浅议电子文件的管理

电子文件是以电子形式存在的具有动态特点的一种虚拟文件。它是软件把各种类型的数据有机结合的产物．是由计算机处理和生成的数字化形态的信息．和纸质文件比较．电子文件有其自身的特殊性．对保管条件有其自身的要求。     

关于电子文件管理工作的若干思考

电子文件是指人们在各种活动中使用电子计算作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文的工作领域，可将其分为两种，一种是记录人们在办公务，处理一般事务和交流信息过程中产生的电子件，如电子文件、电子信件等，它们多以文本、图像、音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科活动的技术性电子文件，如计算机辅助设计、计算机助制造等生成的电子文件，它们多以光栅图和矢量形式存在。随着办公自动化、电子政务等技术的不断展和普遍应用，档案工作者对电子文件的管理问题来越关注，笔者在此也对电子文件管理问题谈一下人的认识。     

电子文件及其管理

<正>电子文件的管理是信息时代的全新课题,需要来自理论研究和实践两个方面持续不断的科学探索。电子文件是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。目前电子文件的种类是按三种不同形式划分的:电子文件的信息存在形式、功能及生成方式来划分。电子文件生命周期理论的基本思想主要是电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的、不可割裂的运动过程;电子文件在每阶段因其特定的功能和价值形态百而具有不同的服务对象和服务方式;对电子文件生命周期全程的管理和     

浅谈电子文件归档

一、电子文件与纸质文件的区别1、记录形式不同电子文件的记录形式是数字系列,具有非直观性。纸质文件的记录形式是文字系列,具有直观性。电子文件产生于计算机工作程序之中。人们在计算机屏幕上看到的由文字、图形等构成的电子文件只是由传输而出现的特定外像表现形式,而其内在文件存在于计算机之中,无论是传输还是存储等处理,电子文件都是以数字编码的形式存在。电子文件从一个载体复制到另一台计算机,也是在计算机内进行数字信号的传输     

浅谈电子文件信息安全问题与对策

近年来,随着我国大力推进电子政务、电子商务工程以及计算机技术广泛的应用于各个领域,电子文件数量剧增。作为档案工作者,对电子文件管理中的信息安全问题更应当引起我们的重视。在此,本人就电子文件信息安全问题与对策谈一些看法。一、电子文件自身特性所产生的信息安全问题电子文件是通过计算机及其辅助系统进行操作、传输、存贮等处理的一种数字化形式的记录。与传统文件相比,电子文件有许多突出的优越性,但这其中一些特     

浅析电子文件的管理

一、电子文件的概念所谓电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。从社会生活的角度来认识,电子文件是人们在各种活动中使用计算机作为工具,产生的一类数字化形成的记录。记录人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的以文本、图像、声音或影像等各类载体形式,记录人们生产或科研活动中直接运用的网络形式传递的技术性电子文件。     

浅析电子文件的管理

一、电子文件的概念 　　所谓电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列.从社会生活的角度来认识,电子文件是人们在各种活动中使用计算机作为工具,产生的一类数字化形成的记录.记录人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的以文本、图像、声音或影像等各类载体形式,记录人们生产或科研活动中直接运用的网络形式传递的技术性电子文件.……     

浅谈电子文件的安全性

由于电子档案的记录形式是数字化系列,因此,电子档案的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节,都有信息更改、丢失的可能性,建立并执行一整套科学、合理、严密的制度,从每一个环节堵塞信息失真的隐患,对于维护电子档案的原始性、真实性十分重要。一、电子文件定义电子文件是计算机技术的伴生物。在计算机词典里有两个词:一个是document,翻译成文件、文卷,是数据库媒体和记录在媒体上的信息和集合体,通常可以永久保存并可以供人或机器所阅读。另一个是file,译成文件、文档,经过命名可作为一个单位进行存储和处理的若干记…     

电子文件的特征

电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。     

基于Windosw的电子文件归档管理

电子文件（Elecironic Records／Documentsl指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件（ArchivalElectronicRecords）指：具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。我国1994年出版的《档案学词典》把电子文件解释为“由应用软件控制处理、进行编辑或输出信息的计算机文件。     

电子文件管理问题浅析

信息化是当今社会发展的一大趋势,以计算机和网络为核心的现代信息处理技术正深入到社会的各个领域,越来越多的社会信息资源以电子形式存在,电子文件成为社会生活不容忽视的信息形态。电子文件的     

