分布式文件归档系统的设计

近年来，随着高等院校招生规模的不断扩大，为了提高办学效率，高校合并、异地建分校或建立新校区等异地办学现象已极为普遍，这种地理上分散的办学模式造成了数据的分散，而实际上这些分散在各校区的数据需要交换和处理，如档案室需要和各院系及各职能处室发生业务联系，进行数据交换。这就给我们提出了一个新的问题，如何处理分散的数据和集中的管理问题。     

机关档案室电子文件归档工作初探

随着信息技术的发展,办公自动化系统应用越来越普及,电子文件成为党政机关办公行文的主要载体.机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档.如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题. 一、基本概念 1.电子文件概念 根据《电子文件归档和管理规范》,电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.电子文件是不是电子档案?显然不是.电子档案指机关、团体、企事业单位和其它组织在处理公文过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件.     

探究学校电子文件归档管理

近几年,随着信息技术和网络技术的普及和应用,各个单位形成了大量的电子文件,为丰富档案资源提供了有利的条件.但是,同时也让我们要面对着越来越多的电子文件,如何加强管理,怎样收集、整理、归档、保管和高效利用电子文件便成了综合档案室要面临的新课题.     

试论文件"平时归档"

文件"平时归档"是指文件在其完成文书处理程序或其内容办理完毕后,及时存入档案室的一种文件归档方法.     

什么是归档制度

各机关、企业、事业单位在工作活动中不断产生的文件材料,处理完毕由文书或业务部门整理立卷后,定期移交给档案室,通常称为归档。归档制度主要包括三方面的内容:归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。一、归档范围。凡是反映本单位职能活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位     

中外档案管理模式对档案价值鉴定的影响

在我国档案管理模式中,文件现行价值结束后,经由办公室(或业务处室)整理、鉴定后归档移交档案室,成为档案,过了若干年后移交至档案馆,档案室自身保管的档案和档案馆的档案根据实际情况,还要进行必要的鉴定.国外一般的档案管理模式为经由办公室(或业务处室)将文件不作任何鉴定处理地移交至文件中心,将文件统一于文件中心进行整理、鉴定,进而将具有永久保存价值的文件移交至档案馆,进馆以后的档案不再鉴定.经过两者比较,不难发现,我国未将第一价值与第二价值分开鉴定,很多具有第二价值的档案在从办公室至档案室移交这一过程中就被"判以死刑",显然是不够科学的;同时文书人员站在本机关立场上进行价值鉴定,而非从文件的历史价值上加以衡量,从更深层次上影响着我国档案馆馆藏冗杂、质劣.     

加强电子档案安全管理途径探析

正电子档案是能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。它以数字编码的形式存在,具有非直读性,当使用技术和设备将信息记录于存储载体后,就永远离不开这种技术和设备。电子档案的主要优点有:一是可实现文档一体化管理。有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档,即文件信息处理结束后自动向电子文件数据库提交。这将大大提高文件的时效性,减少文件信息归档过程的工作量,使得处理结束后的     

如何做好机关文件材料归档工作

文件材料的归档,是指各机关在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕后,由文书部门或业务部门整理立卷,定期移交给机关档案室集中保存的过程。它既是文书工作的最后一个环节,同时也是文书档案管理工作的起始环节。做不好归档工作,就没有完整的档案,也     

如何做好机关文件材料归档工作

文件材料的归档,是指各机关在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕后,由文书部门或业务部门整理立卷,定期移交给机关档案室集中保存的过程。它既是文书工作的最后一个环节,同时也是文书档案管理工作的起始环节。做不好归档工作,就没有完整的档案,也     

北京数字档案馆(电子文件中心)数字资源建设

本文就北京数字档案馆(电子文件中心)的档案数字资源建设的规划思路、总体架构、数据库逻辑划分、数据存储模式设计、应用系统与数据库间的关系和数据迁移工作六部分内容进行了详细的介绍. 一、规划思路 档案数字资源是北京数字档案馆(电子文件中心)建设的重要组成部分,在建设过程中必须做好档案数字资源的规划工作.首先,明确档案事业发展战略与档案业务管理对于数字资源支撑的需求;其次,确定各业务形态以及应用系统中已有的数字资源;最后,通过综合分析两方面需求,提出未来数字资源的架构目标以及分步实现的路径.     

电子文件归档管理的认识及解决之道

随着办公自动化、文档一体化进程的加快,档案信息以惊人的速度向电子化、数字化发展,电子文件归档,将成为未来档案的重要组成部分。但是,对于电子文件归档管理,目前还没有得到密切的关注和足够重视。大力加强电子文件的归档管理是当前档案工作发展所面临的一项新任务。电子文件和数据是极宝贵的数据资源,如何提高对电子文件归档管理的认识,切实做好电子文件归档管理是档案工作者面临和必须解决的现实问题。电子文件是指能被计算机系统识别、处理、存储在磁盘、光盘或磁带等介质上,并可在网络上传递的代码序列。电子文件归档管理,就是根据电…     

