机关文书档案整理若干问题及对策

正机关文书档案管理,是机关重要的无形资产,记载了机关不同职能部门的历史以及相关人员的重要信息。文书档案是党政工作、行政管理等活动形成的文件材料。档案整理就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。目前,机关文书档案管理逐渐呈现多元化的总体特点。为了更好地发挥档案整理工作的有效性,笔者阐述了当前文书档案整理工作存在的问题和对策。     

县级机关文书审卷制度好

县级机关文书立卷质量的好坏直接关系到县档案馆馆藏档案的质量,这是因为县档案馆的馆藏档案主要来源于各机关档案室。因此,加强县级机关文书立卷工作的指导与监督就显得极为重要,通过近年来业务指导和实践,我们实行了一种既便于指导又能保证案卷质量的好办法──文书立卷审卷制度,取得了良好的效果。保谓文书立卷审卷制度,就是在开展机关文书立卷过程中,先由各机关的档案人员对本机关的上级发文和本机关形成的应归档的文件材料进行收集、整理、分类,并组成案卷,然后由档案行政管理部门的业务人员对组成的案卷分别进行审查,看是否…     

文档一体化管理对机关档案工作的影响

1文档一体化对机关归档工作带来的影响 随着机关办公自动化进程,电子文件的大量产生,带来如何解决纸质档案与其对应的电子文件归档的问题.1983年国家档案局制定的《机关档案工作条例》第十三条规定,机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案(指的主要是纸质文件归档),而按国家档案局2003年下发的《电子公文归档管理暂行办法》第六条规定,电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档,实行实时归档(主要指电子文件归档),这归档时间的不一致将带来什么样的困难?《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定,电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联.     

建立"文件中心"无推广价值——与张启安先生商榷

文件中心,"是介于档案馆与参联机关的一种过渡性文件保管机构","文件中心主要职责之一是负责对参联机关形成的各类非现行文件进行收集、整理、分类、加工、立卷、归档、编目等工作,保证文件的齐全和完整,积极提供利用,为参联机关服务."[1]以上引自《档案学通讯》1998年第4期张启安《文件中心的理论和实践》.实质上,文件中心(属于档案部门管)是为现行机关的文书立卷工作和档案短期管理实行有偿服务的临时机构,目的是减轻机关文书人员繁琐的文书立卷工作负担,同时由档案部门工作人员立卷,提高各参联机关的文书案卷质量.它在各机关文书人员调动频繁、业务不熟、素质不高的情况下,能起到一定的缓解矛盾的作用.     

档案局机关也应建立档案室

县级以上的档案行政管理部门的主要职能是主管本行政区域内的档案工作,是党委、政府的职能机构.档案局和其他机关单位一样,在职能工作中形成大量的文书、会计、基建等门类的档案.     

行政机关文书档案运行模式的不足与对策

我国行政机关的文书档案基本处于半封闭状态,对机关和系统内部提供利用.档案法规定经过上级机关的同意,机关档案室可以对外提供利用,但由于手续的繁琐和受保密观念的影响,极少对外提供利用. 1 机关文书档案运行模式的转变 通过电子政府这个信息平台,机关的部分现行文件及半现行文件通过文档管理人员信息存储和输送,文件利用在电子政府网站上得到实现.但部分内部文件,如会议记录、工作笔记、任免、奖惩等文件;专业性文件,如诉讼档案、商标档案、专利档案、科研档案等这些文件具有机密性,或涉及知识产权专利等问题,需要有所控制,不适宜在政府网站公布,只能直接归档,根据特别的申请提供有针对性的利用.     

机关文书档案信息化管理工作探析

文书档案是党政机关、群众团体、企事业单位等各个社会集团在工作活动中为处理事务而形成并使用的体式完整、内容系统的文字材料。随着机关行政事务活动的不断增加,机关文书档案数量越来越多,工作任务越来越重,实行信息化管理已成为各机关加强文书档案管理、提高文书工作效率而普遍采用的方法。     

开发电子档案管理系统应注意的问题

一、电子档案管理系统要与政府机关政务内网连为一体、同时开发 政府机关政务内网是电子档案管理的源头,因此电子档案管理是政府机关政务内网建设不可缺少的重要内容,所以,在理论或实践上将政府机关政务内网与电子档案管理隔裂开来是不科学的。政府机关政务内网所产生的电子文件要能成为电子档案,档案部门就必须将其职能延伸至政务内网中,对电子文件进行前端管理、全程管理和文档一体化管理,也就是说电子档案管理系统一定要与政府机关政务内网同时开发。     

保存“社会记忆”角度看档案鉴定工作

<正>随着社会的发展,档案鉴定工作的内容越来越复杂,档案鉴定的标准也发生了深刻的变化。早期的时候,由于档案的产生主要是为统治者服务,所以传统的档案鉴定理论都是以文件的来源、文件形成机关的地位及其职能的重要程度、文件对形成机关的价值等以文件形成者为中心的一系列原则对档案进行挑选和鉴定的,主要有来源鉴定论、行政官员鉴定论、职能鉴定论和文件双重价值鉴定论等理论。这些理论的提出,在当时的时代背景下,都有一定的进步意义,但是也存在很多不足,其中共同的不足就是:过于强调文件形成者对档案鉴定的影响,而忽视了从社会整体的角度去审视档案的价值,     

