我有两个问题，麻烦答复。（1）、全宗卷的材料很多时，能否一个问题设一个分卷？比如全宗指南设为50-1，收集方面的设为50-2，保管方面的设为50-3等等。（2）、各分卷之间，卷内文件的件号、页号是否连续编？

关于这两个问题，前面已作过详细解释，这里不再赘述，只简单作答。全宗卷内的材料很多时，可以一个问题设一个分卷保管。另外，全宗卷是以卷为保管单位的，每卷都有各自的代号。件号应是件在每卷内的顺序号，应在各分卷内分别编制。至于页号，如果将一个分卷内材料装订在一起，一个分卷编制一个顺序号；如果每个分卷中是单件装订，每份件编一个流水号。     

有问有答(12)

■销毁清册一般多少页为一本 ?答 :销毁清册的厚度没有统一规定。习惯做法是 ,将每次鉴定工作中形成的鉴定报告、需销毁文件的清册、批准和监销人的签字手续装订为一册 ,放入全宗卷中保管。如果一次鉴定工作内容包括几个档案门类 ,如既有文书档案 ,又有会计档案 ,由于各类档案销毁时审批权限、审批程序不大一致 ,材料多少及其时间跨度也各不相同 ,因而每次销毁工作形成的材料也可以按档案门类分别装订成册。■与国家档案局的《归档文件整理规则》相比 ,山西省的《实施细则》有哪些特点 ?答 :根据国家档案局 2 0 0 0年 1 2月颁布的《归档文件…     

有问有答（9）

■一个单位中 ,档案已经过系统的整理编号 ,如果又发现一些零散文件 ,怎样处理 ?答 :可采取插卷号或续页号的方法进行补救。一般单位是在第二年六月底以前 ,完成上一年度各种文件材料的立卷、编号、编制目录并向档案室移交等工作。但是 ,许多单位在文件材料的形成、积累方面不太规范 ,因而 ,经常是案卷已整理完毕 ,又发现一些零散文件。遇到这种问题时 ,要在尽可能地维持原整理体系的前提下进行补救 ,具体可分以下几种情况 :1、如果零散文件只有几份 ,可采取续页号的方法。即将零散文件按照内容或形式特征将其归并到所属年度有关的案卷中 ,…     

有问有答(50)

■全宗号是企业的名称代号,那是否可用企业拼音字母的编写代替?一个企业的全宗号是不是就是唯一的?答:全宗号,一般是指国家综合档案馆给予每个     

全宗卷中如有大量文件，一个档案盒装不下，卷内目录的页次将如何编写？第2盒的页次是从第1盒的页次延续下来，还是重新从“1”开始？

全宗卷是集中保存档案管理活动中形成的、反映全宗历史面貌的各种材料的一种案卷。如果全宗的历史较长，形成的材料很多，可以按问题、或时间顺序分别组卷，装盒保管。全宗卷件页号的编制方法有两种，一是如果按卷装订，每卷一个流水号，第二卷不是接续第一卷的页号，而是重新从“1”开始编制。     

对“科技文件页号编写”技术的探讨

《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822—2008(以下简称《科技档案构成要求》(2008))中高度概括和阐述了卷内科技文件页号编写的要点和技术,其中案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页和     

有问有答（31）

■在建设项目档案的整理中,包括管理文件、施工文件、设备文件是否可以排列在同一卷内?答:一般不这样排列。管理文件、施工文件、设备文件都有各自的运行程序及不同的利用规律,而且文件材料的规格也多不同。将它们分别排列、组合,有利于档案管理的各项工作。■关于按件整理的文书档案目录,是把一盒的文件目录放在盒中,还是把所有的都放在一起。比如2003年永久的文件有三盒,我们是把每盒文件目录放在每盒的最上面,还是把2003的关于永久的文件目录全放在一起?答:按照《归档文件整理规则》的要求,以件为单位进行整理,每盒内不再放置文件目录,应…     

卷内文件编页浅议

笔者在整理案卷、档案著录等工作过程中,发现有些案卷页码编写得比较混乱。这对档案利用、现代化管理和统计等项工作,都带来诸多不便。其主要表现为:乱,就是卷内文件页码编写不统一,位置不固定。如,在同一卷内,页码有的编在了文件的右上角,有的编在了文件的右下角;有的用大写字母编写,有的用阿拉伯数字编写,还有的在同一页上,编写了几个页号,不知道哪个算数,等等。重,就是页码编写出现了重号。如,在连续两页上,都编了10页等等。     

档案业务基础知识卡片

卷内文件排列完毕之后,需要编写页号,固定位置,其方法是:用阿拉伯数字在文件右上角按顺序编制流水号。注意不包括卷内文件目录和备考表。为固定和保护卷内全部文件,要进行装订工作。装订前需要将文件上的金属物去除;对破损的文件要裱糊;对纸页宽大的折叠切齐;对批语、签署意见写在文件装订线外的应粘贴加边。装订案卷采用三孔一线的方式,孔距6.5至     

如何编写科技档案“案卷页号”

根据国家标准 GB/T11822-89,《科学技术档案案卷构成的一般要求》,结合我市实际情况,对编写“案卷页号”,北京市档案局做了一些新的规定。1.案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2.页号位置:单面书写的文件在右下角,双     

