使用档案管理软件的体会与思考

目前市面上有种类繁多的档案管理软件,虽然基本功能都大同小异,但仔细比较,各种档案管理软件在设计上各有千秋. 1 笔者使用的不同档案管理软件比较 1997年开始使用原煤炭部推行的Dos版档案管理软件,这款软件在Dos界面下操作,需要使用Dos命令操作软件,要牢记各种命令,使用起来不但麻烦,而且功能十分单一,只能进行档案的初级录入和简单检索查询,目录打印等工作都无法实现.2002年引进原煤炭部与博阳公司联合开发的GE2000好易档案管理软件,这套单机条目版的档案管理软件在Windows98操作系统(也适用于后来的WindowsXP操作系统)中运行,进一步提高了软件的稳定性和简便性,档案数据库设置、档案检索、各种目录的打印非常便利,可以实现一次录入、多次输出的目的.     

关于档案盒与档案壳的优劣对比思考

1 归档文件使用档案盒进行装盒的弊端 1.1难清点.由于归档文件是以件为单位进行整理的,在档案人员工作调动、岗位调整和移交进馆时,接收方不得不一盒一盒地打开,对照归档文件目录,逐件清查是否加盖归档章、归档章填写是否正确、盒内件数及顺序号与盒外标注及归档文件目录是否一致等,这将大大增加档案员的工作量.另外,在对整盒归档文件进行提供利用特别是开放查阅的时候,在归还时还得逐件清查,会耗费时间,影响工作效率.     

文件收集归档工作难在哪里

归档文件收集是档案管理中一个重要的基础环节。归档文件齐全完整,不仅直接关系到档案的质量,而且对企业的生存发展有着重要的关系。一直以来,很多企业为做好归档文件的收集工作,想尽了种种办法,但效果还是不尽人意。为什么归档文件的收集就那么难呢?一、归档文件收集到底难在哪里?归档文件的收集之所以难,主、客观原因都有。从主观上来说,是因为档案员主动收集意识不强,档案文件的作用效果不是很明显;从客观上说,是对档案法律法规贯彻执行的力度不够,有关人员的档案意识薄弱。档案法律法规的贯彻与档案行政管理部门和单位档案管理人员的宣…     

谈谈档案目录的打印

档案目录分卷内目录和案卷目录两种 ,标准的档案目录均需打印 ,由于两种档案目录都是规格表 ,须套格打印 ,因此在设置、排版上很繁琐。鉴于档案目录的特殊要求 ,所以我们在打印档案目录时 ,在软件的选择以及使用方法上都要仔细考虑和认真操作 ,以求事半功倍。在软件上 ,除一些特殊的档案录入专用软件外 ,据我多年的打印经验 ,应首选简洁的ｕｃｄｏｓ5 .0至 7 0版较好。当前 ,由于视窗软件的便捷与通俗易懂 ,操作便当 ,在公文处理以及表格打印中很少使用ＵＣＤＯＳ字表处理软件了 ,其实这种软件如果用于档案目录打印 ,却有独到之处。用ＵＣＤ…     

加强信息化建设 努力提升档案服务水平

2000年以来,德阳市各级档案部门重点开展了档案目录数据库和全文数据库建设。使全市档案信息化建设迈上了一个新的台阶。 一、工作概况 多年来,德阳市各级档案部门在档案信息化建设方面进行了有益的探索与实践。一是电子档案管理取得成效。从2001年开始,按照国家档案局《归档文件整理规则》的要求,德阳市档案局率先在市级机关实施运用档案软件整理档案,随后各县市区陆续开展了这项工作。     

浅谈村级文书材料的归档鉴定

搞好村级档案管理作为建设社会主义新农村的工作思路,在村级档案管理工作中,归档文件的鉴定是归档整理中至关重要的一个环节,鉴定工作对今后档案的保管利用等方面影响极大。我们在开展村级归档文件整理过程中,对归档文件的鉴定做法有以下几点：     

