案卷装订线穿眼方法的选择

案卷装订规定采用三孔一线的方法,但装订线的穿眼则有下列三种不同方法(见图一、二、三),故应加以选择,不可随意穿眼带线。实践证明,图三是一种最佳装订线穿眼方法,线能拉得紧,打结后不易松动,最为符合案卷装订要结实的要求。读者不妨可以一试。     

《机关档案工作业务建设规范》有关问题解答(下)

六、“不装订案卷”有什么质量要求?“不装订案卷”也称为“散装卷”,即将组卷后的若干份文件散装在硬卷皮内,不装订。这是近些年来立卷工作实践中产生的一种新的方法。这种方法既有优点,也有缺陷。各机关可从实际出发,自行选择。根据《规范》的要求,对于不装订案卷的案卷质量,应做到以下几点:(一)编件号。即一份文件编一个号(文件的正本与定稿、正件与附     

档案业务基础知识卡片

卷内文件排列完毕之后,需要编写页号,固定位置,其方法是:用阿拉伯数字在文件右上角按顺序编制流水号。注意不包括卷内文件目录和备考表。为固定和保护卷内全部文件,要进行装订工作。装订前需要将文件上的金属物去除;对破损的文件要裱糊;对纸页宽大的折叠切齐;对批语、签署意见写在文件装订线外的应粘贴加边。装订案卷采用三孔一线的方式,孔距6.5至     

努力实现社保档案整理规范化

正一、档案整理工作中存在的主要问题我国档案整理工作存在一些不足。主要问题有:一是档号不规范、没有目录号、一卷多册现象较多。二是案卷提名不规范、有提名但不能反映主题内容、提名缺少基本要素,甚至没有案卷提名等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录。四是许多案卷未标页码,导致使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重。如有按时间组的,也有按职能部门管辖权限组的,还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一,有的一二页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷。总之,综合性档案馆建馆时间越长,馆藏量越大,存在的类似问题就越明显。     

档案整理中的“贴边”工作

在档案整理过程中 ,立卷人员往往会遇到这样的文件 :它们或有破损 ,或纸质很差 ,或幅面过小 ,或在装订线处写有字迹等。对于这些“不合格”文件 ,如果直接装订 ,往往会造成案卷中的文件脱页 ,或将有用信息装在卷脊中 ,降低案卷的质量 ,也不利于档案的保存和利用。因此 ,我们在装订这些文件之前 ,要对其进行“贴边”处理 ,以便于装订。在我们实际工作中 ,由于上述“不合格”文件大量存在 ,如果不进行“贴边”处理就难以装订 ,因此立卷人员一般都会进行“贴边”处理工作。但在操作过程中多数人往往忽视对材料的选择和操作的规范性。特别是在基…     

公产房屋档案立卷规则利弊谈

公产房屋包括房管部门管理的房产、全民单位自管房产、集体单位自管房产、军产等.由于我国幅员辽阔,1987年全国开展的房屋总登记发证工作以来产生的公产房屋档案,各省、市立卷规则不一.有的城市一幢一卷,有的城市则多幢一卷.多幢一卷就是一个单位不管一处有多少幢房屋,所有资料都归纳到一卷档案内,装订成一卷,形成一个大案卷.有的厚达4至5公分,资料太多,一个案卷装不下,还要分拆为两个案卷.     

做好计生档案的规范化管理

县级农村计划生育档案的管理受经济、基础设施、管理等方面限制,存在一些既现实又不容忽视的问题。主要体现在:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素;三是部分案卷缺少卷内目录,无法检索;四是案卷未打标页码,使用过程掉页很难发现;五是组卷混乱,有按时间组的,也有按乡镇村管辖权限组的,还有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一,有的一、二页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;七是对流动人口建档、销档不及时。档案管理的收集、整理、著录、保管、鉴定等各个环节都需要按…     

归档文件装订方式及装订材料利弊谈

目前档案整理中常见的装订方式，除传统的缝纫式外，还包括粘接式（如裱糊浆糊、热封胶）、铆接式（如热压胶管）、挤压式（使用变形材料，如钢夹、塑料夹等）以及不装订状态下的直接套装式。在应用《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）时，上述装订方式和装订材料各有利弊。这些方式都适用于归档文件整理工作，对不同形式的归档文件来说，关键在于装订材料的材质及其成本。下面就装订方式和材料进行简单的分析。 一、缝纫式 传统立卷方法中，案卷装订都采用“三孔一线”方法。但在机关档案部门应用《规则》后，“三孔一面”的装订方法…     

介绍几种声像档案装具和照片固定方法

我区自开展声像档案工作以来,制作了一批声像档案装具,总结出照片固定的几种方法。现介绍如下:一、照片档案装具照片档案装具采用纸质盒式装。以纯棉布作封面,封底三边是棉布连接的翻口纸舌,盒内卷脊上下装订处各有20mm宽的纸舌用于装订芯页,纸舌上有3个直径5mm的装订孔。盒脊处标注类目名称、案卷题名、全宗号、盒号、年度、照片(底     

浅谈科技档案的按件装订

档案的装订。是档案整理中不可忽视的一个环节。如果装订不妥,将直接影响案卷质量,不利于档案的管理与利用。科技档案传统的装订方式是按卷装订。国家质量技术监督局1989年发布并于2000年12月11日修订的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（简称《要求》）指出：案卷可采用装订和不装订两种形式。[第一段]     

文书档案立卷单份装订好

文书档案立卷单份装订好铁道部第十六工程局罗玉英档案的装订，在整个档案整理过程中虽不占重要位置，但如果装订得不合适，就会给利用带来困难。因此，档案采取何种方法进行装订，是一个不可忽略的问题。文书档案的装订，目前有两种形式：一种是整卷装订，即每个案卷的文...     

