浅议文件归档"卷"改"件"

一、实行"卷"改"件",是新形势的需要传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在"卷"的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。文件按照"三合一制度"分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难。二是管理难。组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难。三是提供利用效率低下,查准率不高。由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事。首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。     

浅议文件归档『卷』改『件』

一、实行“卷“改“件“,是新形势的需要 　　传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在“卷“的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照“三合一制度“分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难.三是提供利用效率低下,查准率不高.由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事.首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件.……     

对“科技文件页号编写”技术的探讨

《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822—2008(以下简称《科技档案构成要求》(2008))中高度概括和阐述了卷内科技文件页号编写的要点和技术,其中案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页和     

浅谈公安档号的编写

浅谈公安档号的编写档号,具体地说就是每个文件在立卷归档过程中被编上的号码,即全宗号、类别号、目录号、案卷号、份号、页号。我们通常是以几个或多个文件组合成一个案卷,所以,档号又分为卷面（案卷封面）号码和卷内号码。卷面号码就是每个案卷集中在档案库房里各自...     

努力实现社保档案整理规范化

正一、档案整理工作中存在的主要问题我国档案整理工作存在一些不足。主要问题有:一是档号不规范、没有目录号、一卷多册现象较多。二是案卷提名不规范、有提名但不能反映主题内容、提名缺少基本要素,甚至没有案卷提名等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录。四是许多案卷未标页码,导致使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重。如有按时间组的,也有按职能部门管辖权限组的,还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一,有的一二页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷。总之,综合性档案馆建馆时间越长,馆藏量越大,存在的类似问题就越明显。     

档案业务基础知识卡片

卷内文件排列完毕之后,需要编写页号,固定位置,其方法是:用阿拉伯数字在文件右上角按顺序编制流水号。注意不包括卷内文件目录和备考表。为固定和保护卷内全部文件,要进行装订工作。装订前需要将文件上的金属物去除;对破损的文件要裱糊;对纸页宽大的折叠切齐;对批语、签署意见写在文件装订线外的应粘贴加边。装订案卷采用三孔一线的方式,孔距6.5至     

拟写案卷标题之浅见

卷标题,是每个案卷的“花名册”,是案卷封面的重要组成部分,是卷内全部文件的总概括。通过案卷标题,可提示出卷内文件的成份案与内容,对编制各种检索工具及今后查找利用档案,提供了可靠的条件。因此,很有必要对案卷标题的拟写进行研究和探讨。一个完整的案卷标题,应包括作者、问题、名称三个部分。拟写标题时,应准确、简练、层次分明,避免出现笼统、片面和繁琐等现象。第一部分是作者。就是卷内文件制发机关的名称,写在标题的开头。作者要写全称或通用的简称。如卷内文简称。如卷内文件有许多作者时,可加以适当概括,如“某某厅属各公司”。…     

小议卷内文件的裁剪

案卷质量决定档案的质量,所以组卷时如何保证案卷质量是非常重要的问题。案卷的质量标准主要是讲:保管期限确定得正确;案卷的封皮书写得工整、美观、规范;卷内文件应是办理完毕的文书,并齐全完整;卷内互有联系的文件排列有序等等。至于卷内每份文件纸张的大小不一问题,不应是衡量案卷质量的标准。     

做好计生档案的规范化管理

县级农村计划生育档案的管理受经济、基础设施、管理等方面限制,存在一些既现实又不容忽视的问题。主要体现在:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素;三是部分案卷缺少卷内目录,无法检索;四是案卷未打标页码,使用过程掉页很难发现;五是组卷混乱,有按时间组的,也有按乡镇村管辖权限组的,还有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一,有的一、二页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;七是对流动人口建档、销档不及时。档案管理的收集、整理、著录、保管、鉴定等各个环节都需要按…     

浅议文件归档“卷”改“件”

一、实行“卷”改“件”，是新形势的需要。传统的档案分类，是以案卷为基本单位，档案的检索与利用都是在“卷”的层面上进行的，这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。件按照“三合一制度”分类后，才可组卷、立卷，而后进行卷内件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做，操作难度大，工序多而繁，掌握起来难。二是管理难。组好卷后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面，     

对以文件为单位管理档案的认识

一、以文件为单位组织室藏,改变了传统的档案保管方式 按照传统的档案保管方式,案卷是保管档案的基本单元。案卷是构成全宗的基本单位,案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成,以卷（或盒、袋、册）构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识,形成一个完整的案卷概念。而以文件为单位组织室藏,则使案卷的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位,首先使案卷这一概念发生了变化。     

说标准化与务实

一日到某单位看档案案卷质量,发现有一永久卷内装的全是大事记,共计一百三十八页(仅是一个年度的),卷内目录编有足足二十页!细细一看:所谓大事记几乎全是日常性工作的流水账或不足挂齿的小事记.遂问档案员小王,小王振振有词:"一切按标准化办:凡是已形成的大事记都要归档,而且要归永久卷!"     

