浅析电子文件的管理

一、电子文件的概念所谓电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。从社会生活的角度来认识,电子文件是人们在各种活动中使用计算机作为工具,产生的一类数字化形成的记录。记录人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的以文本、图像、声音或影像等各类载体形式,记录人们生产或科研活动中直接运用的网络形式传递的技术性电子文件。     

关于电子文件管理工作的若干思考

电子文件是指人们在各种活动中使用电子计算作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文的工作领域，可将其分为两种，一种是记录人们在办公务，处理一般事务和交流信息过程中产生的电子件，如电子文件、电子信件等，它们多以文本、图像、音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科活动的技术性电子文件，如计算机辅助设计、计算机助制造等生成的电子文件，它们多以光栅图和矢量形式存在。随着办公自动化、电子政务等技术的不断展和普遍应用，档案工作者对电子文件的管理问题来越关注，笔者在此也对电子文件管理问题谈一下人的认识。     

浅谈电子文件归档

一、电子文件与纸质文件的区别1、记录形式不同电子文件的记录形式是数字系列,具有非直观性。纸质文件的记录形式是文字系列,具有直观性。电子文件产生于计算机工作程序之中。人们在计算机屏幕上看到的由文字、图形等构成的电子文件只是由传输而出现的特定外像表现形式,而其内在文件存在于计算机之中,无论是传输还是存储等处理,电子文件都是以数字编码的形式存在。电子文件从一个载体复制到另一台计算机,也是在计算机内进行数字信号的传输     

电子文件和纸质文件两套制归档的必要性

一、电子文件的特点 所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具,产生的一类数字化形式的记录。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点：     

试析电子文件管理版权保护

随着计算机的广泛应用和办公自动化的实现,电子文件正在大量产生.电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件.……     

电子文件对档案业务和理论的影响

在信息社会中,电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大,需要人们加以科学管理,才能便于利用。一、电子文件定义及其特点所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文     

浅谈电子文件管理与维护之我见

国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文档定义为"在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件."由此可见,电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件.电子文件在使用计算机办公的过程中产生,或将纸张、图片、图像、声音等各种资料进行数字化处理(如扫描、数码、摄入等).随着科技的发展和进步,网络的普及,电子信息的汹涌而至,预示着以纸质档案载体为主传统的档案时代,将向计算机软盘、磁带、光盘等材料为载体的电子文件转换过渡.如何管理与维护好电子文件备受人们的关注,是档案管理者应该研究的一个重要问题,更是管理档案的基层单位首当其冲需要加以重视和解决的问题.切实加强电子文件管理工作非常必要,必须给予足够的重视.     

电子文件管理的难点与对策

一、电子文件及其特征1、对电子文件概念的认识电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,以计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。电子文件是电子化的政务信息,按其产生的工作领域,可分为两种:一种是纪录人们在办理公务,处理一般事物或交流信息工作中产生的电子文件,E-mail(电子信箱)电子文件     

电子文件——档案工作新的研究课题

<正>在信息社会里,电子文件是信息记录的主要形式,网络之中的电子文件数量十分巨大,需要人们加以科学地管理,才能使档案工作适应社会发展的需求。一、电子文件的定义电子文件是人们为了某一目的,在计算机上用一定的格式和处理方式生成的信息的组合,是人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载     

OA电子文件在线归档技术研究

一、OA电子文件管理现状 当今世界信息技术飞速发展,已成为推动社会前进的一项新的革命性技术.进入21世纪后,信息技术越来越深刻地影响着人类的发展.计算机大规模应用在办公自动化方面,特别是OA办公系统,目前,我国许多企事业单位都已经采用办公自动化系统,由此产生了大量的电子文件.这些电子文件是人们在办理公务和一般事务或交流信息过程中产生的工作记录,他们多以文本、图像、声音或影像等形式出现,极大地方便了文件信息的传递和数据共享,在很大程度上提高了工作的质量和效率.同时这些电子文件作为企事业单位的文书档案,需要归档到档案部门保存,目前各企事业单位在文书档案归档时主要是打印纸质文件进行归档,尚未对OA电子文件进行在线直接归档,而从电子文件在查询保管等诸多方面的优势来看,OA电子文件在线归档是文书档案管理的发展趋势,也是对档案工作者提出的一个崭新的课题.     

