民国档案著录标引应注意的若干问题

全省民国档案机读目录数据库建设是档案信息化建设的核心任务之一。民国档案案卷级著录标引质量是民国档案目录检索体系的生命和灵魂．决定着各级目录数据库建设的成败。省目录中心办公室对部分市地县上报的著录标引工作单位进行了认真审查,发现著录标引工作中还存在一些问题．不同程度地影响了著录标引工作的质量。     

略论民国档案著录标引次序的确定

随着民国档案开放利用工作的深入发展,原有的案卷目录、卷内文件目录及全宗目录等馆藏目录已难以适应新的形势和现代科技的发展。将计算机引进到了档案工作中,以期实现高效、准确的档案检索,但其前提是要对档案文件进行前处理——著录标引,于是早在80年代,各地各级档案馆纷纷开展了民国档案的著录标引工作。期间,一个矛盾始终困扰着我们,那就是:一方面民国档案检索工具现代化的迫切性日益突出,另一方面档案数量的巨大与著录标引人员的有限     

谈撤、并、转单位档案进馆中存在的问题

看了本刊2005年第12期刘平雪同志《进馆档案整理中存在的几个问题》,笔者颇有同感。2001、2004年度,济南市进行部分单位撤、并、转,市档案馆共接收撤、并、转单位的文书档案5万余卷,归档文件1.2万余件。在我们日常管理工作中,刘同志文章中提到的几个问题也不同程度地存在。另外,在接收整理档案过程中我们还发现存在另外一些问题。1.年度立卷不够齐全。《机关档案工作业务建设规范》要求,不同年度的文件一般不得放在一起立卷。我们理解,案卷排列应在不同的保管期限下按照年度进行排序。但实际工作中,极少数单位的档案存在着年度立卷不够齐全…     

电子档案与纸质档案在档案管理与利用中的区别

一、电子档案与纸质档案在档案管理中的区别传统的纸质档案在形成过程中,首先是对归档的文件进行档案编目,包括档案著录、标引和组织、编织目录的工作,其主要目的是为档案保管和提供利用。而电子文件它是在数字设备及环境中完成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机设备阅     

论电子文件整理的社会化

电子文件整理的社会化源自其产生的社会广泛性和零散性.具体体现为: "新来源观"视野下的整理社会化;年度分类法、组织机构分类法、保管期限分类法中的整理社会化;档案著录标引标准化及其组织、协调工作中体现出的整理社会化.     

如何确保电子档案信息的安全

正随着科学技术的迅猛发展、信息化的有序推进,各单位出现了愈来愈多的电子档案。实际工作中,档案管理人员体验到了电子档案传递、收集、整理、利用的便捷。但是,我们也不能回避电子档案信息管理过程中的安全问题。电子档案作为一种数字化信息,从电子文件的产生、处理、传递乃至归档、整理、保管、利用等各个方面都存在着信息失控、信息污染、信息干扰、病毒侵犯等不利安全的因素。如何保障这些电子档案信息的安全,已成为摆在我们面前的严峻课题。     

试论主题词标引在公文与档案检索中的作用及其对检索的影响

本文对公文与档案著录标引主题词和主题词标引在公文与档案检索中的重要作用作了阐述,对目前在主题词标引中存在的问题以及对检索产生的影响作了分析,提出了一些对策和值得思考的问题。     

建设项目档案管理存在的问题与对策

建设项目档案是建设项目实施的历史记录。实际工作中，项目建设单位由于档案意识不强、管理机制不畅等问题，导致建设项目档案在收集、整理、保管和利用等过程中都存在问题。本文系统阐述了建设项目档案工作的意义，分析了项目建设档案管理中存在的问题，并提出对策建议。     

事业单位档案管理应处理好的几个关系

目前,很多事业单位档案管理存在着分散、零乱、遗失等问题,这些问题严重地影响着档案的调阅和利用,因此,事业单位急需加强档案的收集、整理、保管与利用工作。为进一步做好事业单位档案管理工作,各单位应从理顺各种关系入手,重视制度化管理工作,努力创建科学合理、规范高效的档案工作新机制。     

加强声像档案管理的对策

随着社会发展及办公条件改善,在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,我们就辽宁铁岭地区140个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现,声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题,直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平,已到了非抓不可的程度。因此,采取有效措施,加强声像档案管理工作刻不容缓。一、声像档案管理存在的问题主要存在着“一硬一软”的现象。在调查的140个单位中,仅有18个单位没…     

立卷改革后单份文件的保管利用

文书档案立卷改革在我国从最初摸索、试点至今已有七八年之久,多数单位进行改革之后对新的公文整理方法给与了肯定.但是,在尚不能实现档案全文计算机检索的单位,单份文件在保管、利用方面存在着一些问题:一是目前的各种装订方式都有利有弊,没有一种被普遍认可;二是归档文件按"件"整理装订,在档案利用过程中,由于失去了卷皮的保护,文件极易损坏;三是相对于案卷来说,利用时单份文件的抽插更易造成错乱;四是清查档案时将大大增加工作量.     

民国档案著录标引工作实践与探索

民国档案目录中心工作已在全省广泛开展.民国档案目录中心建设的难点和它的主要内容是民国档案的著录标引工作.为此笔者就如何做好民国档案著录标引工作谈点看法.     

