"帐外文件"的收集与管理

所谓"帐外"文件,是未经文秘部门登记编号的内部制发或外部来的文件材料.除有"红头"文件外,还有调查报告、专题总结、会议材料、情况反映、光荣册、合同书、协议书、花名册、简报等等,类别繁多,内容庞杂.     

如何进行“帐外”文件的归档

所谓“帐外”文件就是指没有经过收发登记的、但又具有保存价值的文件。主要包括:领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料;机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录及有关的业务文件等等。     

解读文件级档案整理八大操作流程

1操作流程一:文件收集 文件收集,即每年年初由档案人员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室. 1.1收集范围.上年度处理完毕的文件材料. 1.2收集时间.每年年初(一般在1月～4月). 1.3收集方法 1.3.1 全面收集.即由档案人员依据本单位收发文、用印、打印登记簿等进行全面收集. 1.3.2重点收集.即由档案人员重点收集反映本单位职能活动(尤其是专业职能活动)的文件材料和重大活动事件材料. 1.3.3账外收集.即"账外"文件收集."账外"文件,是未经登记编号的文件材料,主要包括:①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料;②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料;     

归档文件整理业务操作要领

第一步清理文件,即把上一年收发文及帐外文件材料区分为:不归档、短期、长期、永久。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》制定好本单位的档案保管期限表,对照条款,逐份文件进行。概要地说,永久:1、收文中针对性文件:看是否主送本单位即批复类文件;看内容是否反映本单位人与事,如任免、表彰类文件;2、发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料:方针政策性文件,如决定、规定、办法、意见等;本单位开展重大活动形成的文件材料。长期:1、收文:上级机关主管部门下发的需要长期执行的方针政策性文件;2、发文:本单位形…     

谈加强医院档案管理

1 重视档案收集,抓好医院档案管理基础工作 1.1 要把握信息特点做到及时收集.档案人员要根据信息特点做到"眼勤"、"手勤",及时收集文件材料.一是要通过收发文之间的相互联系收集.对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档.二是要利用复印的机会收集.     

医院机关文件材料的收集和归档

随着医院管理的发展,机关文件种类增多,数量增大。为了确保文书档案材料齐全、完整、准确,做好机关文件材料的收集归档工作是十分重要的。就此对机关文件材料的收集与归档的问题谈点个人粗浅的认识。一、存在主要问题及原因1.应归档的文件材料收集不全。目前应归档的文件材料收集不全,主要是指未经文书人员收文登记的“账外文件”。这些文件材料来源渠道和内容多,涉及面广,并具有重要的参考价值,若散存在业务部门或个人手中,不易控制与管理,归档时难以收集齐全。各个部门兼职档案管理人员身兼数职,没有足够精力和时间从事文件的整理保管工作…     

机关收集归档工作中的问题及解决途径

在机关年度案卷质量检查、档案执法检查、目标管理考评检查等过程中,经常可以发现不少机关单位的案卷质量不好的现象,许多应该归档的文件材料不够齐全完整,如有的文件只有批复件却无请示,有的只有正本而无定稿,有的则只有底稿而无正本,帐外文件材料缺少更明显,尤其是缺少本单位的有关党政工作的会议记录等.     

浅谈文件材料收集的控制措施

收集工作是档案工作的基础,文件材料的收集是指依据一定的收集范围,通过一定的方法将机关各部门和个人手中具有价值的文件集中起来,以便归档整理工作的过程.一个单位的归档文件是否齐全完整,主要是取决于文件材料的收集是否齐全.只有及时地、有针对性地收集各类文件材料,才能避免文件的散失,才能保证本单位档案的齐全完整.……     

如何划分机关文书档案归档范围?

正在确定机关文件材料的归档范围时,既要保证该归档的文件材料收集齐全,完整归档,防止"有档不归";又要注意不该归档的文件材料不能归档,防止"有文必档"。国家档案局于2006年12月18日发布了第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对机关文件材料归档范围做出了规定。     

"账外"文件的收集难点及对策

一年一度的归档工作中,作为档案管理人员感到最头疼的并不是分类、立卷,而是如何保证文件材料的齐全完整,而其中,较难是"账外"文件材料的收集.     