千山区档案局举办档案人员业务培训班

<正>为推动全区档案工作科学、规范地开展,更好地服务于经济社会发展,服务于汤岗子新城建设,7月23日,千山区档案局举办了全区档案工作业务培训班,区直机关及下属单位、镇、村等共计153名档案管理人员参加了培训。培训主要围绕《机关文书与归档文件整理》、《声像档案管理》、《电子文件管理》等内容进行了讲解,进一步提升档案员的业务水平和实际操作能力,为规范     

机关文书档案归档难点探析

机关文书档案工作是机关管理工作的组成部分,是机关信息开发、利用的基础,是提高工作效率和工作质量、维护企业经济利益与合法权益、反映企业发展历程的一项重要工作。但是,在实际工作中遇到的一些问题,使得机关文书档案归档情况不尽如人意,使之作用没有发挥到最大化。     

中英档案鉴定工作

一、两国的档案鉴定工作1.中国的档案鉴定工作。我国的档案鉴定工作通常分为三个阶段实施。第一阶段,在机关文件归档时确定归档范围,同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一二年后销毁。文书部门确定文件归档与否的依据和标准是国家档案局制发的《机关文件材料归档和不归档的范围》。第二阶段,对于归档文件确定保管期限。通常的做法是各机关在每年的立卷类目中预定每个案卷的保管期限,平时根据每份文件的内容和保存价值分别归卷,正式立卷时再以卷为单位确定保管期限。这一阶段的鉴定工作主要由机关立卷人员具体实施,…     

市县级机关文书档案还是优先按责任者类型排列好

机关文书档案通过排列,可系统地揭示全宗内档案的内容和成份,清楚地反映立档单位在行使主要职能中的活动面貌,便于以案卷为单位进行管理和提供利用.目前多数机关档案排列采用的方法是:在分清期限和年度的基础上,优先按类别(问题或组织机构)排列.     

论档案资源建设

由于档案具有来源的广泛性、多样性,内容的丰富性、综合性等诸多特点,因此,"档案远不仅指过去活动中形成的书面的文件,远不仪指由政府机关、私人团体、个人以及家庭产生的值得永久保存的文件总体.     

要大力规范机关档案工作

机关档案工作的基本职能主要有:对本机关各部门文件、资料的形成、积累、立卷、归档工作进行监督和指导;负责集中统一管理本机关各种类和载体的档案以及有关资料,对档案实行科学管理,积极提供利用,为机关各项工作服务;为党和国家积累档案财富,按规定将具有长远保存价值的档案向档案馆移交;在统一领     

浅谈机关档案的规范化管理措施

机关档案指由文字、图表、声像等形式形成的各种执行代议机关制定的法律和决定,管理国家内政、外交、军事等方面的行政事务文件。机关档案的规范化管理是指在收集、核实、整理、归纳机关档案的时候,严格按照明文规定执行工作,不得有所耽搁、疏忽,导致档案外传、损坏甚至丢失。     

机关文书档案整理若干问题及对策研究

正文书档案是反映党政工作、行政管理等活动形成的文件材料。档案整理就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。一、当前机关文书档案整理工作存在的问题1.档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式,缺乏一定现代化管理思想作为指导,缺乏一定分类归档的思想,尤其处于现代化归档的思想是其重要理论,只有更好地运用分类思想,才能发挥出觉得的档案功能,目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想,因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性,要求档     

机关档案室电子文件归档工作初探

随着信息技术的发展,办公自动化系统应用越来越普及,电子文件成为党政机关办公行文的主要载体.机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档.如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题. 一、基本概念 1.电子文件概念 根据《电子文件归档和管理规范》,电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.电子文件是不是电子档案?显然不是.电子档案指机关、团体、企事业单位和其它组织在处理公文过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件.     

建设高素质档案人员队伍的途径

建设一支素质优良的档案人员队伍,对机关档案工作的发展起着决定性的作用。近年来,机关文书档案立卷由以前单纯的纸质文件归档,改为纸质文件与电子文件配套管理;档案馆由以前只接收纸质文件,转变为接收纸质文件和电子文件光盘。同时,档案管理手段也发生了质的变化和飞跃。如何面对档案工作的新变化,笔者认为,档案工作人员应具备以下的素质：     

浅谈民国时期政府机关文书档案保护

民国时期的政府机关文书档案保护措施受当时动荡的社会环境、变动的政治政权影响,呈现出该时期档案保护工作独有的特点。本文通过对民国时期政府机关文书档案整理、保管、利用等环节中所采取的保护措施和体现的保护思想进行研究,并对该时期政府机关文书档案保护工作开展的特点及局限性进行分析,有助于厘清民国时期的档案保护理念对后来档案保护理论体系形成的影响。