浅谈电子文件对高校档案工作的影响及挑战

当今世界,信息化大潮席卷全球,计算机网络已延伸到社会的每个角落,并成为不可抗拒的历史潮流而将人类社会推向信息化网络化的时代。因此电子文件进入档案工作领域是社会发展的必然。电子文件,根据国际档案理事会的定义是:“通常以代码形式记录于载体,如磁盘,磁带或穿孔卡/带之上的文件/档案,它的文件只能通过机器来利用,并根据来源原则来组织安排”。①随着计算机技术的飞速发展,自动化、“无纸化”办公逐步普及,电子文件正日益成为文件的主要形式。档案是过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。电子文件也是人们在社会活动中直接形成的,其中有的对拥有者和社会具有保存价值,可转化为档案;同时,电子文件也具有原始记录性,显然电子文件具有档案的本质属性。传统的档案面临着电子文件的影响和挑战。电子文件对高校档案管理工作的影响是多方面的,本文只对以下几点进行探讨。一、档案结构发生了变化。社会的科技进步与发展催生了电子文件这一新型信息记录的时代。目前,电子档案是档案界的热门话题,人们对它的某些属性已有共识。与传统的纸质文件相比,电子文件具有...     

电子文件的归档

传统的档案管理模式将“归档”看成是文件和档案的分界线,而现代化的管理模式则表现为,文件和档案可以同时产生。由于“实时管理”将档案管理工作渗透到文件管理工作之中,对电子文件与纸质文件实时归档管理,使档案管理者于文件的形成阶段即介入管理,实现了对电子文件的前端控制和全程管理。“文件”和“档案”是两个相对独立的管理系统,但它们之间又是存在着不可分割的关联的。实时管理,能实现文件与档案在数据资源共享     

浅析现代档案管理中归档电子文件的前端控制

21世纪初,我国档案工作的基本策略是实行纸质、电子双套制并行归档和管理。随着社会的发展和技术的进步,随着公众档案意识的增强,数字化档案将逐渐成为档案馆实施管理和提供利用的主流对象。面对数字化的文件与档案的易逝性、易变性、信息及其载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点,要保证数字文件的真实完整和准确有效,档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理的前期工作中,才能保证电子文件归档后形成档案的真实有效和凭证价值特性,才能使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。1归档电子文件进行前端控制的必要性     

非涉密文件走近老百姓的动因

第一,中国加入世贸,整个社会大环境变得更加宽松,世贸组织关于成员国政府要增加办事透明度的规则,为非涉密文件的公开利用,提供了良好的外部环境。第二,电子计算机的广泛使用,使电子文件的形成数量呈逐年发展的趋势,似大有取代纸质文件的趋势。人们在关注电子文件形成的过程中发现,在网络环境中生成、运转的电子文件,其与电子档案的区别已不明显,甚至变得模糊起来。于是,不少中国的档案学家,注意研究西方的文件生命的周期理论。这一理论的核心,是在广义文件的前提之下,弱化档案与文件的区别,在管理理念上,把文件与档案的管理统一起来。文件…     

试论电子档案的分散管理模式

传统的文书工作与档案管理工作分别由不同职能部门承担，“归档和集中保存，既是文件向档案转化的一般程序和条件又是文件转化为档案的一般标志和界限。”①但是，由于与传统载体文件相比，电子文件有其自身特点，电子文件转化为电子档案的过程因此也有了特殊性。本文认为，正是受这种特殊性制约，未来的档案馆电子档案管理工作是否可以采用分散管理模式，并且通过数字档案馆工程将它具体实现。一、电子档案形成过程的特殊性及其分散管理模式电子档案形成过程的特殊性对档案管理工作如何保证电子档案的完整性和保证电子文件与电子档案之间的…     