档案虚拟化管理初探

网络环境的出现实际上也为档案管理提供了新的思路。信息的“虚拟”传递和数字化存取是网络环境重要的技术特征。“虚拟”传递即指信息脱离其所依附的物质载体在网络上任意流动,而数字化存取技术则实现了信息的即存即取。因此,充分运用通讯网络技术和计算机技术,构建虚拟档案室(馆),积极开展档案虚拟化管理,无疑将是传统档案管理的一种有效补充。虚拟档案馆的基本特征文件网络化归档 根据传统的理论,“归档”是文件转化为档案的一般标志,但在网络环境下,“归档”则被赋予新的含义,文件一旦产生,档案室即可通过网络对文件进行“归档”——…     

对县（区）级表彰性文件保管期限进行特殊划分的思考

<正>每年很多机关、团体、企事业单位都会受到县（区）委、县（区）政府的表彰,因此每一份表彰材料中会包含近百家单位及个人,且会被每一个受表彰的单位归档保存。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,县（区）级的表彰性文件材料其保管期限划分为永久或30年,其归档后应移交到同级的综合档案馆或本部门、企业的档案室,这就导致此类表彰文件进入档案部门后重复性很大,因此需要对其保管期限的划分进行灵活界定,以保证其既应归尽归又不过多重复保存。     

辽宁省部分省直机关电子文件归档管理调查

1调查的基本情况本次调查采用问卷的方式,调查范围是辽宁省10个省直单位,其中,机关7个,事业单位3个。1.1电子文件归档基本情况。辽宁省10个省直单位的电子文件归档管理基本情况详见表1。从表1中看出集中在档案室保存的占80%,分散在各形成部门的占20%;档     

山东省电子文件归档管理暂行办法

第一章总则(略) 第二章电子文件归档管理体系第六条各单位应把电子文件纳入本单位文件管理体系,把电子文件的归档管理工作纳入本单位信息化建设工作体系,纳入本单位办公自动化系统,并建立健全各项管理制度,逐步建立起科学的电子文件管理系统。第七条各单位办公自动化系统或电子文件管理系统应符合国家有关文件处理管理规定,并设置如下功能,保证电子文件的真实性、完整性、有效性: (一)设置相关功能,满足电子文件归档与管理需要。     

建筑设计部门CAD电子文件的管理与归档

1实施文档一体化管理,加强对CAD电子文件的前端控制由于电子文件和传统的纸质文件形成方式和属性的不同,对电子文件若仍按纸质文件归档时的整理方式进行管理则事倍功半,我们在整理、收集、归档2002年以前的电子文件时深有感触。为此,我们在制定CAD电子文件(即电子版本的工程底图档案)管理归档办法时,引入文档一体化理念,加强对电子文件的前端控制。首先建立了总工负责制的CAD电子文件管理体系。授权档案室对全院各设计人员生成CAD电子文件的全过程进行监管,生产处各项目负责人的设计任务是否彻底完成以档案室签署CAD电子文件归档登记…     

大数据环境下新型集中式数字档案室建设模式探讨

<正>随着信息技术的迅猛发展,电子文件、电子档案日益成为国家档案资源的重要组成部分。《中华人民共和国档案法》提出“电子档案与传统载体档案具有同等效力”的要求,为电子档案规范管理提供了原则要求和法律支撑。如何适应电子文件和电子档案特点,建立适合电子文件、电子档案管理的新模式、新理念,是大数据时代档案工作者必须回答的一个问题。本文拟通过对档案业务逻辑和发展趋势的分析,探索提出一种更适合大数据时代的新型数字档案室建设模式。一、现有电子文件归档和电子档案管理系统建设模式在电子文件生命周期中,通常存在三类应用系统,     

档案化：档案科学介入数据资源管理的理性思考

文章通过文献研究,归纳了目前档案科学介入数据资源管理的归档与档案化两种模式,剖析了受文件/数据生命周期理论影响形成的传统归档模式的内涵及其介入数据资源管理面临的挑战与困境;阐释了文件连续体理论影响下形成的档案化模式,提出数据资源档案化的观点及档案化模式介入数据资源管理的思路。文章认为传统归档模式存在局限,难以适应数据时代数据资源保存的需要,推动传统归档模式向档案化模式转变具有现实意义：一方面,数据资源档案化模式弱化了数据与档案的边界,强调了档案化模式在数据时代的核心影响力;另一方面,数据资源档案化模式变“控制”为“干预”,突出了档案科学在数据时代的理论贡献力。     

关于归档术语的理性思考

归档是我国档案工作中最基本的术语之一,是指"文书、业务部门将工作活动中处理完毕,将有保存价值的文件材料,按规定制度整理组卷后,定期向档案室移交集中的过程."①这一术语的存在与我国机关、团体、企业事业单位普遍设立的档案室这种形式的档案机构是相适应的.但随着我国档案事业的发展,归档术语的局限性也就日益显示出来.     

浅谈机关档案资料的收集工作

档案的收集工作是按照国家有关规定,把分散在各单位、单位内部各机构和个人手中的档案,以及散失在社会上的零散档案,通过接收和收集,分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆,实行集中统一管理,这是档案室一项经常的、艰巨的任务。档案的收集工作是建立在归档制度基础上的,归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求。