如何解决“账外”文件收集难

一、账外文件收集的难点何为“账外”文件?通常是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无“账”可查的文件。“账外”文件未经文书部门登记,因而不仅文件形成过程难以控制,而且事后收集也特别困难,主要体现在以下几个方面:1.收集“账外”文件力度不足。“账外”文件是一个立档单位领导和各内部职能机构形成的内部文件材料,涉及的面广,每个工作人员在参与职能活动中都可能随时产生和形成文件材料,而档案人员不可能直接参与各职能部门活动,有的只不过是兼任一个单位的文书或文件收发工作,无法知道有哪些文件形成。要是没有单位领导的支持和综…     

“账外”文件材料收集的难点及对策

“账外”文件材料通常指未经文书部门登记，在收发文登记中无据可查的文件，但它又往往是构成最有价值档案的主要来源。在实际工作中，“账外”文件材料常被不经意地忽视了，究其原因主要是收集难，这也是各种门类档案收集工作中存在的共性问题。对此，笔者就文书档案“账外”文件材料收集过程中存在的问题和原因以及应该采取的相应对策，作一浅析。     

应加强工程设计档案"账外文件族"的收集和归档

国家和行业主管部门在每年对设计勘察单位进行年度检查时发现,有些应该归档的工程设计档案的基础资料归档不够齐全或完全没有归档,这就形成了"账外文件族".这些"账外文件族"的存在,不仅制约了提供利用工作的开展,也违背了档案资料应及时、准确、完整归档这一方针.     

"账外"文件的收集难点及对策

一年一度的归档工作中,作为档案管理人员感到最头疼的并不是分类、立卷,而是如何保证文件材料的齐全完整,而其中,较难是"账外"文件材料的收集.     

重视做好“账外”文件的收集工作

本文通过对“账外”文件形成特点、收集难点的认识,强调了重视做好“账外”文件收集工作的意义和作用,并摊出了做好“账外”文件收集工作的几点措施。     

解读文件级档案整理八大操作流程

1操作流程一:文件收集 文件收集,即每年年初由档案人员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室. 1.1收集范围.上年度处理完毕的文件材料. 1.2收集时间.每年年初(一般在1月～4月). 1.3收集方法 1.3.1 全面收集.即由档案人员依据本单位收发文、用印、打印登记簿等进行全面收集. 1.3.2重点收集.即由档案人员重点收集反映本单位职能活动(尤其是专业职能活动)的文件材料和重大活动事件材料. 1.3.3账外收集.即"账外"文件收集."账外"文件,是未经登记编号的文件材料,主要包括:①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料;②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料;     

以"件"为单位管理档案的益处

一、以"件"为单位管理,使文书归档工作能够得到最大程度上的简化,省事、方便、高效.传统立卷方法通常有两难,一是组卷难,对组卷要求高,既要考虑"六个特征"之间的相互组合,又要保持文件之间的有机联系,还要考虑到案卷的厚度.关键是还要拟写出能切合实际反映出案卷内文件内容的案卷标题,这就要求立卷人有较高的素质,既要熟悉单位的业务,又要有档案的专业知识,还需要有一定的实践经验.二是工作量大,年度收集、组卷、编写页号、抄写卷内目录、装订、切边、填写案卷封面、排列案卷、编写案卷号和案卷目录等工作量很大.以"件"为单位进行档案管理,只要做好平时立卷随到随存档,不用等到年终集中整理,大大减少了工作量,简便易行.按保管期限放入相应的类别中排列在一起,便于档案人员保管和利用.     

应该如何看待中外"文件"、"档案"概念的不同——再论文件生命周期理论完全适用于中国

国际上普遍承认文件生命周期理论在档案学理论体系中的重要性.在我国则有一些学者对此持有异议,认为不该给予这么高的评价.安徽师大的王茂跃同志就为此写了好几篇文章,其中有一篇更是直言"文件生命周期理论不宜中国化",刊登在《山西档案》杂志1997年第6期上.     

从"文件生命周期"到"文件连续体"的演变及其思考

"文件生命周期"和"文件连续体"的概念和模式都是一定历史阶段人们对文件运动及其管理规律探索的必然产物,都是文件管理的思维方式和方法,两者各有其特点、优势和局限.文件连续体理论只有在继承文件生命周期等文件管理理论合理内核的基础上,结合现实进行创新,才会在信息时代拥有广阔的实践舞台.     

关于"文件"问题研究的探讨

"文件"这一概念的出现,虽然比"公文"、"文书"要晚得多,但其内在含义的变化,却远比这两者要大得多、复杂得多.对于文件及其理论的研究,八十年代以来,有了革命性的改变,以至于现在我们在谈论文件管理、档案管理,作相关的学术研究和探讨时,必须分清探讨前提,即分清什么是文件?什么是档案?以建立起共同的概念基础,否则就无法进行相对的学术交流,甚至会出现各走各的路、各唱各的调、各吹各的号的现象.     

"帐外文件"的收集与管理

所谓"帐外"文件,是未经文秘部门登记编号的内部制发或外部来的文件材料.除有"红头"文件外,还有调查报告、专题总结、会议材料、情况反映、光荣册、合同书、协议书、花名册、简报等等,类别繁多,内容庞杂.     

