有问有答（14）

■《归档文件整理规则》有哪些优越性?答:《归档文件整理规则》的实质是以件为单位整理档案,其优越性是相对于传统的以卷为单位整理档案而言的,主要体现在以下几方面:一、推进以计算机为中心的现代科学技术手段在档案部门的有效应用,促进文档一体化管理的实现,为档案信息化建设打下基础。整理的目的是便于查询、利用,在传统的组卷模式下,其实现方式是按照某种事先假定的检索目的,将归档文件组织成不同的保管单位(案卷) ,从而实现对文件实体的相对集中和系统化,增加检索层次,为查询利用提供检索途径。但计算机所具有的强大的随机、多途径检索…     

有问有答（31）

■在建设项目档案的整理中,包括管理文件、施工文件、设备文件是否可以排列在同一卷内?答:一般不这样排列。管理文件、施工文件、设备文件都有各自的运行程序及不同的利用规律,而且文件材料的规格也多不同。将它们分别排列、组合,有利于档案管理的各项工作。■关于按件整理的文书档案目录,是把一盒的文件目录放在盒中,还是把所有的都放在一起。比如2003年永久的文件有三盒,我们是把每盒文件目录放在每盒的最上面,还是把2003的关于永久的文件目录全放在一起?答:按照《归档文件整理规则》的要求,以件为单位进行整理,每盒内不再放置文件目录,应…     

有问有答（8）

■《归档文件整理规则》实施后 ,文件的整理方法由“卷”改为“件” ,请问以前已经整理完毕的案卷需要重新拆卷吗 ?答 :卷改件后 ,以前已经整理完毕的案卷当然不必重新拆卷。《归档文件整理规则》 ,以简化整理、深化检索为指导思想 ,在遵循归档文件形成的基本规律的前提下 ,改变了我国传统的文书立卷方法 ,将文件的整理由“卷”改为“件” ,对整理的具体方法做出了详细规定 ,它将大大减少工作人员的劳动量 ,节省人力、财力、物力 ,提高工作效率 ,并为档案工作适应现代化管理的新形势奠定基础。《归档文件整理规则》是国家档案局于 2 0 0 0年…     

有问有答（22）

卷改件后。上架排列时是否仍需要预留柜子？跟原来的排架如何衔接？答：归档件的整理方式由卷改为件后，有许多有利之处，其中之一就是书档案上架排列时无须预留柜架。     

有问有答（17）

■基本建设项目过程中形成的会计档案如何编号 ?答 :基本建设项目中形成的会计档案 ,可以在全宗内分类方案的会计档案类目下 ,单独设类编号。在财务单一的单位 ,一般将会计档案设为一级类目 ,二级类目按形式设置凭证、账簿、财务报告、其他四类 ,然后再按阶段年度设置三级类目。在财务种类较多的单位 ,除了机关会计外 ,可能还有系统会计、基建会计等 ,它们各自相对独立 ,分类编号时 ,不宜混在一起 ,可以按内容特征将会计档案分为行政会计、系统会计、基建会计三个二级类目 ,在每个二级类目下分别按形式设置三级类目 ,再按阶段年度设置四级类…     

有问有答（11）

■会计档案的封面与备考表如何填写 ?答 :会计档案封皮的格式与填写方法为 :(限于篇幅 ,表格样式从略 ,请参考山西档案网站 有问有答 69)立卷部门 :填写负责立卷的部门名称 ,如“财务科”。类别 :填写“凭证”或“账簿”、“财务报告”、“其他”。案卷题名 :填写本卷的题名。会计档案的案卷题名由责任者、针对时间和文件材料名称组成 ,如“XXX单位 2 0 0 1年 3月份第一本凭证”、“XXX单位 2 0 0 1年决算报告”。起止时间 :填写卷内材料最早和最晚的时间。卷内张号 :填写卷内材料的实有页数。保管期限 :根据《会计档案管理办法》规定…     

有问有答（27）

■不同年度的、同一保管期限的档案，排列时档案盒上编号吗？是不是流水号？一年连一年的，如果想插到以前编号怎么编？ 答：档案盒是一种档案装具，每个档案盒的脊背上都设有很多检索项目，档案盒既能保护档案，又能通过检索标识使所要查找的档案目标更为明确。档案盒上编号有两种情况，一种是对盒内档案档号进行标识，一种是编盒号。书、科技、会计档案的档案盒脊所设的检索项目有所不同，有的设有保管期限、年度、档号，有的设有档号、案卷题名，不论怎样，档号项是必备的，即全宗号、类目号（或分类号、目录号）、起止卷（件）号，只要将档案装在档案盒内排列，就要将盒内所装档案的档号都标识在档案盒脊的相关位置处。     

