坚持历史主义不动摇——论文件生命周期理论在电子文件时代的新发展

文件生命周期理论的形成与文件中心的建立直接相关。第二次世界大战结束后,由于战争期间积累下来的大量文件严重地挤占了办公用房,导致了文件保管费用上升、机关办公环境恶化、办公质量和效率严重下降等诸多问题。美国海军部为此求助于美国国家档案馆。在美国国家档案馆工作人员的建议和指导下,海军部于1946年首次建立了一个文件中心,把使用次数不多,但必须保存一定时期的文件集中保存在造价较低的专门库房里,并在此基础上形成了一套完整的早期文件管理工作内容和方法。从这种实践背景来说,文件生命周期理论是进馆前文件管理活动及机构出现的必然产物。现代文件数量的急剧膨胀使档案馆面临的压力空前加大,由此产生了有效控制馆藏源头的思想和活动——进馆前的文件管理。     

现阶段我国文件中心的发展状况

文件中心是“一种过渡性的文件保管机构”，所保管文件的所有权仍属于形成单位，它起源于二战时期美国军事部门，现流行于北美及其他各国。有公共服务机构性质的文件中心，类似于欧洲的中间档案馆，也有以营利为目的的企业文件中心。纵观全世界的档案机构设置，档案从它产生再到最后送交终极性的档案馆之间，普遍保存在一种过渡性、中间性机构之中。这类机构在国外称为登记室、文件记录保存所(韩国)、机关档案馆、联合机关档案馆(前苏联)、中间档案馆、档案中心(法国)、文件中心(美国和加拿大)、文件服务中心(马来西亚)等。     

美国的文件中心

文件中心最早起源于美国,美国档案界将它定性为一种中间性的文件保管和处置机构,更确切地说是半现行文件的保管和处置机构。半现行文件指的是由于价值的变化既不再值得保存在机关办公室或业务部门,也不能直接送入档案馆或废纸处理厂的那些文件。如果用“文件暂存处”来表述文件中心的中间性,可能会更容易理解。     

美国的文件中心

文件中心最早起源于美国,美国档案界将它定性为一种中间性的文件保管和处置机构,更确切地说是半现行文件的保管和处置机构.半现行文件指的是由于价值的变化既不再值得保存在机关办公室或业务部门,也不能直接送入档案馆或废纸处理厂的那些文件.如果用“文件暂存处“来表述文件中心的中间性,可能会更容易理解.……     

外国的文件中心

文件中心起源于美国,是第二次世界大战期间美国政府为应付文件数量急剧增长的特殊情况而设置的临时性机构。战后,这种组织形式被固定下来,并得到了进一步发展,成了保存半现行文件(即进入休眠阶段的文件)的常设机构。起初,每个政府机关根据自己的需要设立文件中心。直到1949年美国国家档案与文件局成立后,联邦政府机关的文件中心才有了统一的规划,并逐步结束了各自为政的混乱局面。文件中心既与档案馆有密切联系,又有很大的独立性。目前,美     

透析文件中心的中国化

1923年,比利时的档案学者库维利尔最早提出了建立文件中心的想法。1941年美国的两位档案学者里赫·艾默特和罗伯特·巴默尔在海军部附近一个废弃的啤酒厂原址上将其付之于实践,诞生了世界上第一个文件中心。此后,它以其经济、高效的优越性,迅速被欧美发达国家和相当数量的第三世界国家所效仿,成为一种国际性的普遍范式。20世纪80年代,这一“现代最富生命力的新型档案机构”被介绍到我国,并在档案学术界引起强烈的反响。其中,呼应与歧见,推崇与反对交织并存,个别地区则迈出了可贵的实践步伐。但从甘肃永靖县创办第一个文件中心开始,15年时间…     

观点集锦

我国现行文件开放利用模式的现状目前存在3种模式:三级服务模式,是指依托各级政府公共信息系统,开展政府机关、机关档案室、档案馆为主的三级现行文件利用服务。主要包括政府机关通过网上政务系统公开文件为社会提供利用;机关档案室将保存的现行文件向社会开放;地方综合档案馆对主动收集和发文接收的现行文件通过文件阅览中心对社会服务。二级并存模式,指以多元化中间性档案保管机构(机关档案室、(类)文件中心)、档案馆为主的     

建立文件中心是文件管理的客观需要

文件管理主要是指对进馆前的文件进行保管、利用和处理的全部活动,是对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行经济而有效的全面管理。文件管理机构是实现文件有序管理或馆前管理的组织保证,它是临时保存机关现行文件,主要是半现行文件的场所,即文件中心。文件中心是一种独立于机关之外的新型文件管理机构。一、建立文件中心的必要性1.文件数量的急剧增长和类型的大量增加,推动了文件管理的产生。由于人类社会活动的日益丰富,国家管理职能日益复杂,更多的是因为科学技术获得了前所未有的发展,科学技术在档案领域的应用导致文件记录、复制…     

建立"文件中心"无推广价值——与张启安先生商榷

文件中心,"是介于档案馆与参联机关的一种过渡性文件保管机构","文件中心主要职责之一是负责对参联机关形成的各类非现行文件进行收集、整理、分类、加工、立卷、归档、编目等工作,保证文件的齐全和完整,积极提供利用,为参联机关服务."[1]以上引自《档案学通讯》1998年第4期张启安《文件中心的理论和实践》.实质上,文件中心(属于档案部门管)是为现行机关的文书立卷工作和档案短期管理实行有偿服务的临时机构,目的是减轻机关文书人员繁琐的文书立卷工作负担,同时由档案部门工作人员立卷,提高各参联机关的文书案卷质量.它在各机关文书人员调动频繁、业务不熟、素质不高的情况下,能起到一定的缓解矛盾的作用.     

