如何解决“账外”文件收集难

一、账外文件收集的难点何为“账外”文件?通常是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无“账”可查的文件。“账外”文件未经文书部门登记,因而不仅文件形成过程难以控制,而且事后收集也特别困难,主要体现在以下几个方面:1.收集“账外”文件力度不足。“账外”文件是一个立档单位领导和各内部职能机构形成的内部文件材料,涉及的面广,每个工作人员在参与职能活动中都可能随时产生和形成文件材料,而档案人员不可能直接参与各职能部门活动,有的只不过是兼任一个单位的文书或文件收发工作,无法知道有哪些文件形成。要是没有单位领导的支持和综…     

“账外”文件材料收集的难点及对策

“账外”文件材料通常指未经文书部门登记，在收发文登记中无据可查的文件，但它又往往是构成最有价值档案的主要来源。在实际工作中，“账外”文件材料常被不经意地忽视了，究其原因主要是收集难，这也是各种门类档案收集工作中存在的共性问题。对此，笔者就文书档案“账外”文件材料收集过程中存在的问题和原因以及应该采取的相应对策，作一浅析。     

医院机关文件材料的收集和归档

随着医院管理的发展,机关文件种类增多,数量增大。为了确保文书档案材料齐全、完整、准确,做好机关文件材料的收集归档工作是十分重要的。就此对机关文件材料的收集与归档的问题谈点个人粗浅的认识。一、存在主要问题及原因1.应归档的文件材料收集不全。目前应归档的文件材料收集不全,主要是指未经文书人员收文登记的“账外文件”。这些文件材料来源渠道和内容多,涉及面广,并具有重要的参考价值,若散存在业务部门或个人手中,不易控制与管理,归档时难以收集齐全。各个部门兼职档案管理人员身兼数职,没有足够精力和时间从事文件的整理保管工作…     

"账外"文件有哪些

零散文件通常是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无"账"可查的文件,因而又称为"账外"文件.这些文件因为"无账"可查,所以也不容易控制,稍有疏忽,就会遗漏过去.为了保持档案的完整性、系统性,就必须重视"账外"文件的收集.在日常工作中,笔者发现"账外"文件通常有以下几种:     

"账外"文件的收集难点及对策

一年一度的归档工作中,作为档案管理人员感到最头疼的并不是分类、立卷,而是如何保证文件材料的齐全完整,而其中,较难是"账外"文件材料的收集.     

计划跟踪控制是档案完整的保证

做好文件材料(包括科技文件材料,以下简称文件材料)完整的归档工作;是档案工作建设中的一个特别值得注意和探讨的问题。过去一个相当长的时期,只注意到从收集和“三参加”时开始抓起。实践证明,有好多非常宝贵的文件材料,到收集和“三参加”时早就散失了.要达到文件材料完整的归档。必须做好文件材料的计划、跟踪、控制和归档工作。1.计划。为了克服档案工作建设中的盲目性,增     

解读文件级档案整理八大操作流程

1操作流程一:文件收集 文件收集,即每年年初由档案人员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室. 1.1收集范围.上年度处理完毕的文件材料. 1.2收集时间.每年年初(一般在1月～4月). 1.3收集方法 1.3.1 全面收集.即由档案人员依据本单位收发文、用印、打印登记簿等进行全面收集. 1.3.2重点收集.即由档案人员重点收集反映本单位职能活动(尤其是专业职能活动)的文件材料和重大活动事件材料. 1.3.3账外收集.即"账外"文件收集."账外"文件,是未经登记编号的文件材料,主要包括:①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料;②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料;     

动态简报

东城区档案局多项措施加强全区防控疫情档案管理工作一是主动服务,发挥档案资政议政作用。根据馆藏防治“非典”档案情况梳理了《关于馆藏防治“非典”档案的情况说明》,为领导决策提供依据。二是积极履职,指导文件收集归档工作。以区防控办名义下发《关于做好防控新型冠状病毒感染的肺炎文件材料收集归档工作的通知》,进一步明确了区防控办下设机构、联防联控成员单位档案工作职责任务,强化了文件材料收集、整理要求。三是重点作为,确保档案资料齐全完整。     

浅谈建筑企业施工文件的收集管理

建筑工程施工文件是工程施工梢案的重要构成,是建筑工程进行竣工验收和竣工核定的必备条件。收集工作是档案工作的基础,做好施工文件的收集工作,对确保施工档案的完整、准确、系统．具有十分重要的意义。本文试以上海市第五建筑有限公司（以下简称“公司”）为例,就加强建筑企业施工文件的收集管理谈谈个人的认识。     

桦甸市档案馆接收“防非”档案入馆

桦甸市档案馆为落实好《关于做好防治非典型肺炎工作文件材料收集归档工作的通知》精神,对桦甸市的“防非”文件材料进行了全面收集、鉴定、归档工作。共整理出预防控制、诊断救治、     

