加强预立卷工作 提高档案“三率”

<正>文件材料在形成和积累过程中,要保持其内部的有机联系,做到齐全、完整、准确、立卷科学、合理,就有必要加强预立卷工作,为文件材料也档打下坚实的基础一、文件材料预立卷工作的重要性(一)文件材料预立卷工作,是文件材料和档案的重要纽带.所谓文件材料预立卷工作,就是单位内形成文件材料的业务部门,负责把本单位业务活动过程中形成的具有保存价值的文件材     

正确认识和对待文件级立卷的两面性

对文件级立卷问题，学术贵仍有很多争论。笔者以为，争论之所以发生，在很大程度上是由于“文件级立卷”的两面性造成的。因为文件级立卷县有两面性，容易造成各执一端的局面。正确认识和对待文件级立卷的两面性，对于正处于改革和发展时期的档案工作来说，是非常必要的。     

论电子文件立卷的必要性

电子文件的出现给档案人员带来了很大的福音,因为电子计算机的存在,使电子文件的管理程序变得比纸质档案的管理简单了许多.单单从这一方面来看,传统的文件处理和档案管理办法就不能套用在电子文件身上了,许多环节和步骤就必须发生改变,甚至于取消.比如关于立卷,许多人就认为,电子文件根本没有必要立卷;或者说,只要有计算机在,就没有所谓的立卷了.其实,电子文件还是要立卷的,电子文件的立卷对电子文件(档案)管理工作的顺利进行大有益处.     

基层单位立卷改革应注意的几个问题

目前正在进行的文件立卷方法改革,其根本目的在于适应机构改革及办公自动化的需要,简化文件整理程序,提高工作效率.笔者认为:立卷改革是对传统立卷方法的"扬弃",档案部门在推行立卷改革过程中,应处理好继承与创新的辩证关系,解决好以下问题:     

关于文书立卷形式的思考

目前,文书立卷的形式大体可分为两种:一种是在机关档案部门的指导下,由各文书处理部门分别立卷,即机关各业务部门将本部门处理完毕的文件按照机关规定的文书立卷要求分别立卷,这种方法一般称为分散立卷。另一种是各业务部门按照机关统一要求将处理完毕的文件交到档案部门,由机关档     

“卷”、“件”并用 提高效率——科技文件整理方法探析

为了保证文件的时效性,保证科研人员能够查阅到最新的文件资料,提高文件的利用率,传统的科技文件整理方法是对其进行随办随归,即对所归来的文件马上进行立卷上架,立卷是一项日常性工作。档案人员先对其进行拆订,然后放入预立卷,没有预立卷的还得插卷,接着就是编制卷内目录、案卷目录、备考表和文件封面。在实际工作中,许多弊端也由此而生:1.归档文件的齐全率不能保证100%。虽然每一阶段文件归档时都有文件移交清单,但多阶段归档后,档案人员是不能够再拿着清单去库藏里面逐一核对的。因为那个时候,文件已遍布于整个库藏,根本无从下手,更何况…     

公文立卷按文号排列好

在公文立卷工作中,我们发现,有些单位的档案分类片面强调按问题立卷,造成查找起来不方便,立卷过程中需归档文件有哪些门类没数,有些文件不全,特别是容易查找的带文号的文件不全,有丢失现象.笔者认为,公文立卷按文号排列,能够解决分类困难、不合理、丢失文件的现象,并能为查找利用提供方便.     

大理市档案局加强机关文件资料年度立卷归档管理工作

<正>为规范大理市属各单位文件资料年度立卷归档工作,确保应立卷档案的安全,大理市档案局近日专门发文,对此项工作提出具体要求:一是市属各单位形成的文件资料立卷暂停包给档案服务中介组织立卷归档。各单位年度形成的文件资料,次年6月份以前由本单位组织档案专     

浅谈电子文件立卷归档的必要性

由于办公自动化的进一步扩展和深化,特别是计算机的广泛应用,由此而产生了电子文件,这给政府机关、社会团体以及企事业单位带来了很大的福音。因为电子计算机的存在,使电子文件的管理程序变得比纸质档案的管理简单了许多。就从这方面来看,传统的文件处理和档案管理办法就不能套用在电子文件身上了,许多环节和步骤就必须发生改变,甚至于取消。对于立卷来说,许多人就认为,电子文件根本就没有立卷的必要,存储在计算机里就行了。其实,电子文件还是要立卷的,电子文件的立卷对电子文件(档案)管理工作带来了很大益处。一、电子文件的归档。它是将应…     

文书立卷还是档案立卷?

