档案工作“包外”与“外包”现象分析与思考

1"包外"与"外包"现象 所谓"包外"现象,是指在对外的档案业务指导工作中全程包办(干)的现象.在档案业务指导工作中常有这样的情况:档案业务指导人员到被指导单位替他们整理档案,从分类到编目直到完全整理完毕.尤其是在村级建档工作中,这种现象更严重.有些村没有档案人员,只是开个会,通知村干部把各自保存的文件材料集中起来,由档案业务指导人员现场整理.还有的村工作场地都不安排,遇到这种情况,只有把收集起来的文件材料拉回到档案局分类、整理,直至打印好目录,装到档案盒内,然后通知他们拉走,并由档案业务指导人员再排列装入柜中. 所谓"外包"现象,是指在档案数字化工作中,将诸如目录输入、原文扫描等工作通过公开招标的方式对外承包的现象.也就是由于某种条件限制使档案部门自身无法完成档案数字化加工工作,只有对外承包,由中标方派人来本单位进行输入目录、原文扫描等,档案部门则只管监督检查.     

电子文件漏归档的问题亟待解决

所说的电子文件"漏归"实质是由电子文件在归档整理过程中,大量不归档的现象.在办公自动化、信息网络化的深入发展中,在县级机关、乡镇机关,文档一体化严重失衡,以至造成重要活动形成的电子档案不归档的问题,对此,笔者想进一家之言. 一、问题的严重性 在文件材料归档整理工作中,常遇到很多本级电子文件找不到,不能归档.而这些电子文件是本级重大活动中形成的、重要的档案.诸如:上报的公务员信息材料、党员信息材料、人才信息材料、职能工作报表、一次性汇报、报告、典型报告工夫.这些文件是反映本级人员情况、职能活动及工作成果、工作情况的档案.具有长期或永久保存价值而必须归档文件材料.但实际情况呢,或找不到,打印不了,或上报(用完)之后没存盘.文件材料收集归档纸质的没有,电子的也没有.致使一个全宗的档案不齐,不全或不完整.     

浅谈工程设计档案整理和编目

科技档案的整理和编目工作,就是按照一定的原则和方法,将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列和编目,使之系统起来的工作.科技档案的系统整理和编目,在实际工作中简称"整编".整和编,是整编工作的两个重要方面,如果只进行整理,不进行编目,整理过的科技档案经移动就会搞乱,也不便于查阅和调卷;没有经过系统的整理,面对数量庞大、杂乱无章的一堆技术文件材料,也无法进行编目,同样也不能达到利用档案的目的.这两项工作是相辅相成的,缺一不可.     

“村档镇管”是解决村级档案工作“短期行为”问题的良药

<正>在1997年第5期《山东档案》上,青州市档案局的孙建民曾写文章犀利地指出《当心村级建档的短期行为》。这里所提到“短期行为”是指在上级档案部门开展的村级档案规范化行动的推动下,村级档案工作会出现大的提升,“建立了档案工作,配备了档案橱,条件好的设置了档案室,并建立健全了一系列档案工作制度。”但几年以后再进行新一轮村档规范化行动的时候,就会发现“有的村非但没有把建档后这些年所形成的文件材料整理归档,而且连已整理起来的档案也走了样。有的因档案橱挪为它用,将档案装了麻袋、放在纸箱里或干脆敞放在桌子上、橱顶上,     

"虚拟整理"技术的产生和实践意义

一、"虚拟整理"技术的产生 我们在应用计算机进行档案编目、检索成功后.就迅速投入到应用计算机技术对档案进行历史联系整理的研究,期望档案人员能从耗时、繁琐、沉重和艰难的档案整理中解脱出来.但实验的结果却令人大失所望.因为我们的研究证实,计算机能完成自动分类和主题词的选取,甚至已能自动编辑文摘,但用计算机全面自动解析.隐藏在文件材料之间的历史联系却是根本不可能的,换句话说,用计算机代替文书或档案员对文件材料作历史的逻辑联系判断是非现实的,这一工作只能由人工来完成.但研究中我们发现,计算机虽然不能直接由文件材料中解析它的历史联系,但它能将人们已判断和标引好的所有历史联系都完整地记录下来.我们先在计算机上实现了档案历史联系单要素的模拟,随后又完成各种档案历史联系要素的混合记录.现在这一规范技术已被天津市和河北省两地分别制定的"科技档案整理规则"的地方标准所采用,1996年才初步完成了这一技术从理论到实用的转化.这就是"虚拟整理"新技术产生的过程.     

影响区县档案馆接收的因素与对策

一、影响接收质量的因素 1.多年来档案部门"宁多勿缺"的整理原则影响了接收工作.档案人员往往在考虑自身责任的基础上,宁可多存点文件材料而忽视了文件内在的价值所在.     

"外借档案夹"在档条借阅中的应用

2000年12月6日,档案行业标准DA/T22-2000<归档文件整理规则>正式颁布实施,它针对的是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料.<归档文件整理规则>以简化档案整理、深化档案检索为宗旨,对传统的文件归档整理方法进行了改革,促进了档案管理的制度化、标准化、规范化、现代化.     

谈加强医院档案管理

1 重视档案收集,抓好医院档案管理基础工作 1.1 要把握信息特点做到及时收集.档案人员要根据信息特点做到"眼勤"、"手勤",及时收集文件材料.一是要通过收发文之间的相互联系收集.对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档.二是要利用复印的机会收集.     

