆藏看，普遍存在的问题一是全宗间重复件多。各全宗之间，尤其是中央、国务院、省委、省政府的政策、规定、办法等普发性件和重要的统计表、会议件在许多全宗的许多卷内均有保存。二是同一案卷内同一份件保存多份。     

浅谈电子文件的管理与归档

目前,我国大部分机关将电子文件转换成纸质文件,经正式签署后归档保存,原电子文件保存在各形成部门,没有归档,处于分散保存状态。也有一些单位将归档纸质文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门,这两种做法都有明显的缺焰。机构内部各部门或文件形成者个人主要看重的是电子文件在处理现行事务当中的作用,由他们自行管理电子文件往往出现短期行为,而且管理不规范,做法不统     

档案馆中的“长期档案”处理

由于我国对于“档案”概念的不同理解和目前所采取的档案保管期限划分政策，国家档案资源中存在着永久、长期和短期档案是很正常的事。不正常的是，档案馆是永久保管档案的基地，但是在我国各级国家档案馆所保存的档案中有相当一部分却不是“永久”的，而是“长期”，甚至是“短期”的。不但如此，档案馆中保存的许多长期和短期档案早已超过原定的保管期限，在目前以至相当长的一段时间内，对于这些档案似乎仍然没有处理的可能。“长期”和“短期”档案存在着“永久”保存下去的趋势。     

浅谈工程项目前期档案管理

工程项目前期档案是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的件材料。工程项目前期档案是企业档案的重要组成部分．是工程建设的凭证性和基础性件材料．是一个企业永久保存的法律性原始凭证。只有规范前期档案管理，明确归档范围．保证前期档案的齐全、完整．才能为主体工程档案管理打下良好的基础。     

浅谈新闻档案的特点及其在市场经济条件下的作用

新闻档案是指新闻单位在宣传报道过程中形成的，具有保存价值，经过收集、整理、立卷归档的稿件、录音带、录像带、照片、影片等不同载体的件材料。     

新保管期限表的熟记掌握

国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》(以下简称新表),笔者将其与“国档发[1987]27号”(以下简称旧表)文件进行了对比学习,新旧表对照调整较大,保管期限由原来的“永久、长期、短期”改为现在的“永久、30年、10年”,永久部分不是简单的旧表中的“永久”对接到新表中的“永久”来,“长期、短期”也不能简单等同于“30年”和“10年”。新表篇幅更大,内容更多,如何才能掌握内容并熟记,以便整理档案以及指导工作,现将笔者的看法提出来供同行参考。     

青岛市电子文件管理模式素描

2002年，青岛市档案局印发《电子文件归档与管理规范（试行）》，结合自主开发的电子文件归档管理系统（易初档案管理系统）。在全市机关开展电子文件归档工作。2003年，第一批机关电子文件接收进馆。2004年．以实现“机关电子文件资源共享。推行网络环境下馆室一体化管理”为目标的青岛市数字文件中心正式投入运行，标志青岛市已从单纯的电子文件管理发展到电子文件利用。从只限于查阅本单位电子文件发展到全市电子文件共享。截止到2006年9月，青岛市市直机关文书档案电子文件归档率达到100％。青岛市档案馆接收电子文件18万件。30个市直机关建立了数字档案室，实现室藏档案全部数字化、网络化。     

关于电子文件归档的几个问题

电子文件归档就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘保存。与单纯的纸质文件归档工作相比,电子文件归档的范围扩大了,质量要求提高了,归档时间提前了。因此,正确认识这些变化,并妥善处理好相关问题,对搞好电子文件的归档工作非常重要。     

期刊要览

《档案》2014.09网络信息资源归档保存的责任主体研究作者:赵展春在各国开展的网络信息资源保存项目中,国家图书馆以及大学图书馆发挥了重要的主导作用,成为主要实施者。而档案馆作为永久保存社会记忆的基地,具有网络信息归档管理的天然优势,理应承担起网络信息归档保存的主体责任。我国应在国家层面上构建起由国家资源归档保存中心