有问有答（17）

■基本建设项目过程中形成的会计档案如何编号 ?答 :基本建设项目中形成的会计档案 ,可以在全宗内分类方案的会计档案类目下 ,单独设类编号。在财务单一的单位 ,一般将会计档案设为一级类目 ,二级类目按形式设置凭证、账簿、财务报告、其他四类 ,然后再按阶段年度设置三级类目。在财务种类较多的单位 ,除了机关会计外 ,可能还有系统会计、基建会计等 ,它们各自相对独立 ,分类编号时 ,不宜混在一起 ,可以按内容特征将会计档案分为行政会计、系统会计、基建会计三个二级类目 ,在每个二级类目下分别按形式设置三级类目 ,再按阶段年度设置四级类…     

有问有答（9）

■一个单位中 ,档案已经过系统的整理编号 ,如果又发现一些零散文件 ,怎样处理 ?答 :可采取插卷号或续页号的方法进行补救。一般单位是在第二年六月底以前 ,完成上一年度各种文件材料的立卷、编号、编制目录并向档案室移交等工作。但是 ,许多单位在文件材料的形成、积累方面不太规范 ,因而 ,经常是案卷已整理完毕 ,又发现一些零散文件。遇到这种问题时 ,要在尽可能地维持原整理体系的前提下进行补救 ,具体可分以下几种情况 :1、如果零散文件只有几份 ,可采取续页号的方法。即将零散文件按照内容或形式特征将其归并到所属年度有关的案卷中 ,…     

有问有答（14）

■《归档文件整理规则》有哪些优越性?答:《归档文件整理规则》的实质是以件为单位整理档案,其优越性是相对于传统的以卷为单位整理档案而言的,主要体现在以下几方面:一、推进以计算机为中心的现代科学技术手段在档案部门的有效应用,促进文档一体化管理的实现,为档案信息化建设打下基础。整理的目的是便于查询、利用,在传统的组卷模式下,其实现方式是按照某种事先假定的检索目的,将归档文件组织成不同的保管单位(案卷) ,从而实现对文件实体的相对集中和系统化,增加检索层次,为查询利用提供检索途径。但计算机所具有的强大的随机、多途径检索…     

有问有答（22）

卷改件后。上架排列时是否仍需要预留柜子？跟原来的排架如何衔接？答：归档件的整理方式由卷改为件后，有许多有利之处，其中之一就是书档案上架排列时无须预留柜架。     

有问有答（8）

■《归档文件整理规则》实施后 ,文件的整理方法由“卷”改为“件” ,请问以前已经整理完毕的案卷需要重新拆卷吗 ?答 :卷改件后 ,以前已经整理完毕的案卷当然不必重新拆卷。《归档文件整理规则》 ,以简化整理、深化检索为指导思想 ,在遵循归档文件形成的基本规律的前提下 ,改变了我国传统的文书立卷方法 ,将文件的整理由“卷”改为“件” ,对整理的具体方法做出了详细规定 ,它将大大减少工作人员的劳动量 ,节省人力、财力、物力 ,提高工作效率 ,并为档案工作适应现代化管理的新形势奠定基础。《归档文件整理规则》是国家档案局于 2 0 0 0年…     

有问有答（11）

■会计档案的封面与备考表如何填写 ?答 :会计档案封皮的格式与填写方法为 :(限于篇幅 ,表格样式从略 ,请参考山西档案网站 有问有答 69)立卷部门 :填写负责立卷的部门名称 ,如“财务科”。类别 :填写“凭证”或“账簿”、“财务报告”、“其他”。案卷题名 :填写本卷的题名。会计档案的案卷题名由责任者、针对时间和文件材料名称组成 ,如“XXX单位 2 0 0 1年 3月份第一本凭证”、“XXX单位 2 0 0 1年决算报告”。起止时间 :填写卷内材料最早和最晚的时间。卷内张号 :填写卷内材料的实有页数。保管期限 :根据《会计档案管理办法》规定…     

有问有答（23）

在企业内部档案交接中．发现有的部门件不加盖部门章．只有该部门负责人的签名．该件是否符合归档要求。是否可作为原件？请问档案人员变动需办理何种移交手续？     

有问有答（26）

我局有一处平原水资源实验研究站，请问建站的可行性研究报告及计划、请示和批复应归入实验站的基建档案还是应归入科技档案？我第一次管理档案。而整个公司也没有人懂这个。我和上司试着摸索着自己建立，但现在件多了，总觉得不是正规的。请问，如何管理才是系统的呢？我公司是从事商业一类的。请问团市委的档案该如何分类呢？我以前在政府部门，是分成行政、党群、人大三类。可我不知道团市委的该怎么分类合适？我是一个企业档案室的工作人员，经常遇到这样两个科技档案的组卷问题，不知如何处理更好：（1）属于同一张图纸目录而且是同一个专业的图纸，用一个盒子放不下；（2）属于同一张图纸目录但不同专业的图纸，组一卷还是多卷？能告诉我吗？[编按]     