浅议文件归档"卷"改"件"

一、实行"卷"改"件",是新形势的需要传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在"卷"的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。文件按照"三合一制度"分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难。二是管理难。组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难。三是提供利用效率低下,查准率不高。由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事。首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。     

浅议文件归档『卷』改『件』

一、实行“卷“改“件“,是新形势的需要 　　传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在“卷“的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照“三合一制度“分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难.三是提供利用效率低下,查准率不高.由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事.首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件.……     

科技图纸整理不宜装订

长期以来,档案部门在整理科技图纸时大多采用将不同幅面的图纸统一折叠成A4幅面(297mm×210mm)大小后再装订成卷的方式,这种整理方式虽然具有案卷整齐、图纸不易散乱的优点,但也存在着许多不足。主要表现为:其一,不便于利用,极易造成图纸的撕裂、损毁。特别是利用过程中需要复制某张图纸时,经常需要拆卷。近几年在库藏档案的数字化处理过程中,已装订图纸的重新拆卷更成为前期准备工作中必不可少的一个环节。其二,借阅某一张图纸时,需要将整个案卷借出,不利于档案的保密。其三,图纸剪裁、打孔、装订成卷费时、费力、费料,增加了档案人员的工…     

浅谈干部人事档案案卷的不装订

按有关管理部门要求,干部人事档案案卷必须整理装订成册。但经过多年的工作实践,笔者认为,为便于做好干部人事档案的管理工作,维护好档案的原貌,干部人事档案可采取整理成册(卷)不装订的方法。一、干部人事档案案卷不装订的优越性1.给整理工作带来较大方便。干部人事档案整理工作与其它档案(除职工档案外)整理工作的一个显著区别是:干部人事档案不是整理一次就能结束的,而是要随着一个干部的成长经历中形成的归档材料的不断补充,每隔二、三年就得整理一次。就一个干部的档案来说,从其参加工作起,直至退休为止,少则要整理七、八次,多则要整理…     

装订在立卷方法改革中的定位

我们知道 ,归档文件整理有两种形式的流程 :以卷为单位整理的流程是分类、排列、编页码、编目录 (卷内目录 )、装订、编目 (案卷目录 ) ;正在推行的归档文件整理 ,是以件为单位的整理 ,它包含有装订、分类、排列、编页码、编目、装盒程序。文件也有一个形成过程 ,即拟稿、核稿、签发、打字、校对、油印、分拣、装订、用印等过程。通过比较 ,不难看出在这三个流程中 ,都有一个装订环节。在前两个归档文件整理过程中 ,装订环节均由文书处理部门的文书人员进行具体操作 ,一个是以卷为单位装订 ,另一个则是以件为单位装订 ;后一个文件形成过程中…     

改进指导方法提高工作质量

传统的档案指导方法多采用指导人员包办代替基层档案人员立卷的方法,即每到一处,业务指导人员就以主人身份进行分类组卷、拟定案卷标题、甚至负责装订案卷、抄写检索工具.这种工作方法带来很多弊端:一是长年采用这种工作方法,使基层档案人员不自觉地产生一种依赖心理,年年坐等档案局上门立卷,对业务工作积极性不高,年年不能独立工作.二是由于指导面广,业务指导人员对每个单位的业务了解得不甚清楚,在组卷过程中难免出现某些偏差,不利于提高案卷质量.比如,物价局的档案可分为党务、政务、价格和收费等几大类,由于业务指导人员对物价部门的业务了解得不深,很容易将价格和收费混杂在一起,直接影响案卷.     

还是保持原样好

中国文书档案管理有悠久的历史、传统和经验，其中的案卷格式最具代表性和时代特色。发展到民国时期，已经具备了成熟的案卷格式，大量的组卷合理、裁切齐整、工艺精细、装订精美的案卷留传至今，实属不易，理应完整保存，也应是我们今天管理档案应该尊重和维护的基础，在整理过程中不宜随意拆除重整。但据我们目前了解，一些档案馆在现今的整理中，为了在原案卷基础上增加卷数，增大馆藏量，认为案卷越薄越好，即随意拆卷分卷，将原来一卷变为数卷，拆除并摈弃了原有的卷皮，装订新的卷皮，重新编制卷面内容，这样，原有的卷皮不复存在，原…     

浅谈案卷装订之弊端及其改进

对案卷进行装订是我们多年来沿用的一种整理方法,其目的是为了固定与保护卷内文件,避免散失或损坏。然而,笔者在工作实践中体会到,案卷装订后弊端甚多,为档案的后续管理工作带来一系列的问题,主要表现:1、不便于提供利用。在机关档案室,利用率最多的是上级机关颁发的方针政策性文件。且常常是单份文件的借出、多人次利用,案卷装订后,多份文件装订在一起,借用一份文件也不得不借用一个案卷,借用数份文件也常常得借用若干个案卷,这对于迅速准确地提供利用,无疑带来一定的不便。     

档案整理工作的内容

档案的整理是档案室工作中一项经常性的基础工作。档案整理是指对档案外在形式的整理,并非档案内容的整理。整理内容可分为系统化和编目两部分,主要包括:区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷排列和案卷目录的编制。