电子文件系列讲座之三 电子文件的特性

电子文件的特性与纸质文件不同，要管理电子文件，就必须了解其特性。一、 电子文件的特性1、 电子文件是数字化信息形态。电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的，人们在计算机显示器上或在打印纸上看到由文字、图形等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的一种输出形式而已。而在计算机内部，无论是运算、存储还是传输等处理，电子文件均是以数字编码形式存在的。计算机采集处理信息的一般过程是：先对信息的自然形态进行拾取，得到信息的模拟物理量，如声波转换成电流波；再对模拟物理量进行转换，获得信息的数字编…     

电子文件法律效力的实现问题

2002年发布的国家标准<电子文件归档与管理规范>(GB/T18894-2002)对电子文件的定义是:"在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件."该定义以"文件"作为电子文件的属概念,由此我们可将电子文件视为由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的特殊形式的记录信息.     

如何做好电子文件的归档工作

电子文件是指在计算机及网络中生成的社会活动记录,即以数码形式记录于磁盘、磁带或光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通讯网络上传送的文件。随着信息技术的不断发展和办公自动化的日益普及,电子信息和电子文件的数量呈几何级急剧增加,     

电子文件归档的困惑

随着计算机信息技术的发展,计算机及计算机网络日益成为人们生活、工作的重要工具或基本环境,人类活动的记录有许多以电子文件的形式产生。使档案工作者已经无法使用传统的档案管理方法,去处理电子文件、电子文档,从而面临前所未有的困惑与严峻挑战。 困惑一:如何确定电子文档的鉴定依据 传统文件的鉴定条件,简单而言有三方面:对文件载体的鉴定、对文件信息形态的鉴定、对文件信息内容的鉴定。随着办公自动化的     

浅析公安电子文件管理

<正>随着信息社会的发展和电子计算机技术的广泛应用,电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域中,并以强劲的势头冲击着传统的档案工作。所谓电子文件,就是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传送的文件。从社会生活的角度来看,电子文件是人们在各种活动中以电子计算机为工具所产生的一种数字化形式的记录。具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存,电子文件归档后即形成电子档案。本文就公安电子文件如何归档,归档后形成电子档案如何管理、如何利用等问题作如下浅析。     

电子档案接收管理的思考

<正>信息技术的发展使档案载体由原来传统的纸质形式逐渐被计算机、网络构成的数字化环境产生的电子文件所取代,所谓电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖于计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件,具有档案保存价值的电子文件归档后即形成电子档案,     

论信息化时代的高校电子档案管理

电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备存取,并可以在通信网络上传送的文件。电子文件具有如下特性:1.非人工识读性:人们只有通过特定的程序解码,使之转化为文字、声音、图像等呈现在电脑屏幕上或将其输出,才能予以识读。2.系统依赖性:电子文件的生成、处理、直至归档保存都是在计算机软硬件平台的支持下实现的,电子文件信息内容的存取必须借助于计算机的编码、解码技术,离开计算机系统,电子文件便失去了生存的空间和基础。3.信息的易更改性:电子文件与传统的纸质文件不同,是存…     

确立对电子文件双重鉴定的原则

电子文件是人们通过计算机将输入信息转换成二进制数字代码而形成的一种全新的记录形式,只有通过计算机特定的程序解码,使它还原为输入前的状态,人们才能识读它.显然,电子文件在其生命周期的全过程对计算机系统有绝对的依赖性,它依赖于计算机硬件、操作系统和运行程序,才能发挥作用,离开计算机管理系统其生成、保管、利用都无从谈起.     

论电子文件的管理与归档

一、电子文件的管理(一)电子文件的分类在信息社会之中,电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大,需要人们加以科学管理,才能便于人们的利用。那么,我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同,其分类原则与方法也应当有所区别。在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中,我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别,或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件,就应当按行业、地区或系统相区别,然后再给予每个文…     

浅谈电子文件的归档与管理

随着计算机技术、网络技术的迅猛发展,计算机普及应用于社会各个单位部门,人们社会实践活动的记录越来越多的产生于电子工作环境.由此产生的电子文件,归档后形成的电子档案,必然要由档案保管部门保存.……