有问有答（27）

■不同年度的、同一保管期限的档案，排列时档案盒上编号吗？是不是流水号？一年连一年的，如果想插到以前编号怎么编？ 答：档案盒是一种档案装具，每个档案盒的脊背上都设有很多检索项目，档案盒既能保护档案，又能通过检索标识使所要查找的档案目标更为明确。档案盒上编号有两种情况，一种是对盒内档案档号进行标识，一种是编盒号。书、科技、会计档案的档案盒脊所设的检索项目有所不同，有的设有保管期限、年度、档号，有的设有档号、案卷题名，不论怎样，档号项是必备的，即全宗号、类目号（或分类号、目录号）、起止卷（件）号，只要将档案装在档案盒内排列，就要将盒内所装档案的档号都标识在档案盒脊的相关位置处。     

有问有答（16）

■单页文件作为一件时 ,如何装订 ?答 :一般情况下 ,如果一件只有一页 ,当然不存在装订问题。如果单页文件附带有其他材料 ,如发文卡、阅文卡 ,或者文件上领导批注较多 ,无法加盖档号章 ,须另加封面等。可将两、三页材料采用缝纫或粘合的方法固定起来。■阅文卡编写页号吗 ?如果一份来文已有系统的页码 ,将阅文卡放在其前面 ,该份文件是否重新编制页码 ?答 :整理归档文件材料时 ,关于阅文卡的处理方法 ,我们在第 1 6个问题中已有说明 ,这里不再赘述。阅文卡作为文件非常重要的一个组成部分 ,一般排在文件的前面 ,应该编写页号。如果一件中的…     

有问有答（25）

我是一个企业单位的科技档案管理员。企业下属服务公司新成立了一个装修材料厂。向档案室上交各类材料如下（公司设立登记申请书、经营场所租赁协议、投资协议书、公司核准申请书、执照、公司章程、生产产品材料可行性论证报告殛厂内设计室自行设计的平面布置图、宿舍厂房维修改造图[不是竣工图]）。问：这些材料是应归入书档案还是科技档案？若归入科技档案可以归入辅助生产建筑或厂内外生活福利建筑类吗？若不是。又好像再没有合适的类插入。另，厂内设计的图纸没盖“竣工章”行吗？所有材料均为复印件。可以吗？     

有问有答（43）

文书档案案卷里文件排列应该遵循怎样的规律呢?有什么原则和方法?文件传阅笺应该放在前面还是后面?     

有问有答（41）

我现在正为公司档案管理工作写建议。其中遇到下面几个问题不知道应该如何解决：公司现存的专业档案（电力工程设计方面）十分缺少。应该如何在设计过程中收集齐全？另一方面,根据科学技术档案工作条例规定,科技文件材料应该由科技人员归档,档案人员进行监督、检查。但是在我们公司存在这样的问题,设计人员归档花费的时间太长。往往很多设计人员不愿做归档工作。原始材料因此常常缺少。现在提出由档案人员归档,设计人员确认。这样行得通吗？     

有问有答(59)

会计档案移交清册有没有国家规定的统一格式?还是由各单位自己制定?整理立卷的工作应该由会计机构人员做昵还是由档案室人员做?答:《会计档案管理办法》第六条规定,"各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册".该"办法"没有对移交清册格式做统一规定,各单位可自行制作.     

有问有答（13）

■实行《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》后 ,机关档案室的分类大纲如何编制 ?答 :文书档案的整理方式由卷改为件以后 ,机关档案室的分类大纲须作相应调整。山西省自 1988年开展机关档案工作目标管理活动以来 ,全省大多数单位的档案工作已通过了三级标准的认定 ,其中非常重要的一个标志 ,就是各单位建立了综合档案室 ,并对本单位在工作活动中形成的各种门类和各种载体的档案初步实行了集中统一管理。各单位还编制了统一的分类和编号方案 ,使一个全宗内的每一个案卷甚至每一份文件的档号完整成套、准确惟一 ,实现了档案实体的有序管理…     

有问有答（39）

已拆除的基建工程。其档案如何处理？ 答：一般来说,当基本建设项目中作为地上建筑部分若不存在了,其档案的依据、凭证作用将转化为参考的作用。可以对这部分档案进行具体分析,如果在设计、施工方面仍有参考价值,可作为资料留存,若无参考价值,则可以销毁。但是对于地下建筑部分、隐蔽工程的档案材料,处理时要谨慎,一般不能销毁,因其仍具有依据、凭证作用。     

有问有答（42）

1、基建档案中的合同分为工程与采购两类,《大连市建设工程劳动保险费用缴纳合同书》是属于工程类吗？我应该归在哪儿？2、招投标的问题：有关工程的施工、设备招投标的材料需要归档。那么整个评标过程形成的文件都需要归档吗？答：1、《中华人民共和国合同法》所明确的建设工程合同是指承包人进行工程建设,发包人支付价款的合同。建设工程合同包括了工程勘察、设计、施工合同。