档案数字化的工作实践与经验

随着我厅办公自动化OA系统和电子政务建设步伐的不断加快，机关对网上档案信息的需求也日益强烈，传统的档案管理工作面临着档案数字化的挑战。如何利用现代化信息技术把传统的纸质档案按照一定的规则和格式转换成数字化档案信息，构建起机关档案信息资源数据库，为机关工作提供更为丰富、便捷的档案信息，达到机关档案信息共享，成为我厅档案现代化管理的重要课题。我厅是省直机关中实施档案数字化工作较早的机关，在进行档案数字化工作方面，有了一些认识和体会，现提供给大家参考。     

公文存在问题的剖析和勘误

自2001年《国家行政机关公文处理办法》及我省贯彻意见实施以来,公文拟制和发文等过程管理日趋规范和科学。但也不容忽视另一个现象,随着社会经济发展速度的加快,公文数量大幅增长,公文中雷同重复发文,照抄照转发文,言之无物的官样文章等也不在少数,其次,语法错误仍然不少。鉴于此,笔者从本局2004年归档公文中试举例并结合其内容进行一一剖析和勘误,目的是引起同行们探讨,以求对机关效能建设和建设节约型机关起一定的作用。一、雷同重复,照抄照转发文如每年发安全生产文件、元旦春节安全通知,去年这样说,今年也这样说。多个部门齐头并进发文…     

同一事由多份单张文件的归档整理

学术研究无禁区。执行标准要统一。章提出的问题颇具典型性。新提解决方案可算一家之言。但在实际工作中。仍应严格执行《归档件整理规则》（以下简称“规则”）。因为“规则”对归档件的“件”的含义说得很清楚，同一事由（合同一会议）的件应该有几件算几件。不能因为单张件多而按事由（问题）或其他特征合并为一件或几件。作为国家行业标准，“规则”的制定和实施是以规范书处理（含归档）工作为依归的。如果因为归档件的不规范而另立标准。那就有违制定“规则”的初衷了．[编按]     

赴比利时培训七人谈

2005年9月11日至10月2日，上海市档案局组织了来自市和区档案局馆、市级机关及大学的20名档案人员赴比利时接受为期3周的档案专业培训。为帮助广大档案工作者了解中比两国在档案管理及其他一些方面的异同，本刊特邀此次培训团成员分别撰文，就培训期间学习的主要内容及收获、感想等进行了笔谈，经编辑、整理后集中刊登于本期“档案圆桌”，以飨读者。[编者按]     

以件整理不能丢了基本原则

2001年1月1日颁布实施的《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），因其改革力度较之以往任何一次文书档案改革都大，而受到了各级机关文书立卷部门的欢迎，且及时运用到归档的实际工作之中。但是，几年来有些机关在贯彻执行《规则》时，却把其中的主要整理原则给丢掉了，这是不对的。     

对改进监督指导方法的思考

刘建江在《档案与建设》2006年第3期上撰文说，一些档案行政管理部门在监督指导工作中力量薄弱、观念陈旧、效率低下，主要表现在：一是定位不准。忙于微观服务，疏于宏观指导，监督滞后于发展，指导跟不上需求。二是重点不明。从机关部门到企业家庭，从分类组卷到升级定级，样样都要抓，处处都想管。三是方法不活。工作中层次不分，越俎代庖，事无巨细，大包大揽。文章认为监督指导工作要突出重点，狠抓落实。在具体操作过程中要把握重点。一是要结合实际，制定规范。随着形势的发展和实际工作的需要，档案行政管理部门一方面要不断修改完善原有的标准和规范。实现档案工作质的提高。另一方面要随着档案工作面的拓展。及时制订出新的规范标准。同时。还要善于借力造势。实施分层次管理。要抓好典型，把功夫下在以点带面上。典型代表方向、代表水平，抓典型既是工作方法。又是指导艺术。面对众多不同层次不同类型的基层档案室。抓典型是最为有效的工作方法。档案行政管理部门要在不同层次、不同类型的单位，培养树立不同的样板。以典型来推动和促进面上工作的开展。     

上海市档案局机关团总支被评为“2004—2005年度市级机关先进团组织”

5月24日，由共青团上海市市级机关工作委员会主办的“我与祖国共奋进——市级机关青年纪念‘五四’运动87周年暨2004—2005年度共青团工作颁奖典礼”在市工人文化宫举行。市档案局党组书记吴辰被推选为市级机关第三届共青团工作“良师益友”并应邀作为嘉宾参加了颁奖典礼。市档案局机关团总支被评为“2004—2005年度市级机关先进团组织”，市档案局馆王岳岚、寇华同志分别被评为2004—2005年度市级机关优秀团干部和优秀团员。市档案馆外滩新馆利用服务中心荣获团市委颁发的“上海市共青团号”荣誉称号。     

关于在本市市级机关、人民团体推行电子公文归档管理的通知

上海市档案局于2006年5月11日下发了《关于在本市市级机关、人民团体推行电子公文归档管理的通知》，通知内容如下：[编者按]     

现行文件公开实施主体的未来走向

分析了现行文件公开实施主体的三种类型——档案馆、中间性档案保管机构和行政服务中心各自的优缺点。1、档案馆的优点表现在在征得政府机关的同意后，可广泛收集各类现行公开文件，向公众提供利用服务，但其缺点也很明显：在未得到文件形成机关授权的前提下，档案馆没有划分和决定何种文件开放的权力．也无法承担相应的责任，档案馆工作人员对公开文件涉及的内容生疏，很难确切答复利用者专业性的咨询。文件的不齐全和相对零散影响了利用者信息的查全率。     

美国国立卫生研究院（NIH）公共获取政策执行情况报告

简介 美国国会众议院拨款委员会在给劳动、卫生和人事服务部以及教育部的2006财政年度报告中提到：