要维护电子文件的原始性

电子文件的信息形态是数字化的，其信息与载体具有可分离性、易改性，其存储位置可以从一个载体转换到另一个载体上。电子文件在起草阶段或做其他处理时有改动方便的优点，但同时也造成了电子文件在传递或更换到其他载体时，存在着被改动而不被觉察的可能性。那么什么是“原始性”的电子文件呢?我们应该这样认识：对于一份电子文件，只要它的内容是真实地反映企业或个人生产生活情况的原始记录，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的。     

浅论电子文件法律凭证效力的可采性

自20世纪40年代第一台电子计算机问世以来，电子文件就成了文件大家族中新的一员。随着计算机技术的飞速发展及计算机网络技术的逐渐成熟，电子文件呈几何级数增长，人类社会实践活动正逐步迈进“无纸”办公的新时代。从文件学理论上来说，电子文件的本质跟传统的纸质文件并没有什么本质区别，都是在人类活动中为处理各种事务上的需要而直接形成和使用的具有规范体式和法律效力的信息记录。然而电子文件是数字化信息技术的产物。具有对设备和计算机软件的依赖性、载体的非直读性、结构的复杂性、信息与载体的相分离性、信息的共享性以及不安全性、易更改性等特征，导致难以确认其原始性和真实性，其证据也难以保障。笔者认为，电子文件虽然是计算机技术发展的产物，但在本质上它与传统文件是一样的，其法律证据效力是毫无疑问的。     

浅议电子文件真实性的保障措施

<正>一、电子文件的真实性电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。与纸质文件相比,电子文件存在一个亟待解决的问题,就是电子文件真实性问题。电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。真实性是电子文件反映社会各项活动的历史原貌,构成社会价值,得以作为社会记忆长久保存的基本前提。所以,保障电子文     

电子文件归档的困惑

随着计算机信息技术的发展,计算机及计算机网络日益成为人们生活、工作的重要工具或基本环境,人类活动的记录有许多以电子文件的形式产生。使档案工作者已经无法使用传统的档案管理方法,去处理电子文件、电子文档,从而面临前所未有的困惑与严峻挑战。 困惑一:如何确定电子文档的鉴定依据 传统文件的鉴定条件,简单而言有三方面:对文件载体的鉴定、对文件信息形态的鉴定、对文件信息内容的鉴定。随着办公自动化的     

浅谈电子文件规范化管理原则

电子文件是能被计算机系统识别、处理并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等存储器上,并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态,只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来,使用纸墨、照片形成的传     

浅谈电子文件规范化管理原则

电子文件是能被计算机系统识别、处理并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等存储器上,并可以在网络上传递的数字代码序列.在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态,只不过是电子文件的某种输出形式而已.过去、现在和将来,使用纸墨、照片形成的传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息,都可以用计算机进行处理.而且电子文件越来越被机关政府、社会团体及个人广泛认可和应用,成为势不可挡的潮流.……     

电子文件应如何归档?

电子文件是单位和个人在公务活动中形成的各种数字形态记录。它由文件的内容、结构和背景信息构成,并借助元数据进行描述、使用和信息交换。由于电子文件依赖于计算机软硬件系统,具有非直读性、易修改性、信息和载体的可分离性等特点,因此在形成环境、归档过程、安全保障等方面有更高要求,需要根据电子文件的自身特性,采取迥异于传统档案的方式进行归档和管理。     

CAD电子文件归档方法初探

CAD电子文件是寄生在计算机环境中的一种数字化信息，与传统的纸质文件有着很大的区别。它具有非人工识别性、对系统的依赖性、载体与信息可分离性和信息的易更改性等特性，管理不好，有可能导致信息内容的丢失、损坏，不能读取甚至全部损毁。因此，必须按照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB／T１７６７８．２－１９９９）的国家标准，根据各单位具体情况，采取切实有效的措施，以确保CAD电子文件归档工作的顺利开展。一、制定交换数据的数据格式标准1.CAD电子文件数据格式的研究电子文件具有很强的环境依赖性，国际上…     

电子文件管理的几点思考

电子文件与纸质文件相比,具有完全不同的特点。①电子文件对特定的软硬件环境具有依赖性。电子文件不像纸质文件,可以直观阅读,而需要经过一些设备的转换才能被人工识读。它可以通过光盘、软盘或显示器等进行信息传递。也只有在电子环境中,通过软件和硬件才能识别和利用。②电子文件信息可变、易丢、难控性。电子文件可以由计算机进行处理和更改,极易被修改、盗窃、复制甚至销毁。其可靠性和真伪性不如纸质档案那样直观、易把握。③电子文件的载体形式多样性。电子文件的载体可以是磁带、磁盘、光盘等形式。它对温度、湿度、储放的形式等要…