论我国档案保管机构的性质——档案工作系列论文之二

档案室、档案馆、文件中心和档案托管机构是我国现有的四类档案保管机构,作为内部机构的档案室是档案事业的基层组织,但不一定是过渡性机构;永久保存档案的档案馆是独立的科学文化事业机构,其"公共性"存在局限性;文件中心和档案托管机构是性质不同的过渡性档案管理机构。     

文件中心与档案室比较研究

外国的文件中心是在40年代起源于美国的.1941年美国海军部建立了世界上第一个文件中心.它是介于机关档案室和档案馆之间的一种过渡的档案保管机构,负责档案文件形成单位不经常使用,但又不能最后处理的文件管理.     

文件生命周期理论的实践意义

20世纪80年代,外国文件生命周期理论传入我国后,档案界的学者对此进行了热烈而认真的研究。本文试图从现实价值的角度,探讨文件生命周期理论对我国文件,档案工作实践所具有的指导意义。 一、文件生命周期理论是世界档案工作者的共同理论财富 1941年,美国海军部建立了世界卜第一个文件中心。我们知道,建立文件中心是二战后,西方国家为了解决文件的“雪崩”问题而建立的一种介于政府机关和档案馆之间的中间性机构,由于建立了该机构,可以使政府机关和私人企业摆脱大量非现行文件的沉重负担,提高工作效率,降低文件保管费用。因此,这种机构受到愈来愈多国家的欢迎,其分布遍及欧洲、美洲、亚洲、非洲和大洋洲。 文件生命周期理论虽然最早是由西方档案学者提出的,然而我国在该理论传入之前,早就进行了类似的研究,如曾三同志早在1962年就阐明了关于档案形成     

文件中心与机关档案室的性质基本相同吗——文件中心思考之三

针对我国档案学界关于文件中心与机关档案室性质基本相同的认识,本文认为,文件中心一般专指政府系统的文件中心,独立于机关之外,是科学文化事业机构,而机关档案室只是机关的内部组织机构,不具有独立性.文件中心与机关档案室既有共性,又有差异,两者是基本性质不同的机构.之所以得出两者性质基本相同的认识,一是对两者性质的理解有误,二...     

对文件生命周期的再认识

1940年,美国档案学者布鲁克斯在美国档案工作者协会的一次会议上,提交了一份《我们应该保存什么文件》的报告,在报告中首次提到了“文件生命周期”这个概念。1941年,世界上第一个文件中心在美国出现了,文件中心有效地解决了那些已不经常使用却又必须保存一段时间的文件,它的成功经验渐渐得到肯定。人们开始对文件中心进行深入的思考,1950年,英国学者艾利斯提出了文件的“三阶段”论。后来,美国档案学者谢伦伯格在此基础上把它丰富和完善,提出了文件生命周期理论。此后,文件生命周期理论在各国得到了发展,取得了许多研究成果。     

文档一体化与文件中心的研究

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性所谓文档一体化,就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理,统一成一个有机整体进行管理,而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为,它的理论依据是文件生命周期理论。文件生命周期理论告诉我们,文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段。由于各阶段有其不同的价值、作用和特点,各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一…     

纪检机关档案的成分特点及其综合管理

纪检机关档案,是党的纪律检查机关全部档案的总称,它是纪检机关在工作中形成的,反映机关工作活动的,有保存价值的,并按照一定归档制度收集、整理、并且集中保管起来的文件材料。其中包括在会议、检查、审理、信访、研究、教育、干部任免、机构设置、机关党务、财务会计以及机关行政事务等各项工作中形成的文字材料和各种不同载体的文件材料。 纪检机关档案的成分 根据纪检机关工作的实际和特点,目前,纪检机关的档案主要是纪检文书档案和纪检案件档案两大部分,我们把这两部分档案合称为纪检机关档案。     

综合性档案室浅论

综合性档案室是一个机关或一个企、事业单位集中统一管理多门类、多载体档案的实体机构,是保存机关档案的基地和档案信息利用的中心。综合性档案室是档案工作发展的必然产物。在国民经济和四化建设迅猛发展的形势     

美国国家档案馆电子文件的参考服务

美国国家档案及文件管理部(NARA)是世界上现有国家档案馆中的重要部门之一,它担负有对于具有长期历史价值的电子文件进行鉴定、登录、保存和提供服务的职责.其下属的电子文件中心则是实现这些档案功能的具体部门.三十多年来,美国国家档案馆一直从事着有关电子文件的档案管理的研究、评述和具体实施工作,它在这方面积累了丰富的经验,并对其他档案馆有一定的借鉴作用.电子文件中心目前已收有来自政府各分部多达100个联邦机构的将近23,000个数据文档,它已成为世界上较大规模的电子文件保存馆之一.     

文档一体化趋势与文件中心

文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。     

文件双重价值的再认识

文件双重价值是美国学者谢伦伯格从挑选与保存档案的角度提出的。我国学者从档案利用角度来表述文件双重价值,误读了该理论。原始价值不等于档案第一价值、从属价值不等于档案第二价值。原始价值与形成机关、从属价值与非形成机关和非政府利用者没有绝对的对应关系。原始价值和从属价值的区分标准是文件的现行性和非现行性,原始价值相当于现行价值,从属价值相当于非现行价值。