高职院校归档文件的收集与整理工作

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料[1].如何做好归档文件的收集与整理工作,是档案工作者长期思索与需要解决的问题.归档文件收集工作是档案工作的基础,没有归档文件的收集工作,就谈不上归档文件的整理、提供利用及开发.     

档案整理合格证的“尴尬”

部分基层档案行政管理部门业务科(室)有这样的做法:为了了解各单位归档文件整理情况、督促各单位按时完成归档文件整理、统计归档文件整理数量,要求有关单位在归档文件整理结束后,携带本单位归档文件整理目录及部分整理好的档案,到有关科(室)进行审核并领取档案整理合格证.     

档案工作知识问答(四)

(上接第3期)四、怎样选择归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。可以从以下几方面理解:1.围绕本单位的工作特点和主要职能工作中形成的文件作为归档文件的重点。2.办理完毕,即文件的文书处理程序已经完成,涉及相关事由的工作程序已办理完毕。3.应作为文书档案保存的文件。不是所有的文件都是档案,应选择有凭证作用、效益作用、查考利用价值的文件作为归档文件。五、如何掌握归档文件整理的原则与灵活整理原则:遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,…     

应该有配套标准

<归档文件整理规则>(以下简称<规则>)的出台,归档文件按卷整理的许多弊端有望通过以件整理的方式予以解决.但是,文件按件整理与传统的立卷归档差异太大,它所带来的影响是非常深刻而全面的.按卷整理尽管有许多无法回避的问题,但各项管理工作都已有其各自的规律与标准,从而保证整体工作的有序化.改为以件为单位整理,从根本上改变了一些传统的标准,就必须对以件为单位进行归档文件整理及归档后管理的规律加以研究,制定相应的标准.否则,将给归档文件的整理和归档后的管理带来一系列的问题.     

地市链接

双鸭山市档案局按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求,落实全市归档文件整理工作。截至6月初。已完成63家单位归档文件整理工作,共整理档案22680件。     

执行《归档文件整理规则》后热点问题的探讨

20 0 1年 1月国家档案局发布和推行了《归档文件整理规则》(以下简称《规则》) ,这是我国档案工作改革的一项重大举措。我们在执行《规则》中受益颇多 ,但也出现一些热点问题 :随着以“件”为单位整理归档文件模式的出现和计算机在档案管理中的应用 ,还要不要保持纸质归档文件之间的有机联系 ?如何理解“办结即归”的归档方式 ?分类是否可以进一步简化 ?是否可以用归档文件信息分类代替或深化实体分类 ?一、关于保持文件之间有机联系的问题随着以“件”为单位整理归档文件模式的出现和计算机在档案管理领域中的应用 ,还要不要在归档文件整理…     

科研单位推行归档文件整理改革的实践

2000年12月6日,国家档案局颁布了《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)。2001年湖北省档案局印发了《湖北省归档文件整理实施细则》,中国油料研究所作为湖北省第一批归档文件方法改革试点单位,从2001年起对文书档案管理进行了改革。长期以来,许多科研单位都实行以“案卷”为基础的档案管理规章制度,它们对推动和规范档案工作起到了重要作用。而《规则》的实施则使这些规章制度失去了对现实工作应有的指导作用,但新《规则》仅仅解决了归档文件如何整理问题,并未解决如何归档、如何鉴定、如何管理等问题。这就要求各单位从适应档案管理现代…     

装订——归档文件整理的基础环节

档案行业标准<归档文件整理规则>最根本的特点,就是以"件"为整理单位,进行文件级整理.归档文件整理按照装订--分类--排列--编号--编目--装盒依次进行.     

淡化卷的概念 推行件的操作——兼谈科技档案整理改革

国家档案局、中央档案馆发布并于2000年12月6日起实施的<归档文件整理规则>(以下简称<规则>)规定,归档文件是指"立档单位在职能活动中形成的办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料",这就表明了<规则>仅适用于文书档案的整理.     

推行《归档文件整理规则》的几个业务问题

自从2001年1月1日国家档案行业标准《归档文件整理规则》实施以来,各地认真推行,收到了较好的效果。但也遇到一些业务问题需要及时加以解决。不然可能会影响《归档文件整理规则》的贯彻执行。1、分类方案选择问题。分类方案的选择确定,对于归档文件整理是至关重要的,否则它不但影响其他环节工作的展开,还将影响归档文件整理的成果。《归档文件整理规则》确定了年度、保管期限、机构(问题)3种基本的分类方法,由此产生的复式分类法有8种,可供立档单位在确定分类方案时选择。鉴于县级机关立档单位年     

对实施《归档文件整理规则》的认识

为了规范归档文件整理方法,提高机关、企事业单位档案管理水平,甘肃省档案局2002年1月依据<归档文件整理规则>(中华人民共和国行业标准DA-T22-2000),制定了<甘肃省<归档文件整理规则>实施细则>,<细则>要求自2002年1月1日起在全省范围内实施.根据<归档文件整理规则>及<甘肃省<归档文件整理规则>实施细则>的要求,我们西北师范大学也于2002年4月制定了<西北师范大学<归档文件整理规则>实施办法>,<办法>的制定对高等院校形成文件的特殊性做了更进一步的阐明,并对高等院校在实施<规则>中实际存在的问题做了明确的说明,对今后的文件整理起到了很好的示范作用.在工作实践中,通过具体分析、比较,对<规则>实施的必要性、重要性和操作性有了进一步的认识.     