有问有答（23）

在企业内部档案交接中．发现有的部门件不加盖部门章．只有该部门负责人的签名．该件是否符合归档要求。是否可作为原件？请问档案人员变动需办理何种移交手续？     

有问有答（41）

我现在正为公司档案管理工作写建议。其中遇到下面几个问题不知道应该如何解决：公司现存的专业档案（电力工程设计方面）十分缺少。应该如何在设计过程中收集齐全？另一方面,根据科学技术档案工作条例规定,科技文件材料应该由科技人员归档,档案人员进行监督、检查。但是在我们公司存在这样的问题,设计人员归档花费的时间太长。往往很多设计人员不愿做归档工作。原始材料因此常常缺少。现在提出由档案人员归档,设计人员确认。这样行得通吗？     

有问有答（43）

文书档案案卷里文件排列应该遵循怎样的规律呢?有什么原则和方法?文件传阅笺应该放在前面还是后面?     

关于省级机关档案进馆的几个问题

机关档案工作是国家档案事业的基础,它为国家档案工作的主体———档案馆工作创造条件。省级机关档案整理的质量,必将影响到以后档案利用工作的质量。在此,笔者就省级机关档案进馆存在的几个主要问题提出如下看法。一、关于《四川省档案馆接收档案的质量要求》。《四川省档案馆接收档案的质量要求》已在四川党政网四川省档案局网站的“档案移交”栏目中公布。该《要求》是在四川省档案馆《关于接收1983年前档案的若干规定》犤川档发(1988)181号犦的基础上,结合国家档案局1987年12月印发的《机关档案工作业务建设规范》等三个文件及四川省地…     

有问有答（26）

我局有一处平原水资源实验研究站，请问建站的可行性研究报告及计划、请示和批复应归入实验站的基建档案还是应归入科技档案？我第一次管理档案。而整个公司也没有人懂这个。我和上司试着摸索着自己建立，但现在件多了，总觉得不是正规的。请问，如何管理才是系统的呢？我公司是从事商业一类的。请问团市委的档案该如何分类呢？我以前在政府部门，是分成行政、党群、人大三类。可我不知道团市委的该怎么分类合适？我是一个企业档案室的工作人员，经常遇到这样两个科技档案的组卷问题，不知如何处理更好：（1）属于同一张图纸目录而且是同一个专业的图纸，用一个盒子放不下；（2）属于同一张图纸目录但不同专业的图纸，组一卷还是多卷？能告诉我吗？[编按]     

有问有答（16）

■单页文件作为一件时 ,如何装订 ?答 :一般情况下 ,如果一件只有一页 ,当然不存在装订问题。如果单页文件附带有其他材料 ,如发文卡、阅文卡 ,或者文件上领导批注较多 ,无法加盖档号章 ,须另加封面等。可将两、三页材料采用缝纫或粘合的方法固定起来。■阅文卡编写页号吗 ?如果一份来文已有系统的页码 ,将阅文卡放在其前面 ,该份文件是否重新编制页码 ?答 :整理归档文件材料时 ,关于阅文卡的处理方法 ,我们在第 1 6个问题中已有说明 ,这里不再赘述。阅文卡作为文件非常重要的一个组成部分 ,一般排在文件的前面 ,应该编写页号。如果一件中的…     

有问有答（25）

我是一个企业单位的科技档案管理员。企业下属服务公司新成立了一个装修材料厂。向档案室上交各类材料如下（公司设立登记申请书、经营场所租赁协议、投资协议书、公司核准申请书、执照、公司章程、生产产品材料可行性论证报告殛厂内设计室自行设计的平面布置图、宿舍厂房维修改造图[不是竣工图]）。问：这些材料是应归入书档案还是科技档案？若归入科技档案可以归入辅助生产建筑或厂内外生活福利建筑类吗？若不是。又好像再没有合适的类插入。另，厂内设计的图纸没盖“竣工章”行吗？所有材料均为复印件。可以吗？     

有问有答(58)

按《归档文件整理规则》整理文书档案,没有说档号的问题,而科技档案的就有。那我还用编档号吗?答:《归档文件整理规则》与以往我们整理档案最根本的区别在于不组卷,而是以件为单位进行装订、     

档号编制应规范

在档号编制过程中，许多单位由于不能严格按照《档号编制规则》进行编制，各自为政，所编档号各式各样，严重地制约着综合档案馆对进馆全宗的规范化管理。从总的情况看，差异最多的，主要集中在全宗号和目录号两个方面。……     

档案馆档号的规范化编制

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，用数字或字母表示档案来源、类别、排列次序及其相互关系的一组符号。在档案馆各项工作中，档号作为档案保管单位的标识符号，直接与档案的移交、接收、著录、编目、统计、保护和提供利用等工作环节发生联系。规范档号编制对实现档案科学和现代化管理具有重要的意义。下面，谈些个人的看法。一、档案馆档号规范化标准的选择国家档案局１９９５年发布的“档号编制规则”中明确规定档号有三种结构：（１）全宗号———案卷目录号———案卷号———件（页）号；（２）全宗号———类别号———案…