浅析公安电子文件管理

<正>随着信息社会的发展和电子计算机技术的广泛应用,电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域中,并以强劲的势头冲击着传统的档案工作。所谓电子文件,就是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传送的文件。从社会生活的角度来看,电子文件是人们在各种活动中以电子计算机为工具所产生的一种数字化形式的记录。具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存,电子文件归档后即形成电子档案。本文就公安电子文件如何归档,归档后形成电子档案如何管理、如何利用等问题作如下浅析。     

浅谈基层检察院电子档案的管理

随着科技的进步,档案事业的不断发展,电子档案应运而生,档案工作管理的方法和模式也从传统走向变革。所谓电子档案是指具有长久保存价值的归档电子文件,传统档案是电子档案的基础,电子档案是传统档案的发展。电子文件是指在数字设备中产生,以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件的类型多种多样,主要有文本文件或称字处理文件、图形文件、图像文件、视频文件、音频文件、数据文件、命令文件或称计算机程序、多媒体文件等。电子档案与传统档案有很多不同之处:对硬、软件及标准体系的依赖性强;信息内容与载体形式之间具有可分离性;信息的不稳定性、可重用性;信息管理流程的变化性,形成系统的异构性;通过数据挖掘等方式可以对结构化文件中含有的信息进行分析和调用,发现数据资料库中的信息规律等。各级检察院都十分重视档案工作的规范化建设,对档案工作提出了信息化要求:把档案事业的建设列入本地区国民经济和社会发展计划中来,加强档案信息化建设,拓展档案信息资源公共性服务功能,保障档案事业的发展与社会发展相适应。电子档案是一个新生事物,多数人对它的认识有一定的局限性,电子档案意识淡薄。同时,基层检察院...     

电子档案形成阶段的管理介入

电子文件是电子档案的前身,电子档案是有保存价值的电子文件。电子文件在拟制、传阅、立卷、归档阶段即为电子档案的形成阶段。信息时代,档案的数字化管理普及,文件与档案之间已无明显的界限。因此,电子档案在以电子文件状态存在阶段,各个环节的工作已渗透着档案工作的规范和规律。换言之,在电子档案形成阶段档案管理已介入其中,即文档一体化管理。     

析电子文件收集难

“收集难，收集电子文件更难”，这是多数从事档案收集工作人员的共识。电子档案收集难问题与档案管理计算机化和档案信息数字化的深入开展以及人们对电子档案利用需求之间的矛盾也越来越突出地显现出来。从某种意义上说，电子文件收集难的问题已成为影响档案工作持续、健康、稳定发展的软肋，成为影响档案工作现代化和信息化建设的瓶颈。     

大数据时代的电子档案法规建设研究

大数据时代的来临,越来越多的电子文件被纳入档案视野,电子档案法规建设愈显迫切,必须按照“依法治档”的要求,采取措施完善法规体系,实现电子档案立法与信息技术同步发展. 一、电子档案法规建设的历程 我国电子档案法规建设起步较早.1987年,《档案法》规定,档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”.显然,从法律界定来看,档案不拘泥于记录的内容与形式、范围与载体.尽管《档案法》还没有正式提出“电子档案”概念,但电子文件成为档案的可能性和必要性是毋庸置疑的.     

机关档案室电子文件归档工作初探

随着信息技术的发展,办公自动化系统应用越来越普及,电子文件成为党政机关办公行文的主要载体.机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档.如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题. 一、基本概念 1.电子文件概念 根据《电子文件归档和管理规范》,电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.电子文件是不是电子档案?显然不是.电子档案指机关、团体、企事业单位和其它组织在处理公文过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件.     