从新《档案法》看《归档文件整理规则》

对新《档案法》和《归档文件整理规则》有关档案属概念及组成成分的规定与表述进行梳理,认为《归档文件整理规则》的有关组成档案成分概念应当统一到新《档案法》上,就是用"材料"替代"文件"作为组成档案成分的概念.     

关于“双重性质文件材料”归类问题的探讨

一般来讲,一个独立的立档单位都会形成文书档案、科技档案、会计档案、干部人事档案、声像档案、电子档案等各种门类的档案.在每年对各种门类的档案进行归档整理时,往往会出现一些文件材料归入这个门类可以、归入另外一个门类也可以的情况,使档案人员感到难以下手,不知到底该如何处理.在此,暂且将具有这种属性的文件材料称为"双重性质文件材料".那么,究竟应该怎样处理这些具有双重性质文件材料的归类问题呢?笔者结合工作实践中的体会,谈谈自己的一些看法,仅供同行参考.     

整理的档案要方便基层利用

2012年,我市档案局为了迎接全国新农村档案工作示范市验收,局机关工作人员分成几组到农村、社区对村级档案整理工作进行指导。我在指导整理的过程中,发现村级档案整理工作确实存在一些问题,这些问题如果不能很好地解决,会给村级档案保存和利用工作带来诸多不便。案例1:在指导某村立卷过程中,档案业务指导人员和村干部把该村全部文件材料收集后运到档案局,由业务指导人员帮助整理编目后,又全部运到村里入柜排列。村     

浅谈房改档案的整理与归档

房改档案即住房制度改革过程中形成的档案.在房改中,特别是出售公房形成了许多文件材料,这些文件材料反映了房改全过程,记录了每个购房户的购房情况.保证这些文件材料齐全完整,及时收集、整理、归档,既是房改工作的重要环节,也是档案工作者的责任.现结合工作实践,对房改档案的收集、整理与归档谈谈自己的看法.     

谈学校文件材料的收集

档案来源于文件,要做好档案工作,首先要做好文件材料的收集工作。文件材料收集是指按照党和国家的有关规定,依据收集范围,通过一定的方法将机关单位各部门和个人手中有价值的文件集中起来,以供系统分类和立卷整理工作。文件收集工作是档案工作的起点,没有文件的收集工作,就没有完整、科学、系统的档案。而档案馆(室)所管理的档案,并不是全部由档案馆(室)自己形成的,它是机关单位在日常工作中形成的有利用价值的文件,这些文件分散在各个处理部门,不收集起来,时间一长就有可能散失。档案工作人员把这些文件收集起来,按一定的分类标准整理归档,…     

实行"村档乡管"应注意抓好两点

随着我国农业和农村档案工作的逐步开展,一些地区,特别是经济欠发达地区,根据现实,本着"因陋就简,注重实用,逐步提高"的原则,开始探索"村档乡管"的方法,即行政村负责文件材料的收集、整理、立卷,乡镇负责行政村档案的保管利用,以有利于农业和农村的发展与稳定,有利于农民物质、文化水平的提高.如何做好这项工作,笔者认为应注意以下两点:     

何为档案归档范围?

正归档范围,就是归档文件的整理范围。归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节。这一环节包括两个阶段,第一阶段就是确定归档范围。在机关文件归档前,对文件能否转化为档案进行"资格审定",确定其是否属于归档的范围,同时剔除没有保存价值的文件材料。     

加强文档管理把好档案资源入口关

严格按照《归档文件整理规则》,加强文件材料的整理归档,把好档案信息资源入口关,对充分发挥档案信息资源作用有着深远的意义.笔者认为,加强文件整理归档应做好四方面的工作:……     

姜还是老的辣——《兰台春秋》系列故事之六

话说当苏琼满怀喜悦地重新接过机关档案工作之后怎么也想不到,仅仅两年功夫,机关档案工作就沦落到那么个地步!只见档案室蛛网密布、档案柜与地板到处积满了灰尘,霉味扑鼻而来;文书材料已经连续两年没有整理立卷了.     

计算机辅助档案实体整理之应用实践

通过建立反映文件历史联系的目录信息数据库,利用数据库技术,辅助传统档案的实体整理,既提高了档案整理的效率和准确率,达到了文件材料整理过程及时利用的目的,还起到了档案基本信息的整理效果.本文主要介绍这种整理方法实践的应用流程、应用准备、应用方法和应用过程中的关键问题.     

淡化卷的概念 推行件的操作——兼谈科技档案整理改革

国家档案局、中央档案馆发布并于2000年12月6日起实施的<归档文件整理规则>(以下简称<规则>)规定,归档文件是指"立档单位在职能活动中形成的办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料",这就表明了<规则>仅适用于文书档案的整理.     

机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法

<正>文书档案是指机关活动中形成的已经办理完毕的文件材料。整理就是将办理完毕,具有查考利用价值的文书档案以"卷"或"件"为保管单位进行分类、排列、编号、编目等,使之有序化的过程,上承文件材料的收集,下续文书档案的保管和利用,是非常关键的中间环节。为适应档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理方法,提高工作效率,国家档案局于2015年发布了修订后的《归档文件整理规则》(DA/T22-2015),(以下简称《规则》)。《规则》是