对工程档案整理规则改革的思考

随着归档文件立卷改革的不断深化,笔者认为,作为企业,为了更好地管好用好工程档案,应该在计算机辅助管理的条件下,将以卷为管理单位转变为以件为管理单位。具体的做法是,对工程档案进行按照文件进行管理,建立两级库结构,即工程项目目录及项目文件目录。对于工程项目目录,有一个工程项目即建一条工程目录。对于项目文件,则按照时间先后顺序,随办随归,即时归档。这种以件为管理单位的整理方法简单实用,可有效利用计算机,按某种事先假定的检索目的,将归档文件组织成不同的保管单位,从而实现文件的系统化,为查询利用提供检索途径。