鞍钢改革归档文件整理方法

归档文件整理是档案工作的基础,也是做好档案工作的前提。归档文件整理工作水平决定着档案工作的水平,也制约着档案工作的发展。根据国家档案局《归档文件整理规则》,结合鞍钢实际,从2001年下半年起,鞍钢开始进行归档文件整理方法改革的探索,并从2002年开始在全公司范围内进行归档文件整理方法改革。鞍钢归档文件整理方法的改革是根据鞍钢的实际情况进行的,既以国家档案局的《归档文件整理规则》为依据,又与之相区别,每一个细节都充分考虑鞍钢的实际,反映鞍钢的特点。其具体内容如下:1.装订。归档文件以“件”为单位进行装订,即每份文件为一…     

中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则

DA/T222000 1　范围　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2　定义本标准采用下列定义。2 1　归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2 2　归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒 ,使之有序化的过程。2 3　件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件 ,文件正本与定稿为一件 ,正文与附件为一件 ,原件与复制件为一件 ,转发文与被转发文为一件 ,报表、名册、图册等一册 (本 )为一件 ,来文与复文…     

归档文件整理的"十二部曲"

第一部曲:制定分类方案曲.根据本单位历年归档文件分类整理的方案,参考上级档案行政管理部门有关归档文件分类整理的法律、法规和制度,结合本单位现在的归档文件实际情况,制订好一个本单位归档文件材料分类方案.     

对实施《归档文件整理规则》的思考

归档文件整理以卷为单位好 ,还是以件为单位好 ,经过诸多专家几年来的深入探索现已达成共识。《归档文件整理规则》也以中华人民共和国档案行业标准在 2 0世纪末正式颁布实施。这是中国档案事业自建国以来的一次重大改革。《归档文件整理规则》的出台 ,必将进一步推动我国档案事业的规范化、标准化、现代化的建设。本文就实施《归档文件整理规则》的有关问题谈几点粗浅的认识。一、抓住实施《归档文件整理规则》的时机。目前 ,《国家机关公文格式》ＧＢ/ 7970 -- 1999,已经由国家质量技术监督局于 1999年 12月 2 7日发布 ,于 2 0 0 0年 1月 …     

归档文件利用应设置借阅夹和代档卡

从2001年1月1日起,全省贯彻实施国家档案局颁布的《归档文件整理规则》,归档文件实行以"件"为单位的整理方法,简化了整理,深化了检索,适应了档案管理现代化的发展要求,为档案工作的数字化、信息化建设奠定了基础.但是,在目前档案提供利用仍处在手工检索服务的情况下,以单份文件为单位,也给档案的保管利用带来一定的问题和不便.笔者认为,从有利于档案保管保护和保密的角度出发,在归档文件的提供利用过程中,应设置档案借阅夹和代档卡.     

浅议县级机关归档中常见的问题

2000年12月6日颁布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(以下简称《规则》),改变了传统的“立卷”方法为“文件级整理方法”,它的制定与出台,弥补了我国档案工作法规体系中归档文件整理工作方面的空白,是实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项主要标准。为新形势下规范、高效地进行归档文件整理工作提供了依据。通过检查验收来看总体情况是好的,绝大多数单位都能按《规则》整理,做到了分类准确、整理规范、编目完备。但是有些单位由于人员变动频繁、领导重视程度不够等原因,还存在着一些不容忽视的问题。归纳起来主要…     

会议记录如何编制归档文件目录

一般单位的会议记录是一个或几个本子。《归档文件整理规则》规定，一册或一本为一件，这就是说，会议记录只编制一条归档文件目录，如“党组会议记录”、“局长办公会议记录”等。在以前的立卷工作中，为了很快检索到每一次会议，我们要求在编制卷内文件目录时，按照每次会议的主要议题，每次会议编制一条卷内目录，保证了档案的查准率。现在归档文件整理中只有归档文件目录一种检索工具，如何解决一件内多内容的检索问题，这就是推行《归档文件整理规则》后出现的新情况。为了保证查准率，我们把立卷工作中的卷内文件目录借用到这里，在每…     

有问有答(58)

按《归档文件整理规则》整理文书档案,没有说档号的问题,而科技档案的就有。那我还用编档号吗?答:《归档文件整理规则》与以往我们整理档案最根本的区别在于不组卷,而是以件为单位进行装订、     

常用分类法与部门归档制度适配性分析

部门归档制度是我国档案管理工作长期以来推行的一项档案收集、整理制度。就具体立档单位而言,该制度能否执行、执行得好与否,影响因素是多方面的,实体分类方法的选用就是其中重要的影响因素。本文拟就常用的几种分类方法对推行部门归档制度的影响关系问题作一分析。有人提出,现在我们都实行计算机网络化管理了,还需要对归档文件材料分类吗?答案应该是肯定的。一方面,从检索角度看,在手工检索的情况下,选用严格、细致、适用、科学的归档文件实体分类方法是一个立档单位归档文件整理的生命线;在计算机检索条件下,归档文件的实体分类在档案管…