中国特色文件中心的认识误区——文件中心思考之四

中国特色的文件中心,不是我国已经建立的文件中心,不是现行文件服务中心,不是联合档案室,而是档案中心。中国特色的文件中心应当具备两个条件,一是它必须带有档案二字,二是它必须由档案局管理。这两个条件缺一不可。     

我国建立文件中心的主要障碍

自20世纪40年代以来，文件中心以其高效、经济、服务快捷、信息共享等鲜明特点，在国外的档案工作实践中已经显示出较强的生机与活力。而在我国，1988年才在甘肃永靖县成立了第一个文件中心，几十年后，即2001年底和2002年4月，才又出现了“北京市西城区机关档案管理中心”和“深圳市档案局文件管理中心”。我国档案工作者为什么对文件中心一直比较漠视?究其原因，具体体现在以下几个方面：     

档案馆设立文件中心的四点优势

1 按照《档案法》规定,档案馆是集中保管机关、团体、企事业单位和其他组织档案并为社会提供档案信息服务的科学化事业单位。在原来的条块分割、档分离的管理体制下,现行、半现行件都分散在各行政机关档案室,档案馆无法有效地全方位地向社会提供服务。如果在档案馆设立件中心,不但可以继承和发扬档案管理的优良传统,充分发挥和利用档案馆所具有的馆藏丰富、熟悉件来源的优势及管理档资料的成熟经验,而且坚持了实事求是、与时俱进的原则;通过对档案管理体制的创新和业务范围的拓展,使档案馆优势与件中心的优势有机地结合起来,不仅达到“档互补、档一体”的要求,而且实现了满足社会各方面信息需求的目的。     

文件中心应该本土化

在欧美，人们早已经习惯于件中心提供的各种服务，目前关注的是数字化信息技术以及件中心档案馆化等新情况对现有件中心的管理方法和管理模式带来的新挑战；而在我国，件中心仍未得到推广和普及，原因在于许多人认为件中心的诸多优势都是在国外特定的环境中形成的，由于中外国情存在着很大的差异，担心件中心在移植中国的过程中会出现南桔北枳的结果。笔认为，这种担心并不是多余的，但中踯躅不前也是可取，关键是要作好件中心的“本土化”工作。     

文件中心、联合档案室在我国发展的简要回顾

进入上个世纪80年代以来，机关档案工作的组织形式从单一的文书档案室和专门档案室向综合档案室转变，这是和当时大力提倡的机关档案集中统一管理的原则要求相一致的。综合档案室这种组织形式在一些级别稍高的机关如中央国家机关、省直机关推行起来还算顺利。但在地级、县级机关，档案综合管理实行得并不尽如人意，主要体现在机关档案室的人、财、物等基础条件性问题得不到很好的解决，这在很大程度上影响到机关档案工作的进一步开展。     

文件中心与机关档案室的比较

档案工作作为机关工作的组成部分，在机关工作中发挥着重要作用。但是，随着社会进步、经济发展，机关档案工作也面临着愈来愈多的矛盾。诸如机关形成档案数量的日益增多与档案保管库房不足，办公自动化程度日益提高与档案管理不相配套，档案工作专业程度日益增强与档案管理人员不足、素质不高的矛盾，等等。而建立件中心，将机关档案室的部分工作转移到件中心，在某种程度上会缓解这些矛盾。     

文档一体化与现行文件中心之比较

进入新世纪，档一体化迅速发展的趋势和现行件中心的建立，具有必要性、可行性。同时用件生命周期理论对二进行比较，说明了现行件中心是档一体化之下当件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充，它不能也绝不是实现档一体化的一种具体模式、方法。档一体化是必由之路，现行件中心应在档一体化的思路指导下进行建设。     

机关档案室也应成为已公开现行文件利用工作的主体

《中国档案》2005年第9期、2006年第1期分别刊登了董燕翔同志的《已公开现行文件利用机构建立所带来的问题》和陈艳霞同志的《迎接现行文件利用中心带来的冲击——与董燕翔同志商榷》两篇文章。两文对建立已公开现行文件利用机构后机关档案室的命运问题进行了探讨，得出了截然相反的两种结论。董燕翔同志认为：“既然现行文件查阅中心的功能已经能够覆盖档案室原有的功能，那么档案室原来的功能就会削弱，直至灭亡。”     

我国适宜推行联合档案室而不是文件中心

近年来。针对我国机关档案窒出现的种种小足之处，档案学界有不少学者主张在我国推行文件中心，也有学者认为应当实行档案管理的多元化，即主张档案馆、机关档案室、联合档案室、档案寄存中心、文件中心等多种形式的档案保管机构并存。笔者以为。首先，文件中心不适合我国的具体国情。不宜对其采取“拿来主义”；其次，档案保管机构的多元化，不成当是无主体的多元化，单纯的多元化只会导致管理的混乱，这是不符合我国档案管理体制的基本原则——“统一领导，分级管理”的。有鉴于此，笔者主张在我国推行联合档案室，用以解决我国档案事业体系在社会转型时期所面临的若干挑战。原因综述如下：     

也谈文件中心的中国化——兼与黄项飞同志商榷

我国本来并没有文件中心，我国的文件中心是从国外学来的。1988年甘肃省永靖县建立了我国第一个文件中心。时至今日，我国还只是少数地方建立了文件中心。笔者最近拜读了黄项飞同志的《透析文件中心的中国化》一文(以下简称《黄文》)，很受启发。文件中心要在我国生根、开花、结果，必须将其中国化。     

现行文件查阅中心对创新工作的几点启示

唐山、邯郸、沧州、衡水、张家口市档案馆及顺平县、滦南县、广平县档案馆现行文件查阅中心于 2 0 0 2年相继挂牌 ,向社会开放 ,引起了众多新闻媒体和社会各界的热烈反响。省内数家报纸、电台、电视台以各种形式竞相报道 ,省外一些报刊也以醒目的标题纷纷转载 ,每天前来查阅文件的各界群众络绎不绝。社会影响如此之大 ,反响如此强烈 ,超出档案部门意料之外 ,令人鼓舞 ,发人深思。开放现行文件是 2 0 0 2年我省三项创新工作之一 ,实践证明 ,创新是成功的。其意义不仅仅在于赢得了新闻媒体和社会各界的广泛赞誉 ,更重要的是为档案部门不断创新…     

透析文件中心的中国化

1923年,比利时的档案学者库维利尔最早提出了建立文件中心的想法。1941年美国的两位档案学者里赫·艾默特和罗伯特·巴默尔在海军部附近一个废弃的啤酒厂原址上将其付之于实践,诞生了世界上第一个文件中心。此后,它以其经济、高效的优越性,迅速被欧美发达国家和相当数量的第三世界国家所效仿,成为一种国际性的普遍范式。20世纪80年代,这一“现代最富生命力的新型档案机构”被介绍到我国,并在档案学术界引起强烈的反响。其中,呼应与歧见,推崇与反对交织并存,个别地区则迈出了可贵的实践步伐。但从甘肃永靖县创办第一个文件中心开始,15年时间…