商务信函:如何控制“溢出”

<正> 商务信函贵在简洁明了,最佳的内容篇幅是一页。但很多时候,不是那么正好。此时,该怎么办呢? 完成一封信函之后,你发现有一两行文字溢出到了第二页。我们都知道这看起来是多么糟糕,是多么不专业!你是否知道,你可以采用一些容易上手的小窍门,在不被普通读信人注意到的情况下,将信函或其他文档"压缩"到一页纸上?这些诀窍可以在你使用任何标准文字处理软件时采用。按照推荐你采用的优先顺序,我将自己的"页面压缩技巧"罗列如下:1.将左右边距向页边扩展1/4英寸(约0.6厘米)左右。2.将上下边距向页边扩展1/4英寸左右。3.将"溢出"的一两个单词缩回。仔细检查草稿,看看是否某些段落的结束句仅仅"溢出"了那么一两个单词。如果有,对段落做一两处微小修改,使段落缩短一点,不再占用额外的那一行空间。这样,你的信函通常还有