电子文件材料及时收集的重要性

归档文件材料的特性成型于文件材料形成过程,归档文件材料的质量则取决于文件形成后的文件材料管理工作。从档案管理的角度来说,文件材料管理工作就是文件材料的收集积累工作,是档案工作的起点,其工作质量的好坏直接决定了档案的质量,非常重要,必须认真做好。电子文件材料,作为一种新兴的文件形式,它所独具的特性决定了电子文件材料只有及时收集积累,才能保证电子文件材料的齐全、准确、完整、有效。一、如不及时收集、积累,极可能造成电子文件材料的散失,影响其完整性电子文件材料信息与载体的可分离性,决定了电子文件材料如果不及时收集起…     

『归档通知书』效果好

大同市自来水公司档案馆在采用目标管理责任制加强档案管理的同时,适时下发"归档通知书"收集文件材料,保证了文件材料的完整和及时归档,收到了良好效果.     

机关文件材料收集归档工作之要素

机关文件材料收集归档工作是档案工作的基础和前提。在机关体制改革、职能转换后,如何进一步加强机关文件材料的收集归档工作,是当前需要认真研究和探讨的问题。笔者就机关文件材料的收集归档工作之要素,谈几点粗浅的看法。一、科学的归档范围文件材料的归档范围是收集归档工作     

浅谈学校档案的管理与功能

一、学校档案的收集和鉴定文件材料的收集是档案管理过程中的重要环节,文件材料收集不全,就会直接影响归档文件的质量。因此,在进行文件材料的收集时,要确定专人,及时到学校各部门查找,不能等、靠,要主动把各级部、各教研组以及办公室每学年的档案材料收集齐全。     

“账外”文件材料收集的难点及对策

“账外”文件材料通常指未经文书部门登记，在收发文登记中无据可查的文件，但它又往往是构成最有价值档案的主要来源。在实际工作中，“账外”文件材料常被不经意地忽视了，究其原因主要是收集难，这也是各种门类档案收集工作中存在的共性问题。对此，笔者就文书档案“账外”文件材料收集过程中存在的问题和原因以及应该采取的相应对策，作一浅析。     

“账内”收集与“账外”收集

文件材料的收集,往往出现一种误区,在实际工作中,文书档案工作人员常常会认为,经领导签发后印制的文件正本即成文件材料收集范围,而忽视文件起草稿和文件修改稿的收集.这是因为印制件清楚,草稿和定稿因圈圈划划,修修改改,添添删删,模糊不清,收集起来给人以不整洁的感觉,进而导致一些最原始材料的遗失,使文件材料的形成失去了依据.为了保证文件材料的完整性、系统性,必须注重文件的原始草稿,这也是档案原始性的要求.     

吉林省档案馆赴通榆县开通镇光明村开展扶贫慰问活动

辽源市档案局认真贯彻省局转发的中央"不忘初心、牢记使命"主题教育领导小组办公室、国家档案局《关于做好"不忘初心、牢记使命"主题教育文件材料收集归档工作的通知》,深刻理解"不忘初心、牢记使命"主题教育的重大意义,把主题教育"守初心、担使命"融入到市档案局工作职责中,确保"不忘初心、牢记使命"主题教育文件材料齐全完整、规范归档。     

加强科研档案管理初探

我们在档案行政执法检查工作中,发现一些研究部门的科研档案管理不同程度地存在一些问题,主要是应归档的文件材料收集不全,已归档的文件材料整     

汉台区行政村档案整理操作程序

一、收集 在整理档案之前,应先将本村在工作中形成的文件材料收集齐全、完整.在收集工作中,要注意把散存在各部门(或村干部个人手中的)文件材料一并收集归档.     

金塔县举办党的群众路线教育实践活动文件材料整理归档培训班

正为做好教育实践活动文件材料收集归档及整理工作,近日,中共金塔县委组织部、金塔县档案局联合在县委党校举办了一期党的群众路线教育实践活动文件材料整理归档及相关档案业务培训班。培训班围绕教育活动文件材料收集归档范围及整理操作规程,重点对《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规