会计档案与文书档案形式上的区别

会计档案和文书档案作为档案的重要组成部分，无论在定义上，还是在形式、内容上，都有许多共同之处和相联系的地方；但它们毕竟不是同一种类的档案，除内容上具有明显区别外，其形式上的主要区别是：1、组卷方式不同。文书档案的案卷多数都是单份文件的集合体，文件与文件之间联系松散；而会计档案的案卷大都是利用原基础，由每册凭证、每本帐簿、每册报表组合而成，同一卷内材料之间联系紧密，缺一不可。2、组卷时间不同。文书档案的案卷是把本单位同一年度内形成的文件材料加以分类整理、一次装订成册立卷；而会计档案材料在它产生和形成…     

对案卷封面和案卷目录的一点改进意见

广大档案工作者对案卷封面和案卷目录都非常熟悉,案卷封面用以揭示案卷的内容、成份等构成情况,它由全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文件所属的起迄年月时间、保管期限、件、页数、归档号、全宗号、目录号、案卷号等项目构成。案卷目录能固定案卷的分类体系和排列次序,揭示全宗内档案的内容与成份,是一种常用的检索工具,其主要项目有案卷号、案卷标题、卷内文件起迄日期、页数、保管期限、备注等。笔者认为案卷封面和案卷目录的构成栏目里缺少了案卷存放地点项目,带来了许多不便和麻烦,案卷存放地点由档案     

改革开放30年北京市档案事业取得全面发展(下)

三、档案管理水平取得新提高 （一）档案整理检索工作规范有序 “文革”结束后，各档案馆的档案普遍存在案卷质量较差的问题，如卷内文件没有编号等。从1986年起，全市大部分档案部门着手进行档案整理工作。     

以"件"为单位管理档案的益处

一、以"件"为单位管理,使文书归档工作能够得到最大程度上的简化,省事、方便、高效.传统立卷方法通常有两难,一是组卷难,对组卷要求高,既要考虑"六个特征"之间的相互组合,又要保持文件之间的有机联系,还要考虑到案卷的厚度.关键是还要拟写出能切合实际反映出案卷内文件内容的案卷标题,这就要求立卷人有较高的素质,既要熟悉单位的业务,又要有档案的专业知识,还需要有一定的实践经验.二是工作量大,年度收集、组卷、编写页号、抄写卷内目录、装订、切边、填写案卷封面、排列案卷、编写案卷号和案卷目录等工作量很大.以"件"为单位进行档案管理,只要做好平时立卷随到随存档,不用等到年终集中整理,大大减少了工作量,简便易行.按保管期限放入相应的类别中排列在一起,便于档案人员保管和利用.     

机关文书立卷方法亟待改革

传统的文书立卷要进行案卷和卷内两级整理,程序是:根据文件的重要特征或文件的类型,把本单位形成的文件和接收上级部门的文件进行区分并组合成案卷,然后检查、调整卷内文件顺序、统一页号,根据"三要素"的原则拟写案卷标题,填写卷内文件目录.     

档案条目录入要『五看』

适应档案信息化建设的发展要求，诸城市档案馆已将馆藏2/3全宗的案卷目录和卷内文件目录输入微机。为了提高微机录入速度，更为了以后档案检索的查全、查准，我们坚持不懈地做了大量的档案条目录入的前处理工作。作为一名基层档案工作人员，笔者在两年多的切身工作实践中，关于档案条目录入的前处理积累了一些方法，对于广大同行或许有一定的参考价值，现把它们概括为“五看”。 一看题名是否规范 有的案卷，题名不规范，主要表现在：提示不出文件内容；结构残缺不全；过于冗长、拖泥带水；用词不当或语法错误；不适当省略或滥用简称等等，…     

拟写案卷标题之浅见

案卷标题,是每个案卷的“花名册“,是案卷封面的重要组成部分,是卷内全部文件的总概括.通过案卷标题,可提示出卷内文件的成份与内容,对编制各种检索工具及今后查找利用档案,提供了可靠的条件.……     

如何编写科技档案“案卷页号”

根据国家标准 GB/T11822-89,《科学技术档案案卷构成的一般要求》,结合我市实际情况,对编写“案卷页号”,北京市档案局做了一些新的规定。1.案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2.页号位置:单面书写的文件在右下角,双