档案馆现行文件收集工作研究——兼论与档案收集工作的差异

档案馆的档案收集工作是档案工作的基础性工作,现行文件的收集工作则是档案馆开展现行文件利用服务工作的先提条件,本文对比分析了两项工作在目的、依据、内容、范围、期限等方面存在的差异,指出档案馆既要继续做好档案的收集工作,又要立足于政务信息公开的需要做好现行文件的收集工作。     

吴忠市档案局为“两大工程”建立专题档案

近日,宁夏吴忠市档案局发出通知,要求全市档案系统认真做好“两大工程”文件材料收集归档工作,在各有关立档单位建立“两大工程”专题档案,为吴忠城乡变迁留下珍贵记忆。     

信息传真

●3月19日,东台市档案局被市委、市政府表彰为“文明单位”,1名同志被表彰为“三个文明建设先进个人”。(沈国建夏如斌)先进性教育文件材料收集归档办法出台先进性教育活动开展以来,省档案局积极围绕活动做好有关服务工作,自学习教育阶段开始时,即责成有关部门着手制定先进性教育活动文件材料收集归档办法。经过充分讨论,并征求有关方面的意见,近日,省委先进性教育活动办公室与省档案局联合发出了《关于做好保持共产党员先进性教育活动文件材料收集归档工作的通知》。通知指出,先进性教育活动中形成的大量文件材料,是我省各级党组织和全体共…     

应加强工程设计档案"账外文件族"的收集和归档

国家和行业主管部门在每年对设计勘察单位进行年度检查时发现,有些应该归档的工程设计档案的基础资料归档不够齐全或完全没有归档,这就形成了"账外文件族".这些"账外文件族"的存在,不仅制约了提供利用工作的开展,也违背了档案资料应及时、准确、完整归档这一方针.     

档案执法中的两手抓和两结合

1结合档案业务坚持档案执法检查和档案业务指导两手抓档案执法人员要结合档案业务指导人员把档案执法检查工作和档案业务指导工作统一起来在开展业务指导工作的过程中将档案检查的主要内容和检查方法档案安全保管知识及具体要求档案文件材料的收集归档范围及整理方法等业务知识传授给档案管理人员使档案员掌握要点认真做好日常的档案管理工作同时针对各单位普遍存在的重红头文件轻账外文件重文书档案轻业务科技档案等状况应在检查之前开展一次积存文件清理归档工作详细制定各种门类载体档案归档的具体范…     

谈学校文件材料的收集

档案来源于文件,要做好档案工作,首先要做好文件材料的收集工作。文件材料收集是指按照党和国家的有关规定,依据收集范围,通过一定的方法将机关单位各部门和个人手中有价值的文件集中起来,以供系统分类和立卷整理工作。文件收集工作是档案工作的起点,没有文件的收集工作,就没有完整、科学、系统的档案。而档案馆(室)所管理的档案,并不是全部由档案馆(室)自己形成的,它是机关单位在日常工作中形成的有利用价值的文件,这些文件分散在各个处理部门,不收集起来,时间一长就有可能散失。档案工作人员把这些文件收集起来,按一定的分类标准整理归档,…     

信息快递

近日，武汉市综改办和武汉市档案局就做好武汉市资源节约型和环境友好型社会建设综合配套改革试验工作档案工作提出指导意见。文件要求各单位明确职责，加强监督指导，切实做好“两型”社会配套改革试验工作中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、音像、电子文件、标志性实物等不同形式的文件档案资料的收集管理和利用工作。     

开放现行文件要把好“四关”

档案馆提供现行文件利用是一个系统工程，也是一项富有开创性的工作，笔者认为，做好这项工作要把好“四关”：收集是档案馆提供现行文件的首要环节。现行文件只有收集得齐全、完整、系统，才能为向社会开放奠定坚实的物质基础。档案馆收集现行文件，要把握好以下两点：首先，要科学界定收集范围。档案馆收集现行文件的范围，应是同级党的机关、权力机关、行政机关、司法机关形成的不涉及党的秘密、国家秘密、商业秘密、技术秘密、私人秘密和控制知晓范围的，并且正在贯彻执行的政策性、法规性、公益性文件。具体包括下列各种载体形式的文件…     

陆良县档案局认真做好新冠肺炎疫情防控档案业务指导

2月25日,县新冠肺炎疫情防控工作指挥部副指挥长、副县长张云换就如何做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作做了重要安排部署。专题会议要求,指挥部各成员单位、各工作组要提高政治站位,高度重视疫情防控文件材料归档工作,采取有效措施,指派专人,明确职责,按照档案工作规范,统筹做好疫情防控文件材料的收集工作。     

城市建设项目文件收集研究与实践

项目文件材料收集工作是城建档案管理工作的首要环节。确保项目文件的齐全、完整、准确、系统,是做好城建档案管理工作的基本要求。只有齐全、完整、准确、系统的城建档案,才能更好地服务城市规划、建设、管理和不动产登记工作。如何做好项目文件收集工作,已成为城建档案管理工作必须研究解决的重要课题。