兰台信息

新年伊始，巴南区档案局利用业务时间，狠抓机关人员自身素质建设，结合《归档文件整理规则》新标准立卷，开展了为期一周的档案业务技能培训，系统地培训了《归档文件整理规则》、《归档文件整理实施细则》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理办法》及档案保管利用等方面的内容。通过培训，使每个机关工作人员都进一步熟悉了档案业务知识，统一了档案整理标准，提高了实做技能，业务水平得到了进一步提高，便于在新的一年里更好地在全区开展业务指导工作，提高全区档案业务水平。     

中小企业档案简约管理势在必行

当前,许多中小企业大力压缩管理人员,或不再设置档案管理机构和岗位,或档案人员身兼多职,档案工作难以得到正常开展。在这种情况下,在中小企业实行档案简约管理,减少了工作环节,优化了工作方式,精炼了工作内容,提高了工作效率。实践证明,简约管理是目前中小企业档案管理维持正常运作的有效方式之一。它包括下述五个方面内容:1、精炼归档文件整理。在归档文件整理中精减文件归档数量,简化操     

关于专利档案和商标档案档号的扩展性问题

尊重文件形成规律,按照归档文件的内容和形式对归档文件进行类目划分、赋予档号、组织案卷目录或归档文件目录,形成一个层次明确、科学合理的档案管理系统,是所有档案分类业务的共同要求,知识产权档案同样也不例外.     

装订在立卷方法改革中的定位

我们知道 ,归档文件整理有两种形式的流程 :以卷为单位整理的流程是分类、排列、编页码、编目录 (卷内目录 )、装订、编目 (案卷目录 ) ;正在推行的归档文件整理 ,是以件为单位的整理 ,它包含有装订、分类、排列、编页码、编目、装盒程序。文件也有一个形成过程 ,即拟稿、核稿、签发、打字、校对、油印、分拣、装订、用印等过程。通过比较 ,不难看出在这三个流程中 ,都有一个装订环节。在前两个归档文件整理过程中 ,装订环节均由文书处理部门的文书人员进行具体操作 ,一个是以卷为单位装订 ,另一个则是以件为单位装订 ;后一个文件形成过程中…     

谈学生学籍成绩表归档文件目录表格制作

归档文件目录又叫卷内文件目录,通常排在卷(盒)内文件之前,是登录文件题名及其特征并固定文件排列次序的一种表格,它是档案战线长期以来从实践工作中总结出来的一种行之有效的目录,分别由件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注栏目构成。我们认为学生学籍成绩表是一种特殊的档案材料,如果硬套文书档案归档文件目录有很多不便,为了使学生学籍成绩表的归档文件目录表格更科学、更合理,我们在文书档案归档文件目录的基础上改变了表格形式和著录的方法。经实践,笔者认为此表使用起来既直观、又简便,附表如上,供同行们参考。这种形式的表格…     

优化企业归档文件鉴定工作探析

档案管理中,“第lO号令”关键词：档案鉴定是档案管理中最困难、最具挑战性的工作,而由于种种原因,在我国企业归档文件鉴定工作一直处于薄弱环节。企业档案管理部门应以贯彻落实国家档案局为契机．优化企业归档文件鉴定工作,为企业档案资源建设“保驾护航”。     

提高归档文件手工检索速度小窍门

虽然现代化管理早已纳入档案工作的议事日程,但是受经济及其他因素的影响,手工检索在今后一段时期内仍然是重要的检索手段,即使将来各立档单位实现了计算机管理档案,手工检索仍不失为一种行之有效的检索手段。实行新的归档文件整理方法后,在检索工具这一环节中省略了原来的卷内目录和案卷目录,由归档文件目录取而代之。但是如果把一年中不同机构(问题)、不同保管期限的归档文件目录装订成一本后,在手工检索的     