信息化背景下档案工作存在的问题及其应对措施

一、信息化过程中档案工作面临的问题 1、传统的档案工作观念落后，开放意识与创新意识淡薄。目前，一些档案部门仍然存在着“为保管而保管、重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”，“安于现状”，不讲求社会效益和经济效益等旧观念。这些情况和问题，特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐，     

谈三门县档案信息化建设

一、我县档案信息化建设存在的问题 (一)档案工作观念落后 目前,三门县不少单位仍然存在着"为保管而保管、重保管轻利用"的思想,存在着"等、靠、要"、"安于现状"等旧观念,以及"闭架借阅"、"你查我调"等做法.现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得来源于社会而服务于社会的档案工作不断出现一些新情况、新问题.这些情况和问题,尤其是思想观念落后的问题,已成为制约档案信息化工作的重要因素.     

业务研究基坚本固方可叶茂枝荣：高校档案基础工作仍须加强

基础工作是档案事业发展的基石.加强档案基础工作包括两个内容:一是加强档案管理业务基础建设.要做到档案文献收集齐全、分类科学、整理有序、鉴定准确、保管安全,为现代化奠定良好的基础.二是加强数据库建设.要加快进行档案文献的前处理工作,提高档案著录标引的速度和质量.坚实的基础工作对档案馆实现现代化,提高服务质量和服务水平,推进档案事业发展起着举足轻重的作用.     

著录中主题标引两个问题

著录项目中最具有检索意义的是主题词,而著录工作的难点也在于如何准确提炼档案主题,选好主题词。主题词标引的准确、全面与否,直接影响着档案信息资源的检全率和检准率。在著录工作中,由于种种原因,有的档案工作者为提高工作效率,不仔细阅读档案内容,简单采用“望题标引”、“字面组配”等不恰当的主题词标识方法,导致主题标识不能准确反映档案内容,出现主题词“标引不足”或者“标引过度”,降低著录质量。所谓“标引不足”是指著录标引时选择的主题词不能全面、准确地解释档案内容,造成对档案内容的漏著、误著。如“一份关于XX县外贸出口…     

对文书档案鉴定工作的几点思考

本文试图针对文书档案鉴定工作中存在的一些问题，从以下四个方面，阐述了自己的观点：一、从档案价值的特点和档案价值鉴定工作的特点入手，阐明档案价值鉴定本身存在的矛盾，即档案价值的客观性与档案价值鉴定工作中存在的主观随意性之间的矛盾；档案价值的潜在性、隐含性与档案价值鉴定工作的实践性之间的矛盾以及档案价值的多维性特点对鉴定人员的高要求与档案鉴定人员认知的局限性之间的矛盾。深入了解和正确对待这些矛盾，有利于我们在档案价值鉴定实践中正确把握和运用全面的、发展的、历史的观点去分析和判定档案的价值和确定保管期限。二、试图从开展档案价值鉴定的最初动因和其定义两个方面分析效益标准在档案鉴定工作中的具体体现，认识坚持效益标准在文书档案鉴定中的重要性。三、针对当前我国文书档案保管期限表存在的问题，对改革文书档案保管期限表提出了四点意见：第一、制定保管期限表要理论紧密联系实际，将鉴定的原则、标准和鉴定方法很好地溶入其中；第二、分级分系统制定档案保管期限表，构建比较完善的档案鉴定标准体系；第三、改目前文书档案保管期限“三分法”为“标时法”，缩短保管期限平台，减小操作弹性；第四、要进一步提高档案保管期限表的可操作性；四、通过对文书档案中电子档案与纸质档案的一些特点的对比以及对电子档案鉴定工作目前的主要矛盾的分析，认为我国当前电子档案鉴定的主要任务应该放在鉴定其真伪上。     

归档文件利用应设置借阅夹和代档卡

从2001年1月1日起,全省贯彻实施国家档案局颁布的《归档文件整理规则》,归档文件实行以"件"为单位的整理方法,简化了整理,深化了检索,适应了档案管理现代化的发展要求,为档案工作的数字化、信息化建设奠定了基础.但是,在目前档案提供利用仍处在手工检索服务的情况下,以单份文件为单位,也给档案的保管利用带来一定的问题和不便.笔者认为,从有利于档案保管保护和保密的角度出发,在归档文件的提供利用过程中,应设置档案借阅夹和代档卡.     

浅析档案著录标引与计算机检索的查全率和查准率

当前,应用电子计算机管理档案已是相当普遍的事了.但是,在实用的机器自动标引软件系统和文档一体化计算机管理系统尚未问世之前,计算机建库的数据还都是来源于人工标引.就人标引的质量而言,同一份档案文件由于出自不同的标引者之手,在标引的深度上和广度上往往会有差异,这直接影响到计算机数据库的质量和检索利用的效果.本文就档案著录标引与计算机检索的查全率和查准率,结合标引工作实践作一些分析,以与同行们交流、商榷.     

论赵明诚《金石录》及其档案史料思想

赵明诚编写《金石录》的过程蕴含了他较为系统、丰富的档案史料思想。本文从《金石录》入手,对此作了深入的挖掘,并从档案史料的收集、整理保管、鉴定、著录、编研及其利用等方面进行了总结和论述。赵明诚的档案史料思想对今天的档案工作仍有着十分重要的启示,值得我们学习和借鉴。