电子文件与档案管理革命

电子文件是办公自动化的产物。办公自动化主要是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务物化于人以外的各种设备中，并且由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其实质是借助成熟的电子计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的应用系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率，提高管理水平。电子文件记录方式较纸质文件有了根本的改变，相对传统“文件”而言，电子文件是一个新生事物，人们对它还是处于逐步了解…     

电子文件与电子档案管理

随着电子计算机迅速普及,政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率,加速现代化进程.政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代,电子文件如何监管?电子档案如何管理和开发利用?已经成为人们所关注的重要新问题.     

电子文件的销毁

由于形成、传输和利用方便，电子文件的数量剧增。尽管这些文件的储存空间远远小于纸质文件，但是，数量庞大的电子文件会增加电子信息系统的负担，既降低系统响应检索访问的速度，也增加维护保管的费用。况且，有些电子文件的确没有长久保存的价值，对这部分电子文件进行销毁是必要的。     

如何实现电子文件移交制度化

电子文件移交是档案部门、办公部门、文件管理部门和信息技术部门共同参与的活动,而各部门权责不清,因此,构建良好的组织管理和责任管理机制,实现电子文件移交的制度化,将是降低工作成本、提高工作效率的重要途径。电子文件移交的组织管理机制,需要明确电子文件“向谁移交”、“如何移交”以及“移交后由谁管理”;而电子文件移交的责任管理机制,则是要进一步明确“移交的主导部门是谁”、“移交之前谁负责”、“移交之时谁负责”、“移交之后谁负责”。电子文件的移交,     

移动办公在电子文件利用中的初探

本文在对移动办公对电子文件管理应用现状和安全性影响的探讨基础上,提出了构建电子文件移动办公利用系统的设想,并从系统的设计目标、原则、构成要素、结构、功能需求等几点进行系统的设计阐述。     

数字化背景下电子文件档案管理分析

近年来，随着大数据、云计算等信息技术的发展，及其在行政办公、档案管理中的应用，产生了大量电子文件。利用计算机信息技术，做好电子文件收集、归档工作，提升电子文件档案管理效率，有利于进一步发挥电子文件档案价值，服务于新时代各项工作。本文首先分析了数字化背景下电子文件的类型，探讨了电子文件档案管理的现实意义，针对电子文件档案管理的现状及要求，进一步提出数字化背景下做好电子文件档案管理措施。     

移动办公在电子文件管理应用中的初探

本文在阐述移动办公的概念和其在电子文件管理应用中的发展模式的基础上,初步探索移动办公在电子文件管理中的应用,分析移动办公应用于电子文件管理的影响因素,并展望了移动办公应用于电子文件管理的未来发展前景。     

从电子文件到知识图谱:电子文件知识服务新途径

随着电子文件单轨制的落实和电子文件数据化进程的开始,电子文件知识服务正受到越来越多的关注。电子文件知识图谱,既是电子文件数据化的一种方式,又是电子文件知识服务的技术与资源基础。电子文件不同于一般的信息资源,它除了包含文件内容,还涉及与之相关的组织结构、业务逻辑等背景信息。受电子文件特性的影响,电子文件知识图谱不同于一般的领域知识图谱:在构建路径方面,电子文件的背景与结构信息,包括来源机构信息、业务流程信息和职能分类信息和版本变化信息等的知识化,将贯穿电子文件知识图谱构建过程中的多个节点;在知识服务方面,不同于一般的领域知识图谱,电子文件知识图谱能够提供面向业务活动的知识服务,其利用形态会更加丰富。结合现阶段各领域知识图谱的表现,电子文件知识图谱将会是电子文件开发利用的重要方式,是实现电子文件知识服务的重要途径,是电子文件管理事业进一步向决策端转型的重要推手。     

电子文件鉴定浅述

不论何种载体的文件鉴定，首先要解决的就是文件价值鉴定问题。但如何进行电子文件价值鉴定？是继续延用纸质文件鉴定理论，还是另立标准。经过研究，我们认为电子文件的价值鉴定，完全可利用纸质文件的价值鉴定理论。     