提高归档文件手工检索速度小窍门

虽然现代化管理早已纳入档案工作的议事日程,但是受经济及其他因素的影响,手工检索在今后一段时期内仍然是重要的检索手段,即使将来各立档单位实现了计算机管理档案,手工检索仍不失为一种行之有效的检索手段.实行新的归档文件整理方法后,在检索工具这一环节中省略了原来的卷内目录和案卷目录,由归档文件目录取而代之.但是如果把一年中不同机构(问题)、不同保管期限的归档文件目录装订成一本后,在手工检索的情况下检索速度必然会受到影响.通过摸索,我们找到了一个解决这一问题的办法,即为归档文件目录再编制一个目录索引,从而达到提高手工检索速度的目的.……     

构筑数字化档案平台提升智能化管理水平——建设高校档案文件级目录DBMS的实践与思考

为适应高校档案管理现代化建设的需要,我校依据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》和江苏省档案局颁发的《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》,紧密结合教学管理工作的实际,从2003年2月起,对档案管理工作进行了全面、系统的改革。经过近年来的努力,现已基本实现了档案文件级目录数据库管理系统(DBMS)的智能管理,使信息化管理与服务的水平大为提升,不仅获得了校领导、师生的认可和支持,而且在应用于教育部组织的全国首批普通高校本科教学水平评估工作中发挥了重要作用,并为本校获得评估最高等级的“优秀”称号做出了贡献。一、创建档案…     

激光打印件档案字迹耐久性的探析

科技高速发展的今天,随着计算机的日益普及,在档案管理工作中,利用计算机代替档案管理中的人工行为是当今档案管理工作的一种重要方法和途径。计算机能够自动组卷,打印出的各种封皮、目录、表册、帐簿等规范、整齐、美观。同时,由于     

会议记录如何编制归档文件目录

一般单位的会议记录是一个或几个本子。《归档文件整理规则》规定，一册或一本为一件，这就是说，会议记录只编制一条归档文件目录，如“党组会议记录”、“局长办公会议记录”等。在以前的立卷工作中，为了很快检索到每一次会议，我们要求在编制卷内文件目录时，按照每次会议的主要议题，每次会议编制一条卷内目录，保证了档案的查准率。现在归档文件整理中只有归档文件目录一种检索工具，如何解决一件内多内容的检索问题，这就是推行《归档文件整理规则》后出现的新情况。为了保证查准率，我们把立卷工作中的卷内文件目录借用到这里，在每…     

突出"事由"化繁为简

2001年1月,国家档案局发布了<归档文件整理规则>,这是我国档案部门在新形势下档案业务建设的重大改革,是适应档案管理现代化的重大举措.<归档文件整理规则>的制订打破了传统上采用的"立卷"作为归档文件的整理方法,以"案卷"作为文书档案的保管单位,在很大程度上把机关档案员和档案部门业务指导人员从繁忙的"立卷"、"整理"、"装订"、"编目"工作中解脱了出来.     

档案整理合格证的“尴尬”

部分基层档案行政管理部门业务科(室)有这样的做法:为了了解各单位归档文件整理情况、督促各单位按时完成归档文件整理、统计归档文件整理数量,要求有关单位在归档文件整理结束后,携带本单位归档文件整理目录及部分整理好的档案,到有关科(室)进行审核并领取档案整理合格证.     

执行《归档文件整理规则》后热点问题的探讨

20 0 1年 1月国家档案局发布和推行了《归档文件整理规则》(以下简称《规则》) ,这是我国档案工作改革的一项重大举措。我们在执行《规则》中受益颇多 ,但也出现一些热点问题 :随着以“件”为单位整理归档文件模式的出现和计算机在档案管理中的应用 ,还要不要保持纸质归档文件之间的有机联系 ?如何理解“办结即归”的归档方式 ?分类是否可以进一步简化 ?是否可以用归档文件信息分类代替或深化实体分类 ?一、关于保持文件之间有机联系的问题随着以“件”为单位整理归档文件模式的出现和计算机在档案管理领域中的应用 ,还要不要在归档文件整理…