档案整理中的“贴边”工作

在档案整理过程中 ,立卷人员往往会遇到这样的文件 :它们或有破损 ,或纸质很差 ,或幅面过小 ,或在装订线处写有字迹等。对于这些“不合格”文件 ,如果直接装订 ,往往会造成案卷中的文件脱页 ,或将有用信息装在卷脊中 ,降低案卷的质量 ,也不利于档案的保存和利用。因此 ,我们在装订这些文件之前 ,要对其进行“贴边”处理 ,以便于装订。在我们实际工作中 ,由于上述“不合格”文件大量存在 ,如果不进行“贴边”处理就难以装订 ,因此立卷人员一般都会进行“贴边”处理工作。但在操作过程中多数人往往忽视对材料的选择和操作的规范性。特别是在基…     

实行《归档文件整理规则》遇到的问题

正《归档文件整理规则》实施以来,其简约、便利的立卷方法,使文件整理工作效率明显提高。与传统立卷方法相比,新规则归档显现出了较大的优势,但在其施行的过程中,可能会出现一些问题,对档案工作提出了更高的要求和挑战。一、装订方式存在问题《归档文件整理规则》实行文件级管理,文件按件装订,文件的装订要求便于利用,对档案无损害。装订方法比较多,但无论哪种方法都有利有弊。用线装订,两到四页的文件又订不牢,很容易撕毁,对实体原貌破坏性大,可逆性不强,而且易使归档文件产生撕裂线,造成归档文件的断裂。尤其是需要复印、扫描拆除装订线后,如果再重新装订,会对归档文件造成更大的二次伤害。相对来说采用纸制三角封套装     

有问有答（35）

■领导让我收集关于本公司报道的各类报纸做成剪报集,请问应该怎么做?如何保管较好?答:关于剪报的收集、保管,有一个建议仅供参考。先找几个16K或A4规格的硬皮本(可以用废弃的书或本),将里面的纸张隔一页裁掉一张(为了保持材料粘贴后的平整),注意剪裁时不要沿装订线彻底去除,一定要稍留一狭条,以方便日后剪报的粘贴。然后,翻阅本公司的各类报纸,将对本公司有参考价值的材料剪裁下来,切记一定要在材料的空白处注明时间和出处。再根据这些信息的内容按专题分类,每个专题的材料按时间结合形式(规格)排列。最后依照排列顺序将每张剪报粘贴在狭…     

档案纸质资料编码探索

<正>根据《辽宁省归档文件整理实施细则(试行)》中第七章"归档文件的编号"第三十条中有关页数的规定为"页数:是指每一件归档文件的有效页数。文件中有图文的页面为一页。每件归档文件以原有页码为序;无页码的文件以件为单位,从‘1’开始编制流水页码,正面在文件右上角,背面在文件左上角。"中国船级社在质量管理程序文件WIAR403-2"立卷与归档须知"6.7条中也有类似的规定:"6.7:科技档案页码的编写     

有问有答(58)

按《归档文件整理规则》整理文书档案,没有说档号的问题,而科技档案的就有。那我还用编档号吗?答:《归档文件整理规则》与以往我们整理档案最根本的区别在于不组卷,而是以件为单位进行装订、     

有问有答(18)

■往年的借阅登记本及已有新目录本代替的旧目录本是否归入全宗卷中保管 ?全宗卷可否一个问题一个分卷 ?比方销毁清册 5 0 -4,材料比较多时能否用5 0 -4-1、5 0 -4-2表示 ?答 :往年的借阅登记本有一定的查考价值 ,应该作为归档材料放入全宗卷保管。全宗卷是档案馆 (室 )在管理某一全宗过程中形成的、能够反映该全宗历史情况的文件材料所组成的专门案卷。档案提供利用是管理工作的重要环节之一 ,在这一过程中 ,如果利用者必须以档案原件作为证据 ,须将原件借出馆室外使用 ,需要履行一定的手续。譬如档案利用者得填写档案借阅单 ,经有关领导批…     

立卷改革后单份文件的保管利用

文书档案立卷改革在我国从最初摸索、试点至今已有七八年之久,多数单位进行改革之后对新的公文整理方法给与了肯定.但是,在尚不能实现档案全文计算机检索的单位,单份文件在保管、利用方面存在着一些问题:一是目前的各种装订方式都有利有弊,没有一种被普遍认可;二是归档文件按"件"整理装订,在档案利用过程中,由于失去了卷皮的保护,文件极易损坏;三是相对于案卷来说,利用时单份文件的抽插更易造成错乱;四是清查档案时将大大增加工作量.     

读者热线

1、目前北京市文书档案整理一般采用什么方法? 答:文书档案的整理有两种方法,一是以“卷”为单位进行立卷的方法,另一种是以“件”为单位不装订的方法。     

《机关档案工作业务建设规范》有关问题解答(下)

六、“不装订案卷”有什么质量要求?“不装订案卷”也称为“散装卷”,即将组卷后的若干份文件散装在硬卷皮内,不装订。这是近些年来立卷工作实践中产生的一种新的方法。这种方法既有优点,也有缺陷。各机关可从实际出发,自行选择。根据《规范》的要求,对于不装订案卷的案卷质量,应做到以下几点:(一)编件号。即一份文件编一个号(文件的正本与定稿、正件与附     

遵循<规则>灵活运用

《归档文件整理规则》的正式发布实施,这是档案工作改革的一项重大举措。《规则》的灵活性表现在:装订不作具体要求,将文件前后次序固定即可。分类只限定基本分类方法,允许各机关以不同方式组合,制定切合本单位实际的分类方案;排列只提原则要求,具体方式可由各单位自行确定;件号编制允许多种方式;归档章、档案盒脊背、归档文件目录等项目设置选择项等等。我们在编制实施方案过程中,灵活运用《规则》,尽可能使制订出的实施方案合理、简便,充分体现出手工管理条件下文件级整理的优越性。在掌握全省的客观情况下,我们对全省各单位的归档文件整…