电子文件格式转换及归档

信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进，使档案业务工作的重心开始向档案信息化建设转移。而电子文件的归档和电子档案的管理则是电子政务的重要环节和档案信息化建设的主要内容。然而电子文件形成、归档和电子档案管理工作在实践中遇到了一些实际问题。“电子文件格式转换及归档系统”研究课题组在沈阳     

福建省电子文件与电子档案数据接收中心基本建设思路

电子文件与电子档案的接收工作是电子政务信息资源体系建设的一个重要组成部分。福建省委、省政府办公厅于2003年联合下发的《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（暂行）》明确要求：“各级国家机关单位应适时将形成时间巳满5年的．属永久保管的电子档案移交至同级国家档案馆．进行集中保管。”按照文件要求．福建省档案馆应当在2008年开始接收省直各机关单位形成的电子文件与电子档案。     

电子文件的真实性属性

传统的档案学理论 ,正面临着前所未有的冲击。自 90年代以来 ,“电子文件”倍受档案界同仁关注。但也因其特性与传统档案属性的极大不同 ,构成了电子文件向电子档案转化的主要障碍。“电子档案”概念的权威定义一直悬而未决 ,以致于各档案部门、档案馆接收和保存的电子文件或称之为“具有档案性质的电子文件”或直接以“电子文件”相称 ,严重影响了档案学理论的发展和档案管理工作的质量。本文就相关问题提出自己的看法 ,求教于档案界同仁。一、电子文件的特性和原始性一直以来 ,我国对档案下定义时 ,主要强调它的“原始记录性”特色。“原…     

职业院校如何做好电子档案管理

1从概念出发看职业院校电子档案和电子档案系统 职业院校中,电子文件归档后形成的以电子形式保存和显现的档案即成为电子档案.电子档案系统是基于计算机和信息网络的电子档案收集、储存、展现、检索、处理与服务系统.其实质是将职业院校各项工作中形成的各类有凭证价值和参考价值的电子文件从档案形成部门移交到档案馆(室),经过编研加工,成为社会化档案资源一部分,传承资源,服务社会.     

电子文件的整理与保护刍议

人类社会进入信息时代以来,信息技术的发展和现代化管理手段的广泛应用,加速了社会的政治、经济、文化的发展。现代信息技术是以微电子技术为基础的,电子计算机技术是现代信息技术的核心,它的普及和应用产生了大量的电子文件,电子档案应运而生。电子文件与传统的纸质文件在保护要求上有很大区别,如何保护好电子文件,成为档案保护工作的焦点和新课题。本文就电子文件的整理与保护进行初步的探讨。     

电子文件——档案工作新的研究课题

<正>在信息社会里,电子文件是信息记录的主要形式,网络之中的电子文件数量十分巨大,需要人们加以科学地管理,才能使档案工作适应社会发展的需求。一、电子文件的定义电子文件是人们为了某一目的,在计算机上用一定的格式和处理方式生成的信息的组合,是人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载     

高校电子档案管理问题探讨

随着现代信息管理技术和网络技术的飞速发展．掀开了电子文件的产生与电子档案管理工作的新篇章,电子档案在高校源源不断地形成和积累。英国一位公共档案馆的专家认为“电子档案将逐步成为现代化档案的主流成分”。但是,在当前高校电子档案管理工作中遇到了一些亟待解决的问题,如何做好电子档案管理工作,笔者认为,无论在观念上还是在行动上都还要走很长的路。     

以科学的态度维护电子档案的真实性

随着人类跨入电子信息化时代,如何维护电子档案的真实性,是档案工作者面临的新课题,这就要求我们以科学发展观的态度来解决电子档案形成中所出现的问题。一、电子档案的形成电子档案是在办公自动化的条件下形成的。国际档案理事会电子文件委员会把电子文件看成是一种“通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。”在国际档案理事会制定的档案术语中定义为:“通常以代码形     

文件转化为档案的三个条件在电子时代的适用性

电子时代的来临,使电子文件与电子档案极有可能成为社会文件、档案的主导形态。明确认识电子文件转化为电子档案的条件,就可以辨别二者的重要区别与联系,有利于了解电子档案的形成规律,有助于完整地收集电子档案、科学地鉴定档案价值、自觉做好档案工作。因此,本文尝试性地探讨了电子文件向电子档案转化的条件问题,得出传统的文件转化为档案的三个条件在电子时代依然适用的结论。