浅论电子文件的档案管理

随着无纸办公系统的逐步普及,纸质档案的管理理论、方法、标准,已不能完全适用于电子文件归档及电子档案管理,本文就建立电子文件的档案管理等相关问题进行探讨。     

论电子文件管理的基本框架

电子文件的管理要以立法为依据，组织各方面力量制定电子文件管理规范并开发电子文件管理系统，只有这样才能保证电子文件的妥善管理，其凭证性及长期可存取性的实现。     

浅谈电子文件对房产档案工作的影响

本文对电子文件相比较传统电子文件的不同点进行了闸述,分析了无纸化办公环境下电子文件对档案工件的具体影响,提出了做好电子文件归档工作的应对措施。     

电子文件中心引论

电子文件中心根据其目的、功能的不同,分为半现行电子文件中心和现行电子文件中心两个类别。半现行电子文件中心是为处于半现行阶段的电子文件而专门建立的文件管理、利用中心。基于网络平台的现行电子文件中心,是政务工作的附属和延伸,其实质是网上的“现行文件阅览室”。两者的实践背景、理论基础、现实功能、管理对象、工作重心、存在形式及其管理主体等均有较大差异。现行电子文件中心不能替代分散式或集中式的电子文件管理机构。档案馆以现行电子文件中心的形式采集并公布政府机关的现行文件,除非获得授权,否则缺乏法律依据。     

电子文件管理的主要问题

1对实行办公自动化产生的电子文件重要性认识不足,未进行电子文件归档,一些单位的电子文件处于自生自灭状态。电子文件是新生事物,对它的意义和功用,人们还未充分认识,没有引起足够的重视。多数使用办公自动化网络系统的单位,对电子文件没有进行整理、鉴定、归档,仅是把电子文件存储在硬盘内(条件优越的单位设有两台服务器)。这样,即使不会丢失,日积月累,电子文件亦会遭灾。未使用办公自动化网络系统的单位,用计算机进行办公和事务性管理,多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件,作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留,而是被新起…     

试析电子文件的主要特性及电子档案的原始性认定

办公自动化的应用是不断发展变化的过程。设备的规模不断扩大．例如一些单位的计算机网络，就是分别由三、四年前的十几台终端的小局域网，发展到现在的数百台终端的大型网络，甚至连接成网际网。处理的业务也由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程。在不同的应用发展阶段，电子文件的作用也不同．它们分别是草稿性电子文件(计算机只起打字机作用)、辅助性电子文件(纸质文件为主．电子文件为辅)、正式电子文件(电子文件为主，纸质文件为辅)、无纸电子文件(使用中完全取消纸质形式的电子文件)。     

移动办公对电子文件安全性影响初探

随着科技进步带来移动办公的迅猛发展,电子文件管理作为移动办公中的重要内容,实现其安全性保障不仅是电子文件管理的目标,而且还是提高移动办公效率的需要。     

关于电子文件的管理

随着计算机及网络技术的飞速发展 ,我单位基本上实现了现代化办公 ,报纸的采编、文件的起草都已经脱离了手写稿 ,取而代之的是大量的电子文件的产生 ,接收大量的电子档案将是档案工作的新内容 ,因此 ,如何加强电子档案管理已是一个迫在眉睫的问题 ,根据本单位的实际情况 ,我认为应从以下几方面工作着手 :一、以磁盘或光盘为介质存储电子文件为了保证电子文件的完整性 ,需要把微机形成的各种有用信息都用磁盘或光盘进行存储 ,这样利用时就不用像传统的档案室管理那样 ,先查文件目录 ,再去库房查找档案材料 ,而是利用者不用出办公室 ,打开微机…     

电子文件的形成运动规律

电子文件在生成、保管、传递和利用等方面与传统的纸质文件有很大区别,其形成运动规律也有自身的特点,将文件生命周期理论和文件连续体理论结合起来,可以较科学地阐明电子文件的形成运动规律,即电子文件形成的运动性、电子文件运动的完整性、电子文件运动的阶段性和电子文件运动的多维性。     

探索电子文件归档规律为企业发展提供有效服务

信息技术的广泛应用，革新了传统档案的形成、积累、管理和利用。随着现代办公技术和自动化程度的不断发展，在日常工作及公务活动中产生大量电子文件与纸质文件汇成了浩大的档案信息流，并将在相当时间内长期共存。如何更好的进行电子文件归档、管理，使之及时有效地服务于企业各项工作，这是档案工作面临的历史性变革的重大课题。本文根据工作实践就电子文件的归档和提高档案利用进行一些探索。     

电子文件与纸质文件管理的共存与互动

电子文件和纸质文件管理的共存状态有双套制和双轨制两种类型，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同。电子文件的管理推动了纸质文件管理的改革，如文档一体化和实体管理的简化；纸质文件管理的经验和信息技术促成了电子文件管理的完善。电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，趋向是纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化。