传媒企业家隐含"政治"符号

"企业家"的称谓是改革开放的产物,但改革开放多年了,"传媒企业家"的概念在官方文件中迟迟未出现.在传媒走市场的步子越来越大的背景下,"传媒企业家"的概念早于官方文件,在业界已经悄悄流行,在某些民间或半官方的论坛中,常会将一些具有复合型素养、有传媒运营能力的传媒领军人物称为"传媒企业家".但在官方文件中没有这些提法,直至最近<新闻出版业"十二五"时期发展规划>出来之后才看到"培养企业家"的提法.     

关于文件运动"回流"形式的两点看法

一、文件运动"回流"形式与文件利用的区别 1.文件运动的"回流"必须是文件实体本身从后一阶段回溯到前一阶段.我们讲一份文件从产生以后,进入现行阶段,直至最后到永久保存或销毁,都是与文件的实体形态联系在一起的,这是文件回流和文件利用的一个根本区别.     

试论文件"平时归档"

文件"平时归档"是指文件在其完成文书处理程序或其内容办理完毕后,及时存入档案室的一种文件归档方法.     

唐代"弱冠"考——以碑志中的登科时间为中心

就唐代碑志记载的年龄信息,历史学界主要关注登科、婚姻的年龄,并通过死亡年龄计算平均寿命.碑志中常见"弱冠"一词,学界通常依据碑志中"弱冠登科"的记载,简单地将志主登科之年系在其二十岁时.然而,"弱冠"本义就可以泛指二十多岁.而且无论是在传世还是出土的唐代碑志的实际使用中,目前所见凡有其他材料可加以佐证、可考的"弱冠"年...     

文件管理这个"名份"应不应该争

本文针对档案馆开展现行文件的查询服务中遇到的难题,探讨档案管理体制究竟应不应"争"文件管理这个名份?1、从文件、档案运动规律理论看,中外的认识基本上是一致的,都认为由文件产生到形成档案是一个完整的过程.档案部门对现行文件进行监管是符合文件运动规律的.2、从文件、档案的关系看,两者既有同一性又有交叉性.     

整合"馆室"资源,实现"文件中心"核心职能由"室"向"馆"的转移

在"文件中心"是否适合中国"国情"的讨论中,一些学者开始把研究的目光转向探讨是由"机关档案室",还是由"档案馆"来实现"文件中心"的核心职能.那么,"机关档案室"与"档案馆",谁在实现"文件中心"的核心职能上更具优势?成本更低?更易实现?检验一个社会组织,一个管理机构的设置是否合理,不是从理论上看它的职能如何完备,而是看其在实际运作中,功能发挥的如何,是否可以实现其预期功能.能够实现其预期功能的,就是成功的、合理的,否则就是不合理的或是不尽合理的.     

论"中国英语"在英语新闻报道中的文化传播作用

近几年在主流英文报纸及杂志上时常出现"中国英语",这一现象引起了许多研究人员关注的目光.通常情况下,在文化传播中有部分语言表达上面都存在一些真空地带,而"中国英语"恰恰弥补了这些空白,将英文与汉语融合在一起,把具有中国特色的东西表现出来.本文就"中国英语"存在的理论依据及在英语新闻报道中的文化传播作用展开探讨和深入研究.     

文件生命周期理论三流派及在中国的"适用"之争

一 什么是文件生命周期呢?美国档案学者詹姆斯·B·罗兹认为:"是指从文件的产生,经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段,一直到其现实效用的消失,或者当其全部使用目的已经达到时,对其进行销毁,或者因其具有永久保存的价值,而把它们作为档案,赋予新的使命的整个周期."他还把该周期划分为四个阶段:A.文件的形成.B.文件的利用和维护.C.文件的处置.D.档案管理.前三个阶段又同隶属于文件管理阶段,与档案管理阶段并列为两大阶段.(1)中国档案学者陈兆祦先生认为:"文件从其产生到成为档案以至消亡是有一个过程的,这个过程就是文件的运动周期,也可以称它为‘生命'周期."(2)换言之,文件从其形成、使用到(因丧失保存价值而)被销毁,或作为档案永久保存并继续实现其社会价值的完整运动过程,就叫做文件生命周期.这个生命周期应该把文件保存在机关档案室(或文件中心、联合档案室、中间档案馆)和国家档案馆(或其他终极性档案馆)这两个阶段都包括在内.     

电子文件是"虚拟文件"吗

在对电子文件的认识中,有些学者认为,电子文件是"由一个实态文件变成作者和读者理性的或虚拟的概念","在计算机终端瞬间看到的虚拟或逻辑数据窗口",有的学者更直截了当:"电子文件把我们带进了一个‘虚拟文件'和‘虚拟档案'时代,在这个时代,传统档案记述中极重要的实态文件已不复存在."而在<辞海>中,对"虚拟"的解释是:不符合或不一定符合事实的、假设的、虚构的.那么,果真能笼统地将电子文件称为"虚拟文件"吗?