我国的文书学一提立卷就称为文书立卷，档案管理学则仅仅称为立卷，我国档案界也有人明确称为档案立卷①。那么立卷究竟是文书立卷还是档案立卷呢？　　应当说，这是一个理论问题。这一问题与我们对文件转化为档案条件的认识有关，具体地说，与档案概念有关。假如我国采用法国式的档案概念，认为文件自形成或收到之日起就是档案，那么立卷就可称为档案立卷。假如我国采用美国式的档案概念，认为档案是具有永久保存价值的文件，那么则可相应地称立卷为文书立卷。因此，究竟称为什么立卷，我们还是不能脱离我国的档案概念。　　我国在论述文件…     

新世纪高校文书立卷归档工作思考

从1956年起我国全面推行文书(业务)处理部门立卷归档制度,因为该制度有利于发挥文书(业务)处理部门熟悉本部门业务和文件处理过程的优点,有利于档案馆人员腾出手做好档案信息资源的开发利用工作而深受欢迎,至今仍有强大的生命力.但笔者在长期的档案接收指导工作中发现还存在以下问题:第一,归档文件整理规定与当前现行文件产生矛盾,增加文书立卷归档工作的难度.     

关于档案管理前端控制与文书工作的思考

档案由文书转化而来,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。文书工作与档案工作的交接环节是文件的归档立卷。20世纪50年代的国家规定中,文书档案的立卷工作在从原来的档案部门归档立卷改为文书部门和档案部门共同立卷。立卷归档既是文书工作的重点又是档案工作的开端。文书工作是档案管理工作的基础,在文件生成之前就应进行前端控制。文书工作应体现档案前端控制思想,档案前端控制包含于文书工作之中。一、档案管理前端控制与文书工作     

电子文件立卷研究

“立卷”是文件实体的排序过程,是档案整理实践中最普通和最为传统的一项必要的工作,档案界从来没有想像过会在这里遇到问题。但电子文件的。出现,计算机却使档案人员一下子完全丧失了对电子文件进行实体排序的权力。既然我们不能对电子文件进行实体的排序,那么电子文件是否还需要立卷?电子文件是否还能立卷?这就成为现代计算机及其技术向档案界提出的一道难题。我们对传统的立卷思想依然持着坚定不移的态度,但同时针对电子文件不能进行实体排序的客观现实,提出了利用“虚拟立卷”达到“立卷”本质的新思想和技术方法。     

高校档案部门立卷现状分析与对策

一、高校档案部门立卷的现状 1989年10月10日颁布实施的国家教委六号令中规定:高等学校实行文件材料形成部门、课题组的立卷制度.一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录,交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交.档案部门应派人指导立卷工作.本规定详尽地阐述了部门立卷的含义,规定了在立卷过程中部门兼(专)职档案员和高校档案部门的职责范围.然而,现实并不尽如人意.     

浅议"两办"上级来文科学立卷

立卷方法是体现立卷原则和完成立卷任务的手段.文件组成案卷主要是根据文件构成的基本要素六个特征进行的.     

清代地方衙门的文书立卷方式

清代地方衙门立卷有定稿存卷制度、粘连用印制度、文件归档、案卷移交制度 ,多以一事一案立卷 ,造册交代。卷内文件按时序排列 ,发文稿以文件形成时间为准 ,收文以文件到达日期为准 ,先立案 ,案内各文依当时文书办理程序自然积累。案卷通常是按各衙门房科职掌分类 ,案卷封面文字格式大体统一。立卷方法经济适用、简便易行、行之有效。这些方法沿用 ,直至民国初年 ,其中的原则至今仍然适用。清代文书立卷为清代档案的积累奠定了基础 ,也为当今纸质文件的立卷提供了经验。     

谈谈文书立卷的方法

目前,公文立卷普遍使用的方法有两种,一是按文件的主要特征立卷,二是按文件类型立卷,下面我们分别谈谈这两种方法的具体操作.     

我国文书立卷制度溯源

文书立卷制度在我国已经被有关的法律、法规明文确立为一项制度在全国范围内实行,但是,也有的组织和个人不愿按照这一制度执行。为了揭示出文件立卷归档的合理性和科学性,我们有必要从历史的角度去探寻我国文书立卷制产生和发展的历程,从而深入地理解文书立卷的重要意义。我国文书立卷工作可以分为以下几个时期：一、商周秦时期文件是随着文字的产生、国家的出现而逐渐形成的,用文字记载历史是人类文明的重要标志之一。我国有文字记载的历史始于夏朝,而今天我们能直接感知的最早的文件材料是形成于殷商时期的甲骨文书。通过对这些甲骨…     

电子文件立卷问题思考

从计算机辅助档案管理开始,就出现了取消立卷的声音.然而,从档案整理理论和实践发展情况看,立卷以其独特的优势,依然占据着主流地位.在电子文件时代,案卷应被赋予新的生命和意义.文章从电子案卷的概念出发,分析了电子文件立卷的需求、立卷的原则、立卷的标准和程序,是对电子文件整理工作理论和实践的再认识,对电子文件的科学管理具有一定借鉴意义.     

试论电子文件时代虚拟立卷的过程设计

本文论述了在信息时代电子文件立卷的必要性,分析了在立卷过程中电子文件和传统的纸质档案的不同,并基于这些问题对电子文件归档的前端控制和后期的虚